TỐI ƯU QUY TRÌNH VẬN ĐƠN CHO NHÀ MÁY CÁN TÔN

27/03/2025

Trong kinh doanh Tôn - Sắt - Thép, quy trình vận đơn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng hẹn và trong tình trạng tốt nhất. Việc tối ưu hóa quy trình này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tìm hiểu giải pháp tối ưu quy trình vận đơn ngay dưới đây.

Nội dung bài viết

1. Thực trạng quy trình vận đơn ở một số nhà máy cán tôn

2. Giải pháp tối ưu quy trình vận đơn cho nhà máy cán tôn

1. Thực trạng quy trình vận đơn ở một số nhà máy cán tôn

Thực tế hiện nay, nhiều nhà máy cán tôn gặp không không ít khó khăn trong khâu quản lý vận đơn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất sản xuất và sự hài lòng của khách hàng.

Một trong những vấn đề lớn nhất là việc quản lý vận đơn thủ công, sử dụng sổ sách hoặc file Excel để ghi chép và theo dõi đơn hàng. Phương pháp này dễ dẫn đến sai sót trong nhập liệu, thất lạc thông tin hoặc cập nhật chậm trễ, gây ảnh hưởng đến quá trình giao nhận. Khi khối lượng đơn hàng tăng lên, việc quản lý theo cách truyền thống không còn đáp ứng được yêu cầu thực tế, khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian xử lý đơn hàng và đối soát thông tin.

Quản lý vận đơn thủ công dễ gây ra sai sót, ảnh hưởng đến doanh thu

Bên cạnh đó, việc thiếu hệ thống theo dõi trạng thái vận đơn theo thời gian thực cũng là một hạn chế lớn. Nhiều nhà máy không có công cụ hỗ trợ giám sát tiến trình giao hàng một cách chính xác. Khách hàng liên tục phải liên hệ để kiểm tra đơn hàng. Khối lượng công việc cho bộ phận chăm sóc khách hàng tăng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Ngoài ra, sự phối hợp giữa các bộ phận trong quy trình vận đơn chưa chặt chẽ cũng gây ra nhiều bất cập. Từ khâu sản xuất, đóng gói đến vận chuyển, nếu không có hệ thống quản lý đồng bộ, các bộ phận dễ bị sai lệch thông tin. Quá trình giao hàng bị chậm lại, chi phí vận hành tăng.

Với những hạn chế trên, việc tối ưu hóa quy trình vận đơn bằng công nghệ hiện đại là xu hướng tất yếu để giúp các nhà máy cán tôn nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu rủi ro và đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn.

2. Giải pháp tối ưu quy trình vận đơn cho nhà máy cán tôn

Quản lý giao hàng hiệu quả là một trong những mục tiêu quan trọng để doanh nghiệp phát triển toàn diện.

2.1 Sử dụng phần mềm quản lý vận đơn

Hiện nay, nếu tìm kiếm phần mềm quản lý giao hàng, chủ kinh doanh sẽ có không ít lựa chọn. Tuy nhiên, lựa chọn phần mềm sát với thực tế kinh doanh, quản lý chi tiết từng công đoạn lại không dễ dàng.
Phát triển dựa trên hoạt động kinh doanh tôn sắt thép, Phần mềm Niềm Tin đã mang đến giải pháp tối ưu hơn cả cho hàng ngàn nhà máy cán tôn. Hình thành năm 2014, hơn 20 năm qua, khi biết đến phần mềm Niềm Tin, các doanh nghiệp đều từ bỏ quản lý thủ công, quá trình giao vận trở nên trơn tru, chính xác.
Lợi ích khi quản lý giao vận bằng phần mềm:

Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, tối ưu lộ trình để giao hàng nhanh hơn
Khi có hệ thống theo dõi đơn hàng rõ ràng, khách có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái đơn hàng, tạo cảm giác yên tâm và hài lòng hơn
Giúp doanh nghiệp tối ưu quãng đường, giảm chi phí vận hành và nâng cao lợi nhuận
Theo dõi quy trình đổi trả hàng dễ dàng, đảm bảo việc hoàn trả diễn ra nhanh chóng và minh bạch

Với phần mềm Niềm Tin:

Đủ hàng: Tiến hành giao nhận
Không đủ hàng: Không thực hiện giao nhận
Tách đơn và giao nhận: Tách sản phẩm đã chọn thành 1 đơn hàng mới và thực hiện giao nhận đơn hàng

Trong ngành tôn, các đại lý thường đặt một đơn hàng nhưng mong muốn nhận hàng nhiều lần, mỗi lần một số lượng nhất định. Bên cạnh đó, nhà máy không muốn sản xuất đồng loạt mà sản xuất từng đợt. Trong trường hợp này, Phần mềm sẽ tự động tách đơn thành đơn hàng mới, xử lý giao nhận theo đơn hàng đó. Nhân viên vận chuyển có thể theo dõi trạng thái đơn tách riêng biệt, tránh nhầm lẫn và đảm bảo khách hàng nhận hàng đúng sản phẩm, đúng cam kết.

2.2 Tối ưu quá trình bốc dỡ hàng hoá

Tôn - Sắt - Thép là dạng hàng hóa cồng kềnh và khá nặng. Chính điều đó gây khó khăn cho đơn vị vận tải, có thể hư hỏng hàng trong quá trình bốc dỡ. Khi sản phẩm bị hư hỏng, khách hàng có quyền từ chối nhận hàng. Hàng hoàn về kho, chi phí vận chuyển tăng, doanh nghiệp vừa ảnh hưởng chi phí, vừa suy giảm uy tín.

Phần mềm sẽ giúp bạn sắp xếp hàng hóa theo thứ tự giao vận, tránh việc làm hư hỏng hàng hoá. Người vận chuyển cũng cần cam kết đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng.

2.3 Đào tạo nhân sự, tối ưu quy trình làm việc

Con người vẫn là yếu tố cốt lõi quyết định sự hiệu quả trong quy trình vận đơn. Phần mềm Niềm Tin có giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng nên người dùng sẽ dễ dàng làm quen và sử dụng thành thạo. Tuy nhiên, cần nhập liệu chính xác để hệ thống được phát huy hết vai trò của nó.
Bên cạnh đó, các nhà máy tôn cần xây dựng quy trình vận đơn rõ ràng, thống nhất, từ khâu tiếp nhận đơn hàng, sản xuất, đóng gói, vận chuyển đến khâu kiểm soát và xác nhận giao hàng. Định kỳ đánh giá và cải tiến quy trình dựa trên phản hồi từ thực tế. Khi nhân viên nắm vững quy trình và có công cụ hỗ trợ, tốc độ xử lý đơn hàng sẽ nhanh hơn, sai sót giảm đi và chi phí vận hành cũng được tối ưu hóa, mang lại lợi ích toàn diện cho nhà máy.
Như vậy, ngày này người ta đã tìm đến công nghệ nhằm tránh sai sót, tăng tốc độ, tăng hiệu quả làm việc. Quản lý giao vận cũng không ngoại lệ. Đừng chần chờ, sử dụng ngay Phần mềm Niềm Tin để việc quản lý giao hàng không còn là áp lực.