QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNG HÓA TỐI ƯU CHO DOANH NGHIỆP

13/07/2023

Một quy trình kiểm soát hàng hóa chuẩn sẽ giúp đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh được diễn ra liên tục. Bên cạnh đó, cũng hỗ trợ doanh nghiệp có thể giảm thiểu các loại chi phí liên quan. Hãy cùng Niềm Tin tìm hiểu các bước trong quy trình quản lý hàng hóa qua bài viết dưới đây nhé.

Quy trình kiểm soát hàng hóa là gì?

Quy trình kiểm soát hàng hóa là các hoạt động có liên quan đến hàng hóa mà nhà quản trị cần thực hiện để nắm được tình hình về số lượng và chất lượng hàng hóa của doanh nghiệp. Nhằm mục đích đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa luôn đạt tiêu chuẩn để phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Quy trình kiểm soát hàng hóa thường bao gồm các hoạt động như: tổ chức, sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa để đảm bảo tính liên tục của chuỗi cung ứng.

>>> XEM THÊM: Quy trình quản lý giao hàng và giải pháp quản lý giao vận hiệu quả

Vai trò của quy trình kiểm soát hàng hóa

Quy trình kiểm soát hàng hóa đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong việc đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Một quy trình hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những điều như: 

- Phản ánh kịp thời và chính xác về tình hình nhập - xuất - tồn hàng hóa, giúp doanh nghiệp nắm bắt được vấn đề về số lượng, chất lượng, giá cả và tình hình bảo quản hàng hóa.

- Theo dõi biến động hàng hóa, phát hiện được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào giảm chất lượng và khó tiêu thụ. Từ đó đưa ra các phương pháp xử lý như nhập bổ sung đối với những mặt hàng tiêu thụ tốt, thanh lý hàng hóa tiêu thụ kém.

- Quản lý hàng hóa hiệu quả giúp nhà quản lý dễ dàng nắm được tình hình hạch toán khi bán.

- Kiểm soát hàng hóa tốt giúp chủ kinh doanh biết được doanh thu bán hàng là bao nhiêu. Đồng thời, cũng hỗ trợ phản ánh kết quả mua bán hàng đánh giá hàng hóa.

- Tính toán được các khoản chi phí liên quan đến việc mua bán hàng hóa bao gồm: chi phí mua bán, các khoản doanh thu, các khoản thanh toán công nợ với nhà cung cấp.

- Giúp việc kiểm tra lợi nhuận và nắm bắt hoạt động kinh doanh trở nên đơn giản hơn.

Như vậy có thể thấy quy trình kiểm soát hàng hóa rất quan trọng trong kinh doanh. Nó được xem là “cột sống” khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng. Vì vậy, việc nắm được các bước trong quy trình quản lý hàng hóa và kho hàng luôn luôn cần thiết. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình. Mời bạn tham khảo!

Các bước trong quy trình kiểm soát hàng hóa

Để kiểm soát và theo dõi hàng hóa, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau đây:

Lên kế hoạch và chuẩn bị

Để quá trình kiểm soát hàng hóa diễn ra suôn sẻ không chỉ yêu cầu doanh nghiệp đảm bảo số lượng đầy đủ, chính xác mà còn phải đảm bảo nhập, xuất đúng thời gian, đúng yêu cầu về hàng hóa. Nhà quản trị cần căn cứ vào tình hình kho hàng, tình hình sản xuất và kinh doanh để có sự chuẩn bị về kế hoạch, nhân sự và thiết bị sao cho phù hợp.

Kiểm kê kho hàng

Việc kiểm kê kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra được tình hình tồn kho, tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu để có cơ sở lập kế hoạch hợp lý. Đồng thời cũng giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng sản phẩm và nguyên vật liệu hiện tại để ra quyết định tiêu thụ hay bổ sung cho kịp thời.

Khi kiểm kho, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm kê tồn kho thực tế định kỳ và đối chiếu với số liệu trong sổ sách của kế toán để kịp thời điều chỉnh sao cho số liệu trùng khớp. Sau khi đối chiếu, nhân viên cần báo cáo lại cho nhà quản lý để quản lý nắm được tình hình tồn kho.

Việc kiểm kê kho nên được thực hiện bởi hai hoặc nhiều hơn hai người, sau đó đối chiếu lại để đảm bảo chính xác. Ngày nay việc áp dụng công nghệ trong quy trình quản lý kho sẽ rút ngắn thời gian kiểm kê và có tính hiệu quả cao hơn.

Quản lý hoạt động xuất, nhập kho

Quản lý nhập kho bao gồm các hoạt động như: mua hàng hóa, nguyên vật liệu, quản lý sản xuất, hàng bán trả lại, hàng chuyển kho...

Các hoạt động quản lý xuất kho bao gồm: xuất kho bán hàng, xuất nguyên vật liệu, vật tư để sản xuất, hàng mua phải trả lại, hàng chuyển kho...

Trước đây, việc quản lý hoạt động xuất nhập hàng hóa thường được thực hiện qua sổ sách, giấy tờ. Ngày nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý trong quy trình kiểm soát tồn kho để tăng tốc quy trình quản lý xuất, nhập hàng.

Quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho sẽ giúp nhà quản trị nắm được tình hình hàng hóa tồn trong kho, biết được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào sắp đến hạn sử dụng, mặt hàng nào bán chạy cần bổ sung...

Kết chuyển và tổng kết

Sau khi kiểm tra sổ sách và xác định được lượng hàng hóa tồn kho thực tế, tổng lượng nhập xuất vào cuối kỳ. Kế toán sẽ thực hiện kết chuyển số dư cuối kỳ này sang đầu kỳ tiếp theo. Đồng thời, kế toán phụ trách lưu trữ chứng từ, phiếu nhập, xuất, lập và in các loại báo cáo tồn kho, báo cáo trong kỳ để nộp cho nhà quản lý.

Các phần mềm quản lý hiện nay hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng tồn rất hiệu quả. Đối với những doanh nghiệp có kho hàng lớn, phải quản lý nhiều số liệu phức tạp thì việc sử dụng phần mềm là cực kì cần thiết.

Phần mềm quản lý tồn kho Niềm Tin tự hào là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ nhà quản trị trong việc lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian, tối ưu quy trình kiểm soát hàng hóa tồn kho hiệu quả.