CÔNG NỢ PHẢI THU LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN THEO DÕI CÔNG NỢ PHẢI THU TRÊN EXCEL

09/03/2023

Quản lý công nợ phải thu là việc quan trọng trong mỗi doanh doanh nghiệp. Excel là công cụ hỗ trợ theo dõi công nợ hiệu quả và phù hợp với những cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hãy cùng Niềm Tin khám phá về cách quản lý này, cũng như tìm hiểu phương pháp quản lý công nợ thông minh và hiện đại nhất hiện nay nhé!

Công nợ phải thu là gì?

Công nợ phải thu là khoản tiền phát sinh khi cửa hàng bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Nếu khách hàng chưa hoàn thiện thanh toán cho đơn hàng, khoản tiền này sẽ được ghi vào công nợ cần thu của khách hàng đó.

Cách theo dõi công nợ phải thu trên Excel

Dưới đây là các bước cơ bản để lập một bảng theo dõi công nợ phải thu trên file Excel. Mời bạn tham khảo nhé!

Chuẩn bị dữ liệu cần nhập

Để tạo ra một bảng theo dõi công nợ hoàn chỉnh trên file Excel. Trước tiên bạn cần nhập đầy đủ và chi tiết các thông tin cần thiết. Bao gồm những thông tin như: Họ tên, mã khách hàng, địa chỉ và thông tin liên lạc cụ thể.

Xác định các hàm Excel cần sử dụng

Tiếp theo, bạn cần chọn các hàm phù hợp với mục đích của dữ liệu. Các hàm như VLOOKUP và SUMIFS là hai hàm được dùng phổ biến nhất để lập bảng theo dõi công nợ.

Đặt tên vùng dữ liệu trong bảng theo dõi công nợ khách hàng trên Excel

Việc này nhằm giúp bạn phân chia các vùng dữ liệu riêng biệt. Từ đó dễ dàng theo dõi và tính toán dễ dàng hơn.

Ví dụ cột số thứ tự khách hàng, tên và mã số khách hàng, ngày tháng, dữ liệu thanh toán. Tên vùng dữ liệu cũng cần phải liên quan trực tiếp đến dữ liệu nhập vào. Tránh gây nhầm lẫn, khiến việc theo dõi công nợ trở nên khó khăn.

Tính số dư đầu kỳ

Bạn dùng các hàm VLOOKUP, MAX và SUMIFS để tính số dư công nợ đầu kỳ.

Tính số phát sinh trong kỳ

Bạn có thể dùng các hàm tương tự như tính số dư đầu kỳ, tuy nhiên sẽ cần rút gọn hơn.

Tính số dư cuối kỳ

Tính số dư cuối kỳ sẽ đơn giản hơn khi tính được số dư đầu kỳ và phát sinh giữa kỳ. Bạn có thể sử dụng hàm MIN và MAX.
>>> Mời bạn xem thêm: Cách làm báo cáo công nợ khách hàng chính xác

Nhược điểm khi theo dõi công nợ phải thu trên Excel

Quản lý công nợ phải thu bằng Excel là phương pháp rất được ưa chuộng, tuy nhiên cách quản lý này còn khá nhiều mặt hạn chế. Đặc biệt là khi những phần mềm quản lý bán hàng có tính năng quản lý công nợ ra đời. Những hạn chế khi quản lý công nợ bằng Excel càng thể hiện rõ hơn.

Những hạn chế khi quản lý công nợ bằng Excel như:

Không quản lý được lượng thông tin lớn

Khi các cửa hàng, doanh nghiệp có lượng dữ liệu công nợ lớn. Quản lý bằng Excel sẽ trở nên khó khăn hơn, vì bạn sẽ mất thời gian chờ hệ thống xử lý dữ liệu. Bên cạnh đó, nguy cơ sai sót trong quản lý công nợ cũng tăng lên, gây ra nhiều vấn đề cho cửa hàng.

Quản lý dữ liệu không đồng nhất

Quản lý công nợ bằng Excel, bạn sẽ phải lưu dữ liệu trên nhiều file riêng lẻ. Như vậy, dữ liệu cũng không được quản lý một cách có hệ thống. Điều này sẽ khiến bạn gặp nhiều khó khăn khi kiểm soát công nợ khách hàng.

Tính bảo mật không cao

So với những phần mềm bán hàng, quản lý công nợ phải thu bằng Excel có một nhược điểm vô cùng lớn đó chính là tính bảo mật không cao. Vì vậy việc quản lý công nợ bằng file Excel sẽ không phù hợp với các cửa hàng, doanh nghiệp có lượng dữ liệu khách hàng lớn.

Sử dụng các hàm tính phức tạp, người mới rất khó làm quen

Sử dụng Excel bạn sẽ phải hiểu và nắm được các hàm tính thì mới có thể lập bảng và tính toán công nợ. Do đó, nếu bạn không có nhiều hiểu biết về Excel sẽ rất khó sử dụng.

Giải pháp quản lý công nợ tiện lợi, hiệu quả nhất

Với những hạn chế lớn kể trên, hiện nay việc dùng file Excel để quản lý công nợ đã không còn phổ biến nữa. Thay vào đó, phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp chủ cửa hàng quản lý công nợ đơn giản, hiệu quả hơn rất nhiều.

Quản lý công nợ hiệu quả với phần mềm Niềm Tin

Phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin cung cấp đầy đủ các tính năng như quản lý sổ quỹ; quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp; quản lý hàng hóa xuất nhập tồn; quản lý thu chi; quản lý giao vận; quản lý sản xuất…

Khác với file Excel quản lý bán hàng và công nợ, phần mềm Niềm Tin sở hữu giao diện rất thân thiện với người dùng. Do đó, bạn có thể nhanh chóng làm quen và thực hiện thao tác vô cùng nhanh chóng và đơn giản.

Phần mềm cho phép bạn nhập dữ liệu và quản lý công nợ trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, việc theo dõi công nợ cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Bạn sẽ không còn phải đau đầu khi phải tìm cách làm phân tích báo cáo công nợ khách hàng hay nhà cung cấp nữa. Bởi phần mềm với khả năng xử lý dữ liệu lớn sẽ giúp bạn tính toán chính xác, nhanh chóng từng khoản công nợ.

Hơn nữa, phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin còn đảm bảo tính bảo mật cao, sử dụng công nghệ điện toán đám mây backup dữ liệu hàng ngày. Nên chủ kinh doanh không cần phải lo lắng mất dữ liệu quan trọng nữa.

Mong rằng những chia sẻ về công nợ phải thu và cách quản lý nợ phải thu bằng Excel trong bài viết này sẽ giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích. Chúc bạn sớm tìm ra giải pháp quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp mình nhé.
​