QUY TRÌNH NHẬP KHO LÀ GÌ? CÓ NÊN DÙNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHẬP KHO?

11/07/2023

[Nhập kho là gì?] Quy trình nhập kho là một bước quan trọng trong công tác quản lý kho. Nếu so với phương pháp quản lý thủ công thì sử dụng phần mềm tích hợp đa chức năng sẽ giúp công việc quản lý kho trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Hãy cùng Niềm Tin tìm hiểu những tiện ích mà phần mềm quản lý có thể mang lại cho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây nhé.

Quy trình nhập kho là gì?

Quy trình nhập kho là một quá trình bao gồm các hoạt động nhằm đưa hàng hóa, nguyên liệu vào trong kho để chờ phục vụ cho sản xuất hoặc bán hàng. Sau khi hàng hóa, nguyên liệu được mua về, quy trình nhập kho sẽ diễn ra.

Quy trình nhập kho giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa. Đồng thời, đây cũng là bước đầu để những hoạt động về hàng hóa của doanh nghiệp diễn ra đúng tiến độ, tránh sai sót gây thất thoát hàng hóa.
>>> XEM THÊM: Quy trình nhập kho thành phẩm là gì? Giải pháp quản lý kho tối ưu

Vai trò của quy trình nhập kho là gì?

Sau khi tìm hiểu quy trình nhập kho là gì, bạn cũng nên biết tại sao doanh nghiệp cần tuân theo quy trình này. Theo đó, nếu doanh nghiệp không tuân theo quy trình nhập kho thì việc kiểm soát hàng hóa sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Tuân thủ đúng quy trình sẽ mang lại cho doanh nghiệp một số lợi ích như:

- Mang lại một hệ thống lưu trữ hàng hóa khoa học, chặt chẽ; tránh được nhiều rủi ro hay thất thoát hàng hóa gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

- Giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ hơn, hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy và liên tục.

- Giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa nhập về kho chuẩn xác. Từ đó đưa ra các chiến lược hay quyết định kinh doanh hợp lý nhất.

- Tiết kiệm thời gian và chi phí thuê nhân công, tạo ra văn hóa làm việc nhanh nhẹn.

- Ngoài ra, doanh nghiệp có quy trình nhập kho bài bản sẽ tạo được lòng tin với khách hàng.

Những rủi ro trong quá trình nhập kho là gì?

Nhập kho được xem là quá trình đầu vào của hàng hóa. Nếu quá trình này không được quản lý và theo dõi chặt chẽ thì nguy cơ xảy ra thất thoát là rất cao.

Một số trường hợp có thể phát sinh nếu quy trình nhập kho không được kiểm soát tốt như: Chất lượng hàng hóa nhập về không đạt, không đúng như yêu cầu; Nhập sai hàng, thiếu hàng… Thậm chí, có thể xuất hiện tình trạng nhân viên gian lận làm giả sổ sách gây tổn thất cho doanh nghiệp.
>>> XEM THÊM: 4 Nguyên nhân gây rủi ro trong quản lý kho và cách khắc phục

Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho?

Quản lý nhập kho là công việc không hề đơn giản nếu doanh nghiệp của bạn không có một phần mềm hỗ trợ quản lý phù hợp. Đặc biệt, với những doanh nghiệp lớn có nhiều hàng hóa, vấn đề kiểm soát hàng hóa trong kho sẽ càng phức tạp hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp Niềm Tin sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, có thể kể đến như:

Quản lý bán hàng - sản xuất theo quy trình khép kín

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin tích hợp nhiều chức năng như: quản lý bán hàng/nhập hàng/trả hàng; quản lý kho; quản lý sản phẩm; quản lý giao nhận; quản lý sản xuất; kế toán… trên cùng một hệ thống. Nhờ đó doanh nghiệp có thể thuận tiện kiểm soát, theo dõi hoạt động kinh doanh sản xuất một cách xuyên suốt. Chỉ cần sở hữu một phần mềm là doanh nghiệp đã có thể quản lý được toàn bộ doanh nghiệp.

Kiểm soát danh sách nhập hàng

Ngay sau khi nhân viên kho tạo đơn nhập hàng về kho, các đơn này sẽ được hệ thống tự động lưu trữ trong danh sách nhập hàng. Nhà quản lý có thể theo dõi những đơn hàng nhập trong danh sách này để nắm được tình trạng các đơn hàng nhập về; nhập khi nào và nhập vào kho nào…

Khi cần rà soát lại các đơn đã nhập kho, chủ kinh doanh có thể tra cứu qua bộ lọc thông minh. Các đơn hàng nhập trong khoảng thời gian tìm kiếm sẽ được hệ thống hiển thị rõ ràng, đầy đủ.

Cho phép nhập kho đầu kỳ

Đối với những đơn hàng đã nhập kho trước đó, bạn muốn lưu trữ thông tin vào hệ thống để quản lý mà không tính công nợ. Phần mềm cung cấp tính năng Nhập kho đầu kỳ giúp bạn quản lý những mặt hàng này.

Quản lý danh sách đơn nhập hàng chờ duyệt

Trước khi nhập hàng về kho, các đơn đặt hàng thường sẽ phải qua một bước để kiểm tra số lượng và chất lượng đầu vào. Việc này nhằm đảm bảo hàng hóa về kho đạt tiêu chuẩn, đủ số lượng yêu cầu, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa.

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin hỗ trợ nhà quản lý quản lý những đơn đặt hàng chờ duyệt, giúp kiểm soát hàng hóa chặt chẽ hơn.

Thiết lập định mức tồn kho tối thiểu

Để quản lý hàng hóa hiệu quả, hạn chế tình trạng tồn kho quá nhiều hay thiếu hàng hóa. Quản lý kho cần thiết lập một định mức tồn kho an toàn. Phần mềm Niềm Tin cung cấp tính năng cho phép người dùng thiết lập định mức tồn kho tối thiểu cho từng mặt hàng trong kho. Giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa khoa học, hiệu quả hơn.

Phần mềm Niềm Tin với những tính năng thông minh sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhập kho. Hãy đăng ký trải nghiệm phần mềm Niềm Tin ngay hôm nay để có được giải pháp quản lý kho hiệu quả nhất!

Hy vọng nội dung bài viết đã giúp bạn nắm được quy trình nhập kho là gì, lý do tại sao các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm để quản lý kho. Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu về phần mềm quản lý kho hãy liên hệ cho chúng tôi đến hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932. Đội ngũ tư vấn viên sẽ hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc liên quan một cách tận tình, chu đáo nhất.