QUY TRÌNH NHẬP KHO THÀNH PHẨM LÀ GÌ? GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO TỐI ƯU

29/11/2022

Quy trình nhập kho thành phẩm sẽ diễn ra như thế nào? Làm sao để quản lý kho thành phẩm chặt chẽ nhất? Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giải đáp cho các bạn về vấn đề này. Theo dõi ngay nhé!

Vai trò của việc quản lý kho thành phẩm

Để quản lý kho thành phẩm hiệu quả, doanh nghiệp cần có một quy trình quản lý kho thành phẩm chuyên nghiệp. Việc này sẽ giúp các kho hàng hoạt động liên tục, trơn tru và không xảy ra nhầm lẫn, phát sinh sự cố khó giải quyết.

Khi doanh nghiệp có một quy trình quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể dễ dàng giám sát được tình hình xuất nhập kho. Theo dõi sự vận động của thành phẩm một cách chính xác. Nhanh chóng phát hiện ra sự cố, sai sót và tìm phương án xử lý kịp thời. 

Mặt khác, quản lý kho theo một quy trình chuẩn, doanh nghiệp có thể nắm bắt được số lượng hàng tồn kho, từ đó đưa ra phương án điều chỉnh xuất nhập phù hợp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng sẽ kiểm soát được chất lượng của thành phẩm xuyên suốt thời gian lưu trữ. Để đảm bảo hàng hóa luôn đạt được tiêu chuẩn tốt nhất khi cung cấp cho khách hàng.
>>> Mời bạn đọc thêm: Báo cáo tồn kho là gì? Cách làm báo cáo tồn kho chi tiết nhất

Quy trình quản lý nhập kho thành phẩm

Quy trình nhập kho thành phẩm được thực hiện trình tự theo các bước như sau:

Bước 1: Hàng hóa sản xuất ra thành phẩm

Đầu tiên, toàn bộ thành phẩm vừa được sản xuất ra sẽ được tập trung và di chuyển về kho chứa để tập kết. Lúc này, bộ phận sản xuất hoặc giám sát thành phẩm sản xuất hay người có liên quan trực tiếp phải tháp tùng giám sát để hàng hóa được giao tận nơi cho thủ kho và bộ phận kho trữ để bắt đầu làm thủ tục nhập kho.

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm hàng hóa

Sau khi nhận hàng thành phẩm từ bộ phận sản xuất, thủ kho và bộ phận kho trữ sẽ cùng nhau kiểm đếm số lượng hàng hóa. Trong quá trình này, sẽ có sự kiểm tra, giám sát của người có thẩm quyền. Khi việc kiểm đếm được hoàn tất, thủ kho dựa vào sơ đồ quản lý định sẵn cho từng loại hàng hóa và tập kết lại sao cho đúng nơi quy định.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Quá trình chuyển giao thành phẩm sản xuất nội bộ giữa bộ phận sản xuất và bộ phận kho trữ sẽ có sự giám sát thực tế của kế toán. Sau khi tiến hành kiểm đếm số lượng hàng hóa cũng như công tác bàn giao giữa 2 bên được tiến hành hoàn tất. Kế toán sẽ dựa trên con số thực tế mà lập phiếu nhập kho thành phẩm. Sau khi hoàn thành phiếu nhập kho, kế toán buộc các bên có liên quan phải ký xác nhận lên phiếu.

Bước 4: Trình phiếu nhập kho

Sau khi thực hiện các bước trên, phiếu nhập kho sẽ được trình lên cấp trên, thường sẽ là kế toán trưởng cùng ban giám đốc, để theo dõi, xem xét và phê duyệt. Phiếu nhập kho bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký cần thiết của những người có thẩm quyền xác nhận.

Bước 5: Cập nhật chứng từ vào thẻ kho

Sau khi trình phiếu nhập kho cho ban lãnh đạo, có tất cả những chữ ký phê duyệt cần thiết, phiếu nhập kho này sẽ được chuyển xuống lại cho thủ kho. Lúc này thủ kho sẽ tiếp tục cập nhật chứng từ vào thẻ kho. Toàn bộ số liệu cần được ghi chép cẩn thận và trùng khớp để tiện cho việc đối chiếu sau này.

Bước 6: Sắp xếp hàng hóa

Bước cuối cùng, thủ kho sẽ tiến hành sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí, đúng nơi quy định đã được lên kế hoạch sẵn và được ghi chép trong sơ đồ quản lý. Xem xét lại quy trình quản lý kho, lưu trữ các chứng từ quan trọng cẩn thận và chuyển lên phòng kế toán để kết thúc quy trình nhập kho thành phẩm.

Trên đây, chúng tôi đã chia sẻ đến bạn quy trình nhập kho thành phẩm bao gồm 6 bước cực kỳ chi tiết. Thực hiện nhập kho đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa thất thoát, đảm bảo nguyên vẹn số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp đã sản xuất.
>>> XEM THÊM: Cách tạo mã quản lý sản phẩm nhanh chóng, hiệu quả

Tư vấn giải pháp quản lý kho thành phẩm tối ưu nhất

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý kho, nhiều phần mềm quản lý đã được phát triển và cho ra mắt. Tuy nhiên, khi có quá nhiều sự lựa chọn doanh nghiệp sẽ không biết nên chọn phần mềm nào.

Phần mềm quản lý bán hàng - kho - sản xuất Niềm Tin được phát triển bởi công ty cổ phần Công nghệ và Truyền thông Niềm Tin có gần 20 năm kinh nghiệm thực chiến, chuyên cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ tại Việt Nam. Chúng tôi thấu hiểu đặc điểm của từng doanh nghiệp và "may đo" một phần mềm quản lý đáp ứng mọi nhu cầu của mọi doanh nghiệp tại Việt Nam.

Phần mềm Niềm Tin tự tin là giải pháp vận hành kho 4.0 giúp doanh nghiệp quản lý tối ưu các quy trình. Tiết kiệm đến 80% thời gian nhập, xuất, kiểm kê hàng hóa trong kho. Hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa trong quá trình xuất - nhập kho. Phần mềm giúp nhà quản trị có được cái nhìn tổng quan hơn về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; theo dõi hoạt động nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng hợp lý nhất.

Ưu điểm khi lựa chọn phần mềm Niềm Tin

Một số tính năng ưu việt, nổi trội nhất của phần mềm Niềm Tin giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả đó là:

- Quản lý sát sao trạng thái từng đơn hàng nhập hàng vào kho.

- Quản lý hàng hoá khách trả lại theo từng đơn hàng, từng khách hàng cụ thể.

- Quản lý kho hàng khoa học, hệ thống: Thống kê hàng hóa theo chi nhánh; theo từng kho; theo từng đơn nhập, trả hàng và hàng hoá phụ kiện mới được sản xuất ra.

- Quản lý chặt chẽ tồn kho và chi tiết lãi lỗ đến từng lô sản phẩm.

- Quản lý được cả kho sản phẩm thuê gia công ngoài, nhà quản trị sẽ nắm rõ được các thông tin về ngày giao cho đơn vị sản xuất, tổng giá trị đơn hàng, chi phí và trạng thái sản xuất.

- Phân quyền người dùng, giới hạn quyền thao tác của nhân viên, đảm bảo đúng người đúng việc, tránh nhân viên gian lận.

Ngoài ra phần mềm còn rất nhiều tính năng ưu việt khác mang đến cho doanh nghiệp giải pháp quản lý toàn diện, hiệu quả nhất.

Hỗ trợ khách hàng nhiệt tình, chu đáo

Bên cạnh việc cung cấp giải pháp quản lý tổng thể cho doanh nghiệp, chúng tôi cũng luôn chú trọng đến khâu chăm sóc, hỗ trợ khách hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu và phục vụ khách hàng tốt nhất:

- Khách hàng có thể đăng ký trải nghiệm dùng thử phần mềm 7 ngày HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ để cân nhắc sử dụng phần mềm trước khi tiến hành đăng ký chính thức. Trong quá trình quý khách dùng thử, bộ phận hỗ trợ khách hàng của chúng tôi luôn nhiệt tình hỗ trợ quý khách để quý khách có trải nghiệm phần mềm hài lòng nhất.

- Chúng tôi luôn sẵn lòng lắng nghe ý kiến phản hồi, đánh giá của khách để cải thiện, nâng cấp chất lượng phần mềm tốt hơn.

- Đội ngũ tư vấn viên đều là những chuyên gia giàu kinh nghiệm trong ngành luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng chi tiết, nhanh nhất, 24/7.

- Trong quá trình trải nghiệm phần mềm, chúng tôi cung cấp những buổi đào tạo và hỗ trợ cho khách hàng để khách hàng có thể nắm bắt được các tính năng cơ bản của phần mềm. 

- Kết thúc buổi đào tạo, nếu quý khách chưa hiểu hoặc không biết thao tác trên phần mềm như thế nào thì có thể liên hệ cho đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi qua điện thoại hoặc điều khiển từ xa để được hướng dẫn thêm.

Nội dung bài viết trên đây chúng tôi đã cung cấp những thông tin cần thiết về quy trình nhập kho thành phẩm. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu quý khách có nhu cầu tìm hiểu sâu hơn về sản phẩm, cũng như dịch vụ của phần mềm quản lý bán hàng - sản xuất Niềm Tin, vui lòng liên hệ đến hotline: 032 8666 932. Chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ quý khách tìm ra giải pháp quản lý doanh nghiệp phù hợp, hiệu quả nhất.