QUY TRÌNH QUẢN LÝ GIAO HÀNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ GIAO VẬN HIỆU QUẢ

27/03/2023

Nắm được quy trình quản lý giao hàng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được hàng hóa đến tay khách hàng thuận lợi, tăng hiệu quả kinh doanh. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn cách tối ưu quy trình này hiệu quả nhất. Tìm hiểu ngay nhé!

Quản lý giao hàng là gì?

Quản lý giao hàng thực chất là một quá trình xác nhận các thông tin của đơn hàng, theo dõi và hoàn thành những đơn đặt hàng đó. Quá trình này sẽ kết thúc khi các khách hàng của cửa hàng bạn nhận được hàng hóa và hoàn tất thanh toán, bạn thu được tiền hàng từ họ.

Quản lý giao hàng không phải là một quá trình quá khó khăn nhưng nó cũng không hề đơn giản. Đặc biệt khi quy mô kinh doanh của doanh nghiệp càng lớn mạnh, số lượng đơn đặt hàng ngày một nhiều thì việc quản lý này sẽ càng trở nên phức tạp hơn.

Nếu doanh nghiệp không thực hiện quản lý giao hàng theo quy trình đúng, thì nguy cơ xảy ra sai sót, nhầm lẫn là rất lớn. Điều này có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cũng như uy tín của doanh nghiệp.

Vậy một quy trình quản lý giao hàng chuẩn là như thế nào? Cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

>>> Có thể bạn quan tâm: Những khó khăn trong quản lý giao vận

Quy trình quản lý giao hàng chuẩn cho doanh nghiệp

Dưới đây là một quy trình quản lý giao hàng chuẩn mà bạn có thể tham khảo. Quy trình này được chia thành 6 bước cơ bản như sau:

Tiếp nhận thông tin đặt sản phẩm từ khách hàng

Người bán hàng điền đầy đủ thông tin của khách hàng và sản phẩm bán để lên đơn bán cho khách. Sau khi hoàn tất đơn bán hàng được chuyển sang bộ phận kho.

Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi đã tiếp nhận thông tin của đơn đặt hàng chuyển đến, bộ phận kho cần kiểm tra sản phẩm đó còn hàng tồn trong kho hay không?

- Nếu như hàng hóa tồn kho không còn đủ để đáp ứng cho khách hàng thì sẽ đưa ra hướng giải quyết tốt nhất.

- Nếu sản phẩm còn đủ để đáp ứng cho khách hàng thì đơn đặt hàng sẽ tiếp tục chuyển sang bước tiếp theo.

Đóng gói sản phẩm

Khi hàng có đủ trong kho để bán cho khách, bộ phận kho sẽ chuẩn bị hàng hóa để tiến hành đóng gói sản phẩm. Tùy theo kích thước và tính chất của mỗi sản phẩm sẽ có quy cách đóng gói phù hợp, nhằm đảm bảo cho quy trình đóng gói đúng quy chuẩn.

Kiểm tra lại thông tin đơn hàng

Sau khi đóng gói đơn hàng xong, cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin của đơn hàng để đảm bảo giao đúng người, đúng thời điểm, tránh thất lạc hàng hóa. Những thông tin cần kiểm tra bao gồm:

Hành động chốt đơn hàng cần thu thập đầy đủ các thông tin thiết yếu của khách hàng như:

- Họ và tên khách hàng.

- Tên và mã sản phẩm.

- Địa điểm để nhận hàng.

- Tổng số tiền của đơn hàng nhận được.

- Thời gian giao hàng dự kiến.

Tiến hành giao hàng

Sau khi kiểm tra thông tin chính xác, đơn hàng sẽ được tiến hành giao đến tay khách hàng. 

Xử lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng

Nhằm xử lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng kịp thời như: Trả hàng – hoàn tiền, khiếu nại bồi thường…

Sau khi đơn hàng được vận chuyển đến với tay của người mua, nhân viên bán hàng có thể chủ động liên hệ đến cho khách hàng để ghi nhận phản hồi về sản phẩm cũng như dịch vụ giao, nhận và đóng gói của cửa hàng. Nếu khách hàng chưa hài lòng với sản phẩm, nên chủ động liên hệ để hỏi về lý do để cải thiện chất lượng tốt hơn.

Trên đây là 6 bước cơ bản trong quy trình quản lý giao hàng. Ngoài ra, để tối ưu quy trình này hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp thì bạn nên sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý giao hàng.

Quản lý giao hàng hiệu quả với phần mềm Niềm Tin

Hiện nay, nhiều phần mềm được cho ra mắt với nhiều tính năng thông minh giúp doanh nghiệp quản lý giao hàng hiệu quả. Phần mềm quản lý giao hàng Niềm Tin là một trong những phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và đánh giá cao với tính năng và sự tiện lợi mà nó mang lại.

Những ưu điểm của phần mềm quản lý giao hàng Niềm Tin

Phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin mang cung cấp nhiều tính năng hữu ích như:

Tạo sự liên kết giữa các phòng ban

Phần mềm tích hợp các chức năng quản lý bán hàng, xuất nhập tồn kho, quản lý giao vận, sản xuất, kế toán trên cùng một hệ thống. Điều này giúp tạo sự liên kết giữa các phòng ban với nhau, nâng cao hiệu quả làm việc.

Khi lên đơn bán hàng thành công, bộ phận kho cũng sẽ nhận được thông tin, hệ thống cũng sẽ tự động trừ kho khi trong kho tồn có đủ mặt hàng bán. Bộ phận sản xuất cũng sẽ nắm được thông tin sản phẩm nào cần sản xuất thêm để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Song bộ phận kế toán cũng sẽ nhận được để tính toán chính xác.

Theo dõi trạng thái giao đơn hàng chặt chẽ

Khi đơn hàng đã hoàn tất để chuyển đi, sẽ được chuyển xuống bộ phận giao vận. Phần mềm Niềm Tin cho phép người dùng lên kế hoạch giao vận cho từng đơn hàng và quản lý trạng thái giao của các đơn hàng trong danh sách quản lý. Người quản lý sẽ biết được đơn hàng này được giao khi nào và trạng thái đơn là gì…

Quản lý trả hàng

Không chỉ quản lý bán hàng, giao vận, phần mềm Niềm Tin còn hỗ trợ chủ kinh doanh quản lý được những vấn đề phát sinh sau bán hàng như trả hàng. Trong quá trình kinh doanh không phải lúc nào cũng suôn sẻ, sẽ có những lúc sản phẩm không đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khiến họ muốn đổi trả lại hàng. Lúc này chủ kinh doanh sẽ cần quản lý những đơn đổi trả ngày.

Phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin hỗ trợ chủ kinh doanh ghi nhận và quản lý chặt chẽ những đơn hàng trả chính xác theo từng thời điểm phát sinh. Giúp chủ cửa hàng cần không lo lắng về vấn đề sai lệch, nhầm lẫn công nợ, lợi nhuận khi phát sinh trả hàng.
​
>>> Xem thêm: Quy trình nhập hàng hóa đổi trả chính xác

Lưu trữ lượng dữ liệu lớn

Không giống như quản lý bằng Excel, việc quản lý lượng dữ liệu lớn khiến máy tính bị quá tải, file Excel giới hạn dữ liệu làm bạn phải quản lý riêng thành nhiều file tách lẻ. Điều này khiến việc quản lý đã khó khăn lại càng trở nên phức tạp và mất thời gian hơn rất nhiều.

Phần mềm Niềm Tin sử dụng công nghệ điện toán đám mây, backup dữ liệu hàng ngày giúp bạn có thể lưu trữ thông tin không giới hạn. Việc quản lý đồng nhất dữ liệu giúp việc theo dõi thông tin trở nên dễ dàng, các số liệu cũng đảm bảo độ chính xác hơn.

Ngoài ra còn rất nhiều tính năng tiện ích khác đang chờ bạn khám phá. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ quản lý giao hàng hiệu quả; giúp tối ưu quy trình quản lý tốt nhất thì phần mềm Niềm Tin chính là một sự lựa chọn sáng giá cho bạn. Hãy đăng ký trải nghiệm Niềm Tin ngay để quản lý bán hàng tốt hơn.

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về quy trình quản lý giao hàng. Đừng quên đăng ký dùng thử phần mềm Niềm Tin 07 ngày HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ nhé!