QUY TRÌNH NHẬP HÀNG HÓA ĐỔI TRẢ CHÍNH XÁC

16/03/2023

Quy trình nhập hàng hóa đổi trả là vấn đề được nhiều nhà kinh doanh quan tâm. Bởi trong quá trình đổi trả luôn có nguy cơ thất thoát cao, do đó bạn cần có quy trình quản lý hàng hóa chặt chẽ. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ thêm cho các bạn về quy trình quản lý đổi trả hàng.

Nghiệp vụ trả hàng là gì?

Hàng hóa đã xuất đi không hẳn đã chuẩn xác với yêu cầu ban đầu của khách hàng. Nguyên nhân có thể thuộc về phía khách hàng, người làm hóa đơn, hoặc nhân viên kho xuất hàng đi. Hàng hóa sai sót sẽ cần được đổi hoặc trả lại.

Nếu quy trình nhập hàng hóa đổi trả không chi tiết sẽ dễ dẫn đến nhầm lẫn, vênh lệch sổ sách, thất thoát làm ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu, hiệu quả hoạt động của cửa hàng.

Quy trình nhập hàng hóa đổi trả bằng phương thức truyền thống

Thông thường, quy trình nhập hàng hóa đổi trả theo phương thức truyền thống bằng sổ sách sẽ được thực hiện lần lượt như sau: Bộ phận bán hàng lên đơn bán cho khách hàng, tiếp đó chuyển yêu cầu cho bộ phận kho để kiểm tra lại hàng hóa, chắc chắn rằng số lượng và chất lượng hàng hóa khớp với hóa đơn bán hàng. Sau đó, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho cho kế toán rồi chuyển cho bộ phận giao vận xuất hàng đi.

Tuy nhiên, không phải lúc nào quy trình này cũng được diễn ra thuận lợi. Đôi khi sẽ xảy ra những sự cố phát sinh ngoài mong muốn như một phần hàng hóa bị thiếu hoặc nhầm lẫn, hỏng hóc. Khi đó khách hàng có thể yêu cầu đổi trả hàng với cửa hàng.

Khi trường hợp này phát sinh, bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách sau đó báo lại tình trạng cho bộ phận kho để chuẩn bị hàng hóa khác chuẩn hơn giao lại cho khách. Sau khi gửi hàng lại cho khách cần phải liên hệ và hỏi xem khách hàng đã nhận được hàng hóa chưa.

Với những mặt hàng hỏng, bên thủ kho lại phải làm đơn để cấp trên duyệt rồi mới gửi đi yêu cầu nhà cung cấp bồi thường.

Quá trình tiếp nhận đơn hàng và xử lý đổi trả hàng hóa cần phải qua nhiều khâu đối chiếu như vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian của các bộ phận liên quan. Thậm chí còn dễ xảy ra tình trạng thất lạc giấy tờ hoặc sổ sách bị mờ, rách theo thời gian.

>>> Tìm hiểu thêm: Tổng quan quy trình quản lý sản xuất cho doanh nghiệp

Quy trình nhập hàng hóa đổi trả bằng phần mềm

Thay vì phải thực hiện quá nhiều bước xét duyệt và kiểm tra như trên, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin sẽ là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp. Phần mềm Niềm Tin cung cấp tính năng Quản lý trả hàng giúp chủ cửa hàng quản lý chặt chẽ các đơn hàng trả.

Lợi thế khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin

Các thao tác quản lý trả hàng cũng được thực hiện cực kỳ đơn giản, dựa trên cơ sở chính đơn bán trước đó để cả người bán và người mua có thể so sánh, đối chiếu dễ dàng.

Phần mềm có tích hợp đa chức năng quản lý bán hàng, nhập hàng, sản xuất, giao vận, kho, thu chi, công nợ và báo cáo thống kê trên cùng một hệ thống. Do đó, sẽ tạo sự liên kết giữa các bộ phận, giúp hiệu quả công việc được nâng cao hơn.

Không chỉ cung cấp tính năng quản lý đơn hàng do khách hàng trả mà phần mềm Niềm Tin còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý trả hàng cho nhà cung cấp.

Khi phát sinh trường hợp hàng bị lỗi, nhầm lẫn cần đổi trả hàng cho nhà cung cấp, chỉ cần nhân viên kho cập nhật lên hệ thống là bộ phận kế toán cũng sẽ nắm được thông tin ngay lập tức. Đồng thời, bộ phận sản xuất hoàn toàn có thể nắm được đơn hàng nào cần sản xuất mới để gửi lại cho khách sao cho đúng yêu cầu nhất.

Với tính năng truy xuất hàng tồn, phần mềm hỗ trợ nhà quản lý theo dõi những đơn hàng trả lại, nắm được hàng trả lại thuộc đơn hàng nào, của khách hàng nào, ghi nhận rõ lãi lỗ ngay tại các thời điểm phát sinh để quản lý dòng tiền và lợi nhuận chính xác nhất.

Có thể nói, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng - sản xuất Niềm Tin sẽ giúp doanh nghiệp tăng tiến độ công việc; dễ dàng theo dõi ở trên cùng một hệ thống; không cần phải đi hỏi trực tiếp từng người; quá trình làm việc được rút ngắn đáng kể.

Mong rằng những thông tin từ bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình nhập hàng hóa đổi trả. Nếu bạn đang tìm kiếm công cụ giúp quản lý trả hàng chặt chẽ thì hãy đăng ký sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin ngay nhé.