Công việc của quản lý kho là gì? Cần những kỹ năng gì?

24/09/2022

Bạn đang quan tâm đến công việc của quản lý kho? Bạn muốn biết quản lý kho làm những gì? Cần những kỹ năng nào? Tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây nhé!

Công việc của quản lý kho là gì?

Quản lý kho có tên tiếng Anh là Warehouse Management, là công việc quản lý, bảo quản, theo dõi, kiểm soát chi tiết số lượng và chất lượng của những mặt hàng tồn tại trong kho.

Người quản lý kho là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa trong kho như sắp xếp, xuất - nhập kho, tình hình hư hỏng, vận chuyển… góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Người quản lý kho phải giám sát chặt chẽ các loại nguyên liệu thô và thành phẩm của doanh nghiệp. Những mặt hàng này có thể được sử dụng cho doanh nghiệp, bán đi hoặc cho đơn vị khác thuê.

Cụ thể công việc của quản lý kho bao gồm:

Sắp xếp khoa học các loại hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho.
Đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng của hàng hóa trong kho.
Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu xuất, nhập hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định.
Ghi phiếu nhập, xuất kho.
Theo dõi, kiểm soát số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hàng ngày, tiến hành so sánh, đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.
Đề xuất cấp trên thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp với biến động số lượng hàng xuất nhập kho.
Thực hiện các thủ tục đặt hàng bao gồm: Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân…; Tuân thủ theo các quy định về phòng cháy chữa cháy và an toàn kho; Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh mối mọt, ẩm ướt, gãy đổ…
Tìm nguồn cung ứng và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp.
Hỗ trợ và thực hiện công việc kiểm kho.
Quản lý và sắp xếp nhân sự ở bộ phận kho.

Trên đây là những công việc của quản lý kho cần làm. Vậy người quản lý kho cần có những kỹ năng gì để đảm bảo khả năng thực hiện các công việc trên? Mời các bạn tiếp tục theo dõi phần tiếp theo của bài viết để tìm hiểu nhé!
>>> TÌM HIỂU THÊM: 15 Cách quản lý kho hàng hiệu quả

Kỹ năng công việc của quản lý kho

Công việc quản lý kho là một mắt xích quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Chính vì vậy, người quản lý kho cần có những kỹ năng như sau để có thể hòa thành tốt công việc:

Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu xuất - nhập kho

Công việc thường ngày của người quản lý kho là tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, giấy tờ liên quan đến xuất nhập hay lưu chuyển hàng hóa trong kho. Do đó người quản lý kho cần có hiểu biết cũng như thành thạo kỹ năng kiểm tra, nhập phiếu để tiến hành công việc một cách thuận lợi nhất, tránh làm gián đoạn công việc.

Kỹ năng sắp xếp, quản lý hàng hóa khoa học

Để công tác quản lý hàng hóa trong kho được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng thì sắp xếp và quản lý hàng hóa là một kỹ năng rất cần thiết. Nó sẽ giúp tăng hiệu quả cho công việc của quản lý kho và tiết kiệm diện tích trong kho, giữ không gian kho luôn sạch sẽ, ngăn nắp.

Mặt khác, nhân viên quản lý kho cũng cần trang bị thêm những kiến thức về đặc điểm sản phẩm, dán nhãn hàng hóa hay sử dụng thẻ kho để không gian nhà kho được sắp xếp khoa học nhất.

Kỹ năng đào tạo và quản lý nhân sự

Để quản lý kho hiệu quả, trơn tru thì mỗi nhân sự trong bộ phận kho đều cần được đào tạo bài bản, nắm vững kiến thức chuyên môn, có những kỹ năng cần thiết, cũng như hiểu rõ về từng mặt hàng trong kho.

Người quản lý nên tiến hành thực hiện đào tạo và huấn luyện định kỳ cho nhân viên kho. Đảm bảo nhân viên nắm rõ, tuân thủ theo hệ thống quản lý và quy trình hoạt động của công việc được giao.

Bên cạnh đó, người quản lý kho cần nghiên cứu tìm hiểu khối lượng công việc để phân chia cho từng lao động một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Đưa ra các quy định, quy trình làm việc để bảo đảm tính kỷ luật khi làm việc trong kho mang lại môi trường làm việc sáng tạo, chuyên nghiệp.

Kỹ năng lãnh đạo

Một người quản lý giỏi không chỉ cần kỹ năng chuyên môn tốt mà còn cần có kỹ năng quản lý con người khéo léo. Để làm được điều này bạn cần tích cực lắng nghe, chủ động trong việc giao tiếp với nhân viên kho để tạo sự liên kết giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên và quản lý để đảm bảo không xảy ra những xung đột không đáng có.

Kỹ năng kiểm kho chính xác, nhanh chóng

Kiểm kho là một công việc đòi hỏi người quản lý kho tính cẩn thận, tỉ mỉ để kiểm kho một cách chính xác, bởi số lượng hàng hóa trong kho vô cùng lớn, rất dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót.

Vậy nên người quản lý kho cần phải nắm vững quy trình cũng như những hoạt động cần có trong việc kiểm kho để thực hiện kiểm kê hàng hóa một cách tốt nhất cũng như hạn chế sai sót không đáng có xảy ra.

Kiểm kho hiệu quả sẽ giúp chủ cửa hàng đánh giá được tình hình tiêu thụ hàng hóa chính xác. Đồng thời cũng giúp người quản lý lên kế hoạch nhập hàng phù hợp, phân bổ hàng hóa hợp lý. Vì số lượng hàng hóa trong kho rất lớn, cùng với đó quá trình xuất nhập liên tục yêu cầu nhân viên phải ghi chép số liệu rõ ràng và đầy đủ.

Điều này rất dễ xảy ra sai sót, do đó bạn nên tìm hiểu thêm về kỹ năng ghi chép sổ sách thông minh, hiệu quả để quản lý kho hiệu quả, giảm thiểu thất thoát.

Bạn có thể quản lý hệ thống thông tin sổ sách kho bằng những phần mềm hiện đại. Những phần mềm này không chỉ hỗ trợ quản lý hàng hóa đơn giản, nhanh chóng mà còn giúp chủ cửa hàng theo dõi, kiểm soát tình hình kho hàng hiệu quả hơn rất nhiều.

Phần mềm bán hàng Niềm Tin tối ưu công việc của quản lý kho hiệu quả nhất

Phần mềm bán hàng Niềm Tin là giải pháp đem lại hiệu quả quản lý kho tối ưu và chính xác nhất, được rất nhiều cửa hàng, doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt đối với đơn vị sản xuất phân phối có lượng hàng lớn mỗi ngày.

Thông qua phần mềm Niềm Tin, bạn sẽ nắm bắt được chính xác số lượng hàng tồn kho theo tên, mã, đơn vị, thuộc tính sản phẩm. Bởi số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật, điều chỉnh tương ứng với mỗi lần xuất nhập kho. Hàng hóa trong các chi nhánh có thể dễ dàng di chuyển với nhau.

Phần mềm cũng giúp việc kiểm kho của quản lý kho trở nên dễ dàng, đảm bảo độ chính xác khi kiểm soát hàng hóa chi tiết theo từng cuộn, mã cuộn. Chính ưu điểm này, phần mềm Niềm Tin được nhiều doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực tôn, sắt, thép lựa chọn và đánh giá cao.

Với những thao tác đơn giản, cùng những báo cáo kho được tạo tự động chi tiết, chính xác, quản lý kho có thể thực hiện công việc kiểm kho bất cứ lúc nào một cách nhanh chóng, chính xác mà không cần phải tốn thời gian nhập lại số liệu.

Bạn có thể sử dụng phần mềm trên cả điện thoại di động, máy tính bảng, laptop... để quản lý từ xa. Với mỗi giao dịch, dữ liệu sẽ được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống ngay lập tức.

Đặc biệt, phần mềm còn có cảnh báo định mức tồn kho. Nghĩa là khi có một mặt hàng nào đó có số lượng thấp hơn định mức (định mức do người dùng tự thiết lập) thì phần mềm sẽ cảnh báo đến người dùng ngay lập tức. Người quản lý sẽ biết được những mặt hàng nào sắp hết để kịp thời nhập thêm, duy trì hoạt động bán hàng liên tục.

Có thể nói, sử dụng phần mềm Niềm Tin công việc của quản lý kho sẽ không còn là việc khó khăn nữa.

Nội dung bài viết trên đây đã chia sẻ cho các bạn công việc của quản lý kho, những kỹ năng cần thiết của quản lý kho. Hy vọng rằng, những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích cho bạn.