TẠI SAO KHÔNG NÊN QUẢN LÝ TỒN KHO BẰNG EXCEL?

07/07/2023

Quản lý tồn kho bằng Excel là một phương pháp để quản lý lượng hàng hóa tồn kho của cửa hàng, doanh nghiệp. Chủ kinh doanh sẽ nắm bắt được tình trạng hàng hóa hay tình hình kinh doanh của doanh nghiệp qua các thông tin trong bảng tính. Tuy nhiên, hiện nay không ít doanh nghiệp quyết định “tạm biệt” công cụ này. Hãy cùng Niềm Tin tìm hiểu lý do qua bài viết sau nhé.

Ưu và nhược điểm khi quản lý tồn kho bằng Excel

Dưới đây là một số phân tích về ưu và nhược điểm khi quản lý tồn kho bằng Excel:

Ưu điểm

Sử dụng Excel để quản lý kho mang đến khá nhiều lợi ích cho cửa hàng, có thể kể đến một số ưu điểm nổi bật như:

Tiết kiệm chi phí

Excel là phần mềm được cài đặt miễn phí, nên giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư ban đầu. Bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office là có thể sử dụng.

Dễ dàng cập nhật số liệu

Chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản, nhân viên có thể cập nhật các số liệu của hàng hóa. Giúp việc thống kê xuất nhập hàng hóa trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Nhược điểm

Bên cạnh ưu điểm, phương pháp quản lý tồn kho này cũng tồn tại khá nhiều hạn chế có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng như:

Quản lý theo từng file riêng biệt

Khi quản lý hàng tồn kho bằng Excel, dữ liệu sẽ được lưu trữ và quản lý trên các file riêng biệt. Điều này khiến các chủ cửa hàng gặp khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa trong cửa hàng.

Dễ nhầm lẫn khi quản lý khối lượng thông tin lớn

Khi phải quản lý một khối lượng thông tin khổng lồ, Excel sẽ bộc lộ ra một số hạn chế của nó như tốc độ load chậm hay dễ sai sót. Và chỉ cần sai sót một số liệu cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả của cả file. Việc ra soát và khắc phục lỗi tốn rất nhiều thời gian, công sức.

Không có tính bảo mật

File Excel hàng hóa thường được lưu trữ trên máy tính chung của cửa hàng. Do đó bất cứ ai cũng có thể truy cập và sửa đổi dữ liệu trong file. Hơn nữa, Excel cũng không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên chủ cửa hàng rất khó quản lý, cũng như kịp thời phát hiện nếu có vấn đề xảy ra. Chính vì vậy mà quản lý tồn kho bằng Excel dễ dẫn đến tình trạng thất thoát cho cửa hàng.

Khó kết hợp báo cáo với bán hàng

Khi dùng file Excel để quản lý, chủ cửa hàng sẽ rất bất tiện khi không thể kết hợp hoạt động bán hàng và theo dõi báo cáo trên cùng một hệ thống. Vì tính năng của Excel khá hạn chế nên khi phải thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc, hệ thống sẽ dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn, tình huống xấu nhất có thể gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng.

Kiểm kho khó khăn

Do Excel chỉ sử dụng được trên máy tính nên việc thực hiện kiểm kho bằng Excel là rất khó khăn và bất tiện. Chủ cửa hàng sẽ khó có thể đối chiếu số liệu với hàng hóa thực tế. Mỗi lần kiểm kho là phải tiến hành kiểm kê, rà soát lại cả đống giấy tờ, sổ sách khiến việc kiểm kho tốn khá nhiều thời gian, công sức mà kết quả lại không đạt như mong muốn.
>>> XEM THÊM: Lợi ích của phần mềm quản lý tồn kho

Lý do doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin sẽ là giải pháp khắc phục các hạn chế khi quản lý tồn kho bằng Excel. Một số tiện ích nổi bật của phần mềm quản lý tồn kho Niềm Tin có thể kể đến như:

Tiết kiệm nguồn nhân lực

Doanh nghiệp càng lớn, khối lượng hàng hóa cần quản lý cũng theo đó mà tăng lên. Kéo theo đó, chi phí thuê nhân sự làm việc rất tốn kém. Sử dụng phần mềm quản lý kho Niềm Tin sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được tối đa số lượng nhân viên, tạo điều kiện cho việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Quản lý số lượng hàng tồn kho chính xác

Ngoài việc tối ưu hoạt động lưu kho, phần mềm Niềm Tin còn giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hàng hóa tồn kho chính xác dựa vào các thông tin về mẫu mã, quy cách, ngày nhập…

Khi kiểm soát tốt các thông tin về số lượng sản phẩm, loại mặt hàng sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn. Hơn nữa, Niềm Tin cũng sẽ cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn toàn diện nhất về lượng hàng tồn ở tất cả các kho. Nhờ đó giúp giảm tồn kho đến mức tối thiểu, tránh tình trạng ứ đọng vốn cố định.

Quản lý chặt chẽ và định mức tồn từng loại mặt hàng

Phần mềm quản lý tồn kho Niềm Tin cung cấp tính năng hỗ trợ quản lý các mặt hàng trong kho theo nhiều đơn vị đo lường khác nhau (m, cm, tấn, tạ, yến, kg…). Điều này giúp việc quản lý hàng hóa tồn kho trở nên chính xác và chặt chẽ hơn. Chủ cửa hàng xác định được định mức hàng hóa trong kho một cách đơn giản và nhanh chóng. 

Ngoài ra, với phần mềm còn hỗ trợ việc tính toán lượng nguyên liệu, vật tư trước khi đưa vào sản xuất và tính toán giá thành sản phẩm.

Cung cấp báo cáo chi tiết tức thì

Nhằm đáp ứng nhu cầu, cũng như mang lại sự thuận tiện cho người dùng. Phần mềm Niềm Tin cung cấp tính năng lập báo cáo với nội dung và hình thức theo nhu cầu của người dùng, dựa trên các dữ liệu được cập nhật liên tục trên hệ thống. Ngoài ra, nhân viên kế toán kho có thể dễ dàng xuất báo cáo ra file Excel bất kỳ lúc nào.

Luôn an toàn thông tin nhờ tính năng phân quyền truy cập

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin cho phép chủ cửa hàng phân quyền cho nhân viên theo chức vụ, nhiệm vụ của họ. Điều này có nghĩa là không phải ai cũng được cấp quyền truy cập vào tất cả các module, hoặc có những dữ liệu, nhân viên chỉ có thể xem nhưng không sửa hoặc xóa được.

Với phần mềm quản lý kho bán hàng Niềm Tin việc quản lý hàng hóa tồn kho sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Hãy đăng ký trải nghiệm ngay hôm nay để khám phá những tiện ích ưu việt của phần mềm nhé!

Quản lý tồn kho bằng Excel hiện nay đã không còn phù hợp, đặc biệt là với những doanh nghiệp có số lượng hàng hóa lớn. Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp sẽ là giải pháp hiệu quả nhất! Liên hệ ngay đến hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932 để được tư vấn chi tiết nhất về các gói dịch vụ và phần mềm nhé.