CÁCH QUẢN LÝ CÔNG NỢ CHÍNH XÁC HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

08/08/2023

Cách quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền. Vậy làm sao để quản lý công nợ? Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về giải pháp quản lý công nợ trong doanh nghiệp.
​

Quản lý công nợ gồm những gì?

Quản lý công nợ trong doanh nghiệp thường bao gồm 2 phần chính là: Quản lý các khoản phải thu, phải trả của khách hàng và nhà cung cấp. Vậy cách quản lý công nợ tối ưu cho mỗi đối tượng này là gì?

Quản lý công nợ của khách hàng

Quản lý công nợ khách hàng doanh nghiệp cần chú ý những điều sau:

Thiết lập chính sách chi trả rõ ràng

Để quản lý công nợ khách hàng chính xác trước tiên bạn cần thiết lập chính sách chi trả rõ ràng. Dưới đây là một số câu hỏi cơ bản giúp cửa hàng của bạn thiết lập chính sách chi trả:

- Cửa hàng của bạn có chấp nhận cho khách mua nợ hay không?

- Những điều kiện và yêu cầu cần khách hàng phải đáp ứng để được ký nợ là gì?

- Số nợ này khách phải thanh toán trong thời gian bao lâu?

- Nếu khách hàng chậm trễ hạn trả nợ thì phải có phương án như thế nào?

Việc thiết lập chính sách chi trả giúp cửa hàng hạn chế được tình trạng khách hàng quỵt nợ. Mặt khác cũng giúp giải quyết được các vấn đề tranh chấp có thể xảy ra. Bản chính sách này nên để khách hàng nắm rõ trước khi có ý định mua nợ.

Xây dựng quy trình thu hồi nợ

Thực tế, không phải khách hàng nào cũng có thể tự ý thức việc thanh toán khoản nợ của mình đúng hạn. Do đó, bạn cần có một quy trình cụ thể để kiểm soát thu hồi nợ hiệu quả, đồng thời mang tới sự chuyên nghiệp.

Chuẩn bị sẵn các phương án khi khách khất nợ

Số tiền nợ càng cao thì tỷ lệ khách khất nợ cũng sẽ cao, lên đến 80%. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án dự phòng. Cách tốt nhất trong trường hợp này là thuyết phục khách hàng trả một phần tiền và cho phép họ trả theo từng đợt. Như vậy khách hàng sẽ cảm thấy đỡ choáng ngợp hơn.

>>> Xem thêm: Giải pháp quản lý thu hồi nợ hiệu quả dễ dàng

Quản lý công nợ với nhà cung cấp

Muốn quản lý công nợ với nhà cung cấp, doanh nghiệp cần:

Thống nhất về thời gian thanh toán với nhà cung cấp

Khi doanh nghiệp làm việc với nhà cung cấp thì ngoài các vấn đề về số lượng, giá buôn, tình trạng hàng hóa. Doanh nghiệp cũng cần phải thống nhất với họ về thời hạn thanh toán.

Gửi giấy xác nhận công nợ 

Khi gần đến hạn thanh toán, doanh nghiệp nên thống kê lại các khoản công nợ rồi gửi cho bên nhà cung cấp để họ xác nhận lại lần cuối. Việc này giúp tránh được các tranh chấp sau này, đồng thời doanh nghiệp cũng sẽ chủ động hơn về thời gian.

Cách quản lý công nợ hiệu quả

Có rất nhiều cách quản lý công nợ, dòng tiền trong doanh nghiệp có thể kể đến như quản lý bằng sổ sách, quản lý bằng file Excel và sử dụng phần mềm quản lý công nợ . Dưới đây là một số phân tích về ưu – nhược điểm của từng cách quản lý. Bạn tham khảo xem cách nào phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!

Cách quản lý công nợ bằng sổ sách

Đây là cách quản lý công nợ rất cổ điển mà nhiều cửa hàng truyền thống vẫn đang áp dụng. Khi có khách hàng ghi nợ hoặc khi nhập hàng từ các nhà cung cấp, chủ cửa hàng sẽ ghi chép các thông tin như ngày tháng, nội dung, số tiền… vào một quyển sổ.

Ưu điểm của hình thức quản lý này là không tốn chi phí đầu tư. Chỉ cần có 1 quyển sổ và 1 cái bút là bạn có thể quản lý tài chính của cửa hàng. Tuy nhiên, cách quản lý này cũng tồn tại không ít nhược điểm như tốn thời gian, công sức để ghi chép, dễ xảy ra nhầm lẫn và sai sót. Bên cạnh đó, cũng sẽ khiến cửa hàng của bạn thiếu đi sự chuyên nghiệp.

Cách quản lý công nợ bằng Excel

Hình thức quản lý này hiện đại hơn cách truyền thống một chút. Thay vì ghi chép thì chủ cửa hàng sẽ dùng các hàm tính của Excel để ghi nhận và quản lý công nợ.

Ưu điểm của cách quản lý này là chủ cửa hàng sẽ rảnh tay hơn vì file Excel giúp bạn tính toán chính xác hơn, cũng như có thể sắp xếp, quản lý thông tin khách hàng, nhà cung cấp một cách khoa học hơn.

Tuy nhiên, hạn chế của hình thức quản lý này là nguy cơ mất dữ liệu rất cao. Trường hợp người nào không biết hay nhân viên gian lận có thể xóa mất file. Hoặc khi thiết bị bất ngờ gặp sự cố, hỏng hóc thì tất cả dữ liệu của cửa hàng cũng bị mất trắng.

Bên cạnh đó, do file Excel được lưu trữ trực tiếp trên thiết bị nên chủ cửa hàng cần phải mở file quản lý bằng thiết bị đó để ghi nhận và quản lý. 

Quản lý công nợ bằng phần mềm

Quản lý công nợ luôn là vấn đề vô cùng quan trọng trong bất kỳ mô hình kinh doanh nào. Có quá nhiều công việc phải lo toan khiến chủ cửa hàng không ít lần quên ghi chép đơn hàng hay các khoản nợ của khách hàng. Việc này dẫn đến tình trạng khó khăn khi kiểm soát dòng tiền ra vào, dễ dẫn đến việc thâm hụt tiền hàng, vốn kinh doanh.

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ bạn sẽ không cần phải lo lắng quá nhiều về các vấn đề tài chính. Phần mềm sẽ tự động ghi nhận, lưu lại và báo cáo đầy đủ các khoản công nợ, dòng tiền, tài chính của doanh nghiệp.

Với các tính năng thông minh nổi trội của phần mềm, việc ghi nợ sẽ được kiểm soát và tối ưu hơn. Giúp doanh nghiệp tránh được những khoản thâm hụt không đáng có.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp của mình thì hãy đăng ký trải nghiệm phần mềm Niềm Tin ngay!

Phần mềm tích hợp đầy đủ các tiện ích, tính năng ưu việt giúp việc quản lý công nợ trở nên đơn giản, chính xác hơn bao giờ hết. Đặc biệt, phần mềm còn cung cấp tính năng theo dõi tuổi nợ khách hàng giúp chủ kinh doanh dễ dàng đưa ra đánh giá về các khoản công nợ của khách và quyết định có cho khách mua nợ nữa hay không. Đồng thời cũng kịp thời có biện pháp thu hồi nợ nhanh chóng.

Trên đây là một số chia sẻ về cách quản lý công nợ hiệu quả trong doanh nghiệp. Nếu bạn đang quan tâm đến giải pháp quản lý công nợ, thì hãy liên hệ ngay đến hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932 để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý công nợ tối ưu nhất nhé.