CÁCH TẠO BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI THU

26/04/2023

Bảng tổng hợp công nợ phải thu giúp cho nhà quản trị có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình biến động công nợ của khách hàng mà doanh nghiệp có giao dịch phát sinh trong kỳ. Từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra các chính sách quản lý và thu hồi công nợ chính xác hơn. Bài viết sau đây Niềm Tin sẽ chia sẻ cho bạn một số thông tin về bảng tổng hợp công nợ này.

Tại sao cần lập bảng tổng hợp công nợ phải thu?

Bảng tổng hợp công nợ phải thu đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp. Từ những thông tin mà bảng này cung cấp doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát và thu hồi công nợ hiệu quả, theo dõi các khoản công nợ sắp đến hạn phải thu của các khách hàng. Nhờ đó góp phần duy trì sự ổn định tài chính cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, bảng tổng hợp công nợ còn hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định và chính sách về thanh toán, thời hạn nợ kèm theo các chương trình khuyến mãi, chiết khấu bán hàng… với từng đối tượng khách hàng.

Bảng tổng hợp công nợ phải thu cần những thông tin gì?

Bảng theo dõi công nợ phải thu sẽ bao gồm các thông tin như:

+ Mã số: Mã số của từng khách hàng.

+ Tên khách hàng: Ghi rõ họ tên của từng khách hàng.

+ Số dư đầu kỳ bên Nợ.

+ Số dư đầu kỳ bên Có.

+ Số phát sinh trong kỳ bên Nợ.

+ Số phát sinh trong kỳ bên Có.

+ Số dư cuối kỳ bên Nợ.

+ Số dư cuối kỳ bên Có.

+ Dòng “Cộng”: Cộng toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ của cả bên Nợ và bên Có của các khách hàng.

Mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu

Dưới đây là mẫu bảng tổng hợp các khoản công nợ phải thu mà bạn có thể tham khảo:

>>> Tải mẫu báo cáo công nợ MIỄN PHÍ tại đây:​​

Cách lập bảng tổng hợp công nợ phải thu trên Excel

Để tạo bảng tổng hợp theo dõi công nợ phải thu của khách hàng trên Excel, bạn hãy thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Tạo sheet danh mục khách hàng (DMKH)

Đầu tiên, bạn nhập các thông tin cơ bản của khách hàng vào bảng như mã số, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, số điện thoại, số dư nợ đầu kỳ và số dư có đầu kỳ.

Bước 2: Tạo sheet bảng nhập liệu data hàng ngày (DATA)

Tại sheet DATA bạn hãy nhập các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ vào. Các thông tin cần nhập bao gồm: ngày, số phiếu, diễn giải, số tiền, tài khoản nợ, tài khoản có và đối tượng.

Bước 3: Tạo sheet tổng hợp phải thu khách hàng (THPTKH)

Tại sheet này bạn sẽ tổng hợp dữ liệu từ sheet danh mục khách hàng để lấy số dư đầu kỳ, lấy dữ liệu từ sheet DATA để lấy phát sinh nợ, có trong kỳ. Cuối cùng là cộng đầu kỳ và phát sinh trong kỳ để ra được số dư cuối kỳ.

• Tại cột Nợ đầu kỳ, bạn nhập công thức sau:

=MAX(VLOOKUP(B11;DMKH!$A$3:$H$6;7;0) - VLOOKUP(B11;DMKH!$A$3:$H$6;8;0) + SUMIFS(SO_TIEN;CT_NO;B11;NGAY_GS;”<” & $F$6) – SUMIFS(SO_TIEN;CT_CO;B11;NGAY_GS; “<” &$F$6);0)

• Tại cột Có đầu kỳ, bạn nhập công thức như sau:

=-MIN(VLOOKUP(B11;DMKH!$A$3:$H$6;7;0) - VLOOKUP(B11;DMKH!$A$3:$H$6;8;0) + SUMIFS(SO_TIEN;CT_NO;B11;NGAY_GS;”<” & $F$6) – SUMIFS(SO_TIEN;CT_CO;B11;NGAY_GS; “<” &$F$6);0)

• Tại cột phát sinh Nợ, bạn nhập công thức như sau:

=SUMIFS(SO_TIEN;CT_NO;B11;NGAY_GS;”>=” & $F$6; NGAY_GS; “<=” & $F$7)

• Tại cột phát sinh Có, bạn nhập công thức như sau:

=SUMIFS(SO_TIEN;CT_CO;B11;NGAY_GS;”>=” & $F$6; NGAY_GS; “<=” & $F$7)

• Tại cột Nợ cuối kỳ, bạn nhập công thức sau:

=MAX(D11+F11-E11-G11;0)

• Tại cột Có cuối kỳ, bạn nhập công thức sau:

=-MIN(D11+F11-E11-G11;0)

Bước 4: Sheet SCT_131

Tại đây kế toán doanh nghiệp sẽ tiến hành tạo sổ chi tiết của từng đối tượng và sẽ tổng hợp dữ liệu từ sheet DMKH để lấy số dư đầu kỳ, lấy dữ liệu từ sheet DATA để lấy phát sinh nợ, có trong kỳ. Sau đó cộng tổng đầu kỳ và phát sinh trong kỳ để ra được số dư cuối kỳ của đối tượng đó.

• Tại cột Nợ đầu kỳ,  bạn nhập công thức như sau:

=MAX(VLOOKUP(G10;DMKH!A3:H6;7;0) + SUMIFS(DATA!E3:E251;DATA!A3:A251;”<“&G8;DATA!H3:H251;G10) - VLOOKUP(G10;DMKH!A3:H6;8;0) –SUMIFS(DATA!E3:E251;DATA!A3:A251;”<“&G8;DATA!G3:G251;G10);0)

• Tại cột Có đầu kỳ, bạn nhập công thức như sau:

=MIN(VLOOKUP(G10;DMKH!A3:H6;7;0) + SUMIFS(DATA!E3:E251;DATA!A3:A251;”<“&G8;DATA!H3:H251;G10) - VLOOKUP(G10;DMKH!A3:H6;8;0) –SUMIFS(DATA!E3:E251;DATA!A3:A251;”<“&G8;DATA!G3:G251;G10);0)

• Tại cột phát sinh Nợ, bạn nhập công thức như sau:

=IF(D227=””;0;IF(DATA!H213=$G$10;DATA!E213;0))

• Tại cột phát sinh Có, bạn nhập công thức như sau:

=IF(D227=””;0;IF(DATA!I213=$G$10;DATA!E213;0))

• Tại cột Nợ cuối kỳ, bạn nhập công thức sau:

=MAX(I15+G275-J15 – H275;0)

• Tại cột Có cuối kỳ, bạn nhập công thức sau:

=-MIN(I15+G275-J15 – H275;0)

Những hạn chế khi theo dõi bảng tổng hợp công nợ phải thu trên Excel

Như bạn có thể thấy ngoài những ưu điểm là không mất phí, đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng. Thì dùng Excel để quản lý và theo dõi công nợ khá phức tạp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có kế toán thành thạo Excel mới có thể thực hiện được.

Song, kế toán cũng sẽ mất khá nhiều thời gian để nhập liệu, đối chiếu và khó khăn khi theo dõi tuổi nợ, hạn nợ khách hàng. Chính vì vậy, phần mềm quản lý công nợ là một giải pháp tiện lợi, tối ưu đang được các doanh nghiệp quan tâm.

Phần mềm bán hàng Niềm Tin cung cấp bảng tổng hợp công nợ phải thu chi tiết

Phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp và các khách lẻ một cách hiệu quả, chính xác.

Ưu điểm của phần mềm Niềm Tin giúp việc quản lý công nợ dễ dàng

- Giao diện được thiết kế rõ ràng, dễ làm quen sau 10 phút thao tác.

- Hệ thống báo cáo công nợ chi tiết.

- Quản lý các khoản thu chi cho đơn hàng và cho hoạt động kinh doanh chi tiết.

- Thay thế sổ sách tự động ghi nhận tức thì và tính toán công nợ chính xác theo thời gian phát sinh thực tế.

- Tự động cảnh báo công nợ quá hạn, bạn có thể kiểm soát được những đơn hàng chưa thanh toán, đã quá hạn thanh toán bao nhiêu ngày.

- Cho phép thiết lập hạn mức công nợ cho từng đối tượng khách hàng. Để kiểm soát công nợ đối với những khách hàng phát sinh công nợ lớn, tuổi nợ lâu.

- Cung cấp bảng theo dõi tuổi nợ khách hàng chi tiết, quản lý được khách hàng có tuổi nợ lâu để có kế hoạch thu hồi nợ kịp thời, ngăn ngừa thất thoát.

- Sử dụng công nghệ điện toán đám mây backup dữ liệu hàng ngày, quản lý được số lượng dữ liệu lớn, không cần ghi chép nhiều giấy tờ hay tạo nhiều file Excel để theo dõi.

Với những ưu điểm kể trên, phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin tự tin sẽ là giải pháp giúp bạn quản lý bán hàng hiệu quả, quản lý công nợ chặt chẽ, hỗ trợ lên kế hoạch thu hồi nợ kịp thời, ngăn ngừa thất thoát tối đa.

Mong rằng bài viết về bảng tổng hợp công nợ phải thu của Niềm Tin đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích, giúp bạn quản lý nợ phải thu hiệu quả và chính xác. Hãy đăng ký dùng thử phần mềm Niềm Tin ngay để quản lý công nợ chặt chẽ và nhanh chóng hơn nhé!