TIẾT LỘ GIẢI PHÁP THU HỒI CÔNG NỢ KHÓ ĐÒI DỄ DÀNG, NHANH CHÓNG

10/12/2022

Thu hồi công nợ luôn là vấn đề lớn của các doanh nghiệp. Việc thu hồi nợ từ khách hàng rất phức tạp đòi hỏi doanh nghiệp cần có một quy trình quản lý thu hồi nợ rõ ràng. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn các bước thu hồi nợ nhanh chóng, hiệu quả nhất. Tìm hiểu ngay nhé!

8 Bước giúp thu hồi công nợ hiệu quả nhất

Dưới đây là các bước cần thiết trong quá trình xử lý và thu hồi công nợ của doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo:

Tạo một hệ thống theo dõi công nợ khách hàng

Đây là công việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm trước khi bắt tay vào công tác thu hồi nợ. Việc tạo lập một hệ thống theo dõi công nợ sẽ giúp nhà quản lý theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ.

Căn cứ vào những thông tin được ghi trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại… kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ. Việc này cần được thực hiện liên tục và thường xuyên để đảm bảo kiểm soát công nợ chính xác nhất.

Phân loại khách nợ

Để quản lý công nợ khách hàng chuẩn xác, doanh nghiệp nên phân loại khách hàng, con nợ thành từng loại theo từng tiêu chí phù hợp. Có thể phân loại khách theo dư nợ, theo dư nợ gốc, theo tính chất hợp tác/bất hợp tác…

Sau khi phân loại khách hàng rõ ràng thành từng nhóm, doanh nghiệp sẽ bắt đầu việc tiếp cận và tác động đến từng con nợ, lên kế hoạch sẵn và chuẩn bị tài liệu, hồ sơ để tiến hành xử lý từng nhóm khách cụ thể.

Kiểm soát các khoản phải thu định kỳ, thường xuyên

Bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần kiểm soát thường xuyên thời hạn phải thu của các khoản nợ. Bên cạnh đó, cần thực hiện đo lường các khoản nợ phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách hàng nợ. Từ đó kịp thời phát hiện các khoản nợ có vấn đề để xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.

Kế toán cần phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng định kỳ để lập báo cáo trình lên cấp trên. Các loại báo cáo cần lập gồm: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Báo cáo tổng hợp về công nợ phải thu - phải trả, Bảng theo dõi thống kê tình hình các khoản nợ quá hạn, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ…

Gửi hóa đơn, chứng từ cho khách hàng

Đây là công việc quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng. Bộ phận kế toán của doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ đường đi của các hóa đơn xuất bán để đảm bảo hóa đơn sẽ đến tay khách hàng đúng thời gian. Tránh tình trạng sai sót, thất lạc hay chậm giao hóa đơn cho khách.

Trước và sau khi gửi hóa đơn cho khách, kế toán cần chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hóa đơn đã được đưa đến phòng kế toán của khách hàng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thất lạc hóa đơn hay gửi hóa đơn chậm trễ làm ảnh hưởng đến thời gian thanh toán.

Mách một mẹo nhỏ cho các doanh nghiệp để khách hàng thấy được sự quan trọng của việc trả tiền đúng hạn. Đó là khi gửi hóa đơn cho khách, doanh nghiệp sẽ để kèm cùng những câu nhắc nhở hay những câu lệnh mang tính cấp bách.

Ví dụ: Thay vì nói “Quý khách hàng có thể thực hiện thanh toán trong vòng 30 ngày” thì doanh nghiệp sẽ nói là “Hạn chót để Quý khách thực hiện hoàn tất thanh toán là ngày 30/10”.

Gọi điện cho khách nhắc nợ

Để đảm bảo thu hồi công nợ hiệu quả, kế toán doanh nghiệp nên nhắc về thời hạn cũng như khoản nợ khách hàng phải thanh toán trước 5-10 ngày bằng email hoặc điện thoại. Việc này đòi hỏi kế toán cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận khách hàng nhẹ nhàng, thoải mái nhất.

Lưu ý nên tránh gọi điện cho khách vào những ngày đầu năm, đầu tháng và đầu tuần. Bởi thời gian này khả năng nhiều khách hàng sẽ rất bận rộn, nếu xử lý không khéo sẽ dễ gây căng thẳng, khó chịu cho khách hàng.

Hạn chế gọi điện nhắc nợ vào đầu giờ và cuối giờ vì lúc đó tâm trạng của khách có thể sẽ đang mệt mỏi. Họ sẽ chỉ trả lời cho có, hoặc có thể khách sẽ trút cả sự bực dọc lên bạn. Khoảng thời gian gọi điện nhắc nợ khách hàng hiệu quả nhất là: sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; chiều từ 2 giờ đến 4 giờ.

Thương lượng, đàm phán khách nợ

Thương lượng, đàm phán khách nợ là bước quan trọng nhất trong quy trình thu hồi công nợ. Bước này đòi hỏi doanh nghiệp phải vừa có kiến thức và kỹ năng thu hồi nợ, vừa phải linh hoạt, khéo léo để đạt kết quả tốt nhất.

Gợi ý một số các thức thương lượng, đàm phán với khách nợ:

- Cho khách thanh toán theo từng đợt, chia theo kỳ hạn nhỏ và chốt thời hạn thanh toán cuối cùng.

- Cho khách thanh toán theo số tiền nhỏ hơn, từng lần hoặc tách ra theo từng đợt phù hợp khả năng thanh toán của con nợ.

- Giảm, miễn một phần nợ, nợ lãi hoặc chi phí có thể giảm được tùy chính sách từng công ty và từng thời điểm.

- Chấp thuận linh hoạt cho thanh toán bằng tiền, hàng hóa, chứng khoán hoặc cấn trừ nợ, bù trừ nghĩa vụ …

Và các phương án linh hoạt khác trong thương lượng với con nợ sao cho vừa phù hợp chính sách, khả năng của Doanh nghiệp, vừa đảm bảo khả năng chi trả và hiệu quả thu hồi công nợ.

Lưu nhật ký thu nợ

Với mỗi khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán phải lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi. Những vướng mắc trong quá trình thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về hàng hóa, khách hàng hứa trả tiền vào ngày… cần được ghi chú lại và phản ánh với bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.
>>> MỜI BẠN ĐỌC THÊM: Phần mềm quản lý công nợ khách hàng online, chính xác nhất

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ chặt chẽ

Để thu hồi công nợ nhanh và chính xác thì trước hết doanh nghiệp cần có giải pháp quản lý công nợ hiệu quả. Khi có được giải pháp quản lý công nợ phù hợp, doanh nghiệp có thể quản lý sát sao từng khoản công nợ khách hàng, đối tác, tránh xảy ra tình trạng thất thoát tiền bạc.

Phần mềm Niềm Tin tự hào là một phần mềm quản lý bán hàng có chức năng Quản lý công nợ hiệu quả. Sử dụng phần mềm quản lý công nợ giúp đảm bảo dòng tiền doanh nghiệp được quản lý chặt chẽ, khoa học nhất.

Thay vì phải mất công tra sổ hay tìm kiếm file Excel ghi công nợ thì chủ cửa hàng chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản trên phần mềm là toàn bộ thông tin về công nợ của khách hàng hay nhà cung cấp đều được hiển thị đầy đủ.

Phần mềm Niềm Tin giúp chủ cửa hàng lưu trữ chi tiết từng khoản công nợ, các giao dịch phát sinh của khách hàng và nhà cung cấp, quản lý được cả khách lẻ.

Từ đó, chủ cửa hàng có thể thông qua báo cáo công nợ do phần mềm cung cấp dễ dàng biết được khách hàng có tổng mua nhiều nhưng công nợ lớn, thời gian thu hồi nợ lâu thì sẽ cân nhắc biện pháp nhắc nợ hợp lý đối với trường hợp đó.

Còn những khách hàng có sức mua vừa phải, công nợ ít, thời gian thu hồi nợ nhanh thì sẽ lập kế hoạch xây dựng thêm nhiều chương trình ưu đãi, khuyến mãi thúc đẩy khách mua hàng nhiều hơn.

Tóm lại, doanh nghiệp cần có giải pháp quản lý công nợ hiệu quả thì mới có thể hạn chế được tối đa tình trạng thất thoát tiền bạc. Phần mềm quản lý công nợ Niềm Tin là một giải pháp đáng để doanh nghiệp lựa chọn.

Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn thu hồi công nợ hiệu quả, nhanh chóng. Nếu quý khách có nhu cầu tìm kiếm giải pháp quản lý công nợ chính xác, chặt chẽ thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi theo hotline:(024) 6659 7982. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ hỗ trợ, tư vấn cho doanh nghiệp bạn giải pháp phù hợp và tốt nhất.