CÁC BƯỚC THỰC HIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HIỆU QUẢ

22/10/2022

Để quản lý kho tốt doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình quản lý kho hiệu quả. Vậy làm sao để thiết lập quy trình đó? Giải pháp tối ưu quy trình quản lý kho tốt nhất là gì? Bài viết sau đây sẽ giúp các bạn giải đáp vấn đề này.

Các bước để thực hiện quy trình quản lý kho hiệu quả

Một quy trình quản lý kho cơ bản sẽ bao gồm 4 bước: nhập kho, lưu kho, xuất kho, kiểm kho và báo cáo thống kê. Việc tối ưu hóa 4 bước trong quy trình quản lý kho hàng sẽ giúp nhà kinh doanh tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian lưu trữ của kho.

Nhập - Lưu kho

Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản lý tồn kho chính xác. Các bước quản lý nhập kho sẽ được thực hiện như sau:

- Bước 1: Kiểm kê, đối chiếu hàng hóa

Hàng hóa trước khi được nhập kho sẽ cần được kiểm kê, đối chiếu với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp. Sau khi kiểm kê xong, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho hàng hóa. Toàn bộ thông tin về hàng hóa (bao gồm thời gian nhập kho, kích thước, kiểu gia công, màu sắc…) sẽ được lưu trữ vào hệ thống phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách/Excel.

- Bước 2: Sắp xếp hàng hóa vào kho

Hàng hóa sau khi được kiểm kê sẽ được tiến hành nhập kho. Hàng hóa sẽ được phân bổ vào các vị trí trong kho theo các nguyên tắc đã định trước. Việc sắp xếp hàng hóa cần có sự hướng dẫn của thủ kho và nhân viên kho cần đảm bảo luôn thực hiện đúng các nguyên tắc lưu kho của doanh nghiệp.

- Bước 3: In tem & Dán tem

Sau khi sắp xếp hàng hóa, thủ kho sẽ thực hiện các bước in tem và dán tem lên Thùng/Pallet sản phẩm. Sau đó ghi chép vị trí lưu trữ hàng hóa vào sơ đồ nhà kho.

Xuất kho

Trong quy trình quản lý hàng hóa, hoạt động xuất hàng hóa cũng cần phải tuân theo quy trình quản lý của doanh nghiệp, các bước thực hiện như sau:

- Bước 1: Hoạt động xuất kho được bắt đầu ngay khi bộ phận kho vận tiếp nhận Phiếu yêu cầu hay đề nghị xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp.

- Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành kiểm tra hàng hóa tồn kho nhằm xác định xem số lượng trong kho có đảm bảo được yêu cầu xuất kho của bộ phận sản xuất/bán hàng hay không.

Việc kiểm kho thường được doanh nghiệp thực hiện một cách nhanh chóng thông qua việc tra cứu trên các phần mềm quản lý kho hay sổ sách lưu trữ thông tin hàng hóa trước đó. Trong trường hợp hàng hóa tồn không đủ phục vụ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, thủ kho cần nhanh chóng lập kế hoạch nhập kho.

- Bước 3: Sau khi thực hiện kiểm tra hàng hóa và đảm bảo số lượng hàng đủ để xuất kho theo yêu cầu. Người thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Kèm theo đó, quản lý khu vực kho vận sẽ xuất hóa đơn và hoàn tất các thủ tục giấy tờ khác nhằm đảm bảo công việc xuất kho đúng theo quy định.

- Bước 4: Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho hàng theo yêu cầu.

- Bước 5: Kế toán kho tiến hành cập nhật thông tin xuất kho trên phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách quản lý. Tại đây, doanh nghiệp sẽ hạch toán hàng xuất và xác định lượng tồn kho tính đến thời điểm hiện tại.

>>> XEM THÊM: 4 Nguyên nhân gây rủi ro trong quản lý kho và cách khắc phục

Kiểm kho định kỳ

Kiểm kho định kỳ là việc kiểm tra, đánh giá, cho kết quả chính xác về giá trị tài sản, thống kê nguồn vốn hiện có. Từ đó đối chiếu với các số liệu được lưu trong sổ kế toán. Quy trình kiểm kho gồm các bước:

- Bước 1: Người quản lý lên kế hoạch chi tiết và phân chia công việc đến những người chịu trách nhiệm liên quan để dễ dàng thực hiện và kiểm soát quy trình. Các danh mục cần được kiểm kê bao gồm: khu vực lưu trữ hàng hóa, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo, ghi chú khác từ bộ phận kiểm đếm.

- Bước 2: Nhân viên kho tiến hành kiểm đếm toàn bộ khu vực kho chịu trách nhiệm tùy theo sự phân công của người quản lý. So sánh lượng hàng thực tế với số lượng được ghi trong sổ sách, cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc số lượng tồn kho lớn.

- Bước 3: Tiến hành so sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách, khi phát hiện sự chênh lệch cần lập tức báo cáo và tìm ra nguyên nhân.

- Bước 4: Sau khi đã lập biên bản kiểm kê, nhân viên kho sẽ tiến hành lưu trữ thông tin kiểm kho trên phần mềm (nếu có) hoặc sổ sách.

Thống kê, báo cáo

Việc thống kê, báo cáo kho đóng vai trò rất quan trọng. Từ các báo cáo kiểm kê, chủ kinh doanh sẽ dễ dàng nắm được chính xác số lượng hàng hóa đang vận hành trong doanh nghiệp, giá trị hàng hóa còn đang tồn kho, báo cáo hoạt động nhập xuất tồn kho hàng hóa, vật tư dự trữ và khả năng sinh lời từ việc đầu tư vào các loại hàng hóa…

Từ đó đảm bảo việc vận hành trong doanh nghiệp đạt hiệu quả, tránh thất thoát hàng hóa, tiết kiệm tối đa chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Trên đây là các bước thực hiện quy trình quản lý kho hiệu quả. Tuy nhiên, để quản lý chặt chẽ, suôn sẻ nhà quản lý cần lưu ý một số điều sau đây.
>>> TÌM HIỂU THÊM: Tiết lộ kinh nghiệm quản lý kho, bí kíp trở thành nhà quản lý kho giỏi

Một số lưu ý quan trọng để thiết lập quy trình quản lý kho hiệu quả

Để quản lý kho chặt chẽ, khoa học doanh nghiệp cần đảm bảo quy trình quản lý kho được thực hiện nghiêm túc, hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý khi tiến hành triển khai quy trình quản lý kho:

Đảm bảo tính liên tục

Hoạt động kinh doanh là một dòng chảy liên tục. Các thông tin và tình trạng của mặt hàng trong kho cũng sẽ không ngừng thay đổi. Do đó, các chủ doanh nghiệp và người bán hàng cần thực hiện quy trình quản lý kho một cách liên tục. 

Ở khía cạnh khác, việc này còn cho thấy hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp đang đạt mức độ nào. Nếu thông tin sản phẩm ít được thay đổi, đó là dấu hiệu của tình trạng tồn hàng, lưu kho quá lâu. Ngược lại, có thể thấy doanh nghiệp đang sản xuất, kinh doanh khá tốt.

Đảm bảo tính chính xác

Hoạt động quản lý kho sẽ cần xử lý một khối lượng lớn số liệu của sản phẩm. Quy mô sản xuất, bán hàng càng lớn thì số liệu càng rắc rối. Chính vì thế quy trình quản lý hàng tại kho cần phải đảm bảo sự chính xác cao. Chỉ cần một sai số nhỏ cũng có thể gây ra thất thoát hàng hóa và thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp.

Đảm bảo sự khoa học và tính hệ thống

Quy trình quản lý kho khoa học và hệ thống sẽ giúp việc quản lý kho diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và công sức cho người quản lý. Đồng thời, việc này cũng giúp việc bán hàng suôn sẻ hơn, nâng cao vị thế trong tâm lý người tiêu dùng.

Sử dụng phần mềm Niềm Tin để tối ưu quy trình quản lý kho hiệu quả

Trước đây, quy trình quản lý hàng tại kho thường được thực hiện theo cách thủ công là sổ sách hay Excel. Việc này tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức mà tỷ lệ sai sót cũng khá cao. Hiện nay, chủ doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình quản lý kho hiệu quả, hoàn thành các công đoạn quản lý kho dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn khi sử dụng phần mềm quản lý.

Phần mềm quản lý bán hàng - sản xuất Niềm Tin sở hữu nhiều tính năng vượt trội hỗ trợ quản lý kho cho doanh nghiệp hiệu quả. Người dùng có thể sử dụng phần mềm trên nhiều thiết bị khác nhau.

Phần mềm Niềm Tin hỗ trợ quản lý cùng lúc nhiều mặt hàng, ở nhiều kho và quản lý tổng thể các khâu nhập/ xuất, chuyển kho, kiểm kho và báo cáo thống kê. Việc này mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý kho vận chính xác và chặt chẽ.

Một tính năng nổi bật nhất trong chức năng quản lý kho của phần mềm là Cảnh báo tồn kho tức thời. Tính năng này cho phép người dùng thiết lập định mức tồn kho cho từng sản phẩm trong kho. Phần mềm sẽ có cảnh báo ngay lập tức khi phát hiện một mặt hàng nào đó có số lượng hàng tồn thấp hơn định mức.

Qua đó người quản lý sẽ nắm được tình hình và có kế hoạch nhập bổ sung hàng kịp thời để không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.

Một ưu điểm khác của phần mềm được nhiều người dùng đánh giá cao là giao diện phần mềm hiển thị trực quan, dễ sử dụng, không mất quá nhiều thời gian để làm quen.

Ngoài ra, phần mềm cũng cho phép người quản lý cấp quyền hoạt động cho từng nhân sự phụ trách, giúp dễ dàng kiểm soát việc truy cập, tránh những rủi ro không đáng có.

Với chia sẻ về quy trình quản lý kho hiệu quả trong bài viết trên đây, hy vọng bạn đã có những thông tin cần thiết để thực hiện quản lý kho tốt hơn. Từ đó, hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển và mở rộng. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý kho thì hãy liên hệ ngay đến hotline: 032 8666 932 để được đội ngũ tư vấn viên của chúng tôi hỗ trợ tư vấn chi tiết nhất.