NHỮNG RỦI RO KHI QUẢN LÝ VẬT LIỆU XÂY DỰNG BẰNG EXCEL

09/04/2024

Quản lý vật liệu xây dựng bằng Excel là phương pháp quản lý rất phổ biến hiện nay. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm là chi phí thấp thì sử dụng công cụ quản lý này cũng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Theo dõi bài viết sau để tìm hiểu những rủi ro thường gặp khi dùng Excel quản lý nhé.

Những khó khăn khi quản lý vật liệu xây dựng bằng Excel

Hiện nay nhu cầu nâng cấp, sửa sang cơ sở hạ tầng, nhà ở ngày càng lớn. Đây là tín hiệu tích cực cho các doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng. Chính vì thế, ngày càng nhiều nhà đầu tư quyết định mở cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng.

Tuy nhiên, vì đây là ngành hàng có tính chất đặc thù là nhiều mẫu mã, chủng loại, thuộc tính… khiến việc quản lý chưa bao giờ dễ dàng. Đặc biệt là khi doanh nghiệp quản lý vật liệu xây dựng bằng excel hay ghi chép sổ sách thủ công.

Khi sử dụng excel để quản lý hàng hóa, chủ cửa hàng có thể lưu trữ thông tin sản phẩm cũng như tình trạng kho hàng khá chi tiết. Nhưng nhà quản lý sẽ vô cùng mất thời gian khi phải ngồi nhập dữ liệu cho từng mã hàng, đơn hàng. Chưa kể, mỗi loại hàng hóa sẽ phải lưu thành một trang tính riêng hoặc file riêng, khiến việc tra cứu trở nên khó khăn.

Không chỉ vậy, vì phải lưu trữ một lượng thông tin lớn khiến file excel sẽ càng lớn, khi mở những file này có thể gặp phải tình trạng máy đơ, mất dữ liệu vì chưa kịp lưu thông tin.

Kinh doanh vật liệu xây dựng, nếu kiểm soát tồn kho không kỹ có thể gây ra tình trạng cháy hàng làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu cũng như uy tín của cửa hàng. Vì có nhiều mặt hàng nên chủ kinh doanh thường đặt hàng hóa ở nhiều nơi, do đó nếu muốn quản lý tập trung, có hệ thống trong cùng một cửa hàng bằng file Excel sẽ vô cùng bất tiện.

Đặc biệt, nếu cửa hàng nhập số lượng lớn hàng hóa nhưng chỉ bán ra số lượng nhỏ, đơn vị tính khác nhau. Việc này sẽ rất khó có thể theo dõi bằng file Excel. Ví dụ: khách mua tôn, các chủ kinh doanh thường nhập bằng kg, nhưng bán ra theo m2, hoặc sắt cũng mua theo kg nhưng lại bán theo cây một…

Theo thống kê cho thấy, nếu sử dụng sổ sách hoặc Excel chủ cửa hàng có thể bị thất thoát từ 30 - 50% hàng hóa. Vì quản lý vật liệu xây dựng bằng Excel, chủ kinh doanh không thể phân quyền cho nhân viên. Việc này dẫn đến tình trạng gian lận có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Để kiểm tra và đối chiếu lại, chủ cửa hàng phải mất rất nhiều thời gian và công sức. Đặc biệt, Excel không có tính năng lưu lịch sử các bước nhập xuất dữ liệu, do đó khi chủ kinh doanh muốn kiểm tra xem ai là người làm thất thoát hàng hóa cũng chẳng thể xem được.

Quản lý vật liệu xây dựng bằng Excel để tính toán chi phí giá vốn và doanh số từng thời điểm phải dùng rất nhiều hàm và cấu trúc khá rắc rối, phức tạp. Chỉ cần nhầm một bước, kết quả tính toán kinh doanh cũng sẽ bị sai lệch.

Những báo cáo này chỉ thường tổng hợp vào cuối tuần, cuối tháng hoặc cuối kỳ. Việc này khiến chủ kinh doanh rất khó để theo dõi hết được chi phí hàng hóa, lợi nhuận, các chi phí phát sinh… Nếu muốn theo dõi chi tiết hoạt động kinh doanh bắt buộc chủ kinh doanh phải thường xuyên túc trực tại cửa hàng vật liệu xây dựng.

Ngoài ra, kinh doanh vật liệu xây dựng, nhiều khách hàng thường mua số lượng hàng hóa lớn nhưng thanh toán sau hoặc thanh toán nhiều lần trên một hóa đơn. Hoặc cũng có trường hợp khách mua hàng bổ sung số lượng vật liệu, nên việc quản lý lịch sử giao dịch, công nợ nhập bằng tay vào Excel không chính xác là điều hoàn toàn có thể xảy ra.

Vì file Excel được lưu trên máy tính, do đó sẽ không tránh được nguy cơ máy tính bị virus xâm nhập, tải qua tải lại giữa các máy gây lỗi file, mất dữ liệu.

Ngoài ra, trường hợp máy tính hỏng, lỗi ổ cứng, lỗi phần mềm trong quá trình làm việc cũng hoàn toàn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Việc này sẽ khiến cửa hàng rơi vào tình trạng mất thông tin nhà cung cấp, khách hàng, hàng hóa, tồn kho, dữ liệu về bán hàng và doanh thu, gây thiệt hại lớn cho cửa hàng của bạn.

Nếu dữ liệu cửa hàng bị rò rỉ sẽ là cơ hội cho kẻ xấu lợi dụng, mạo danh và bôi nhọ cửa hàng khiến chủ kinh doanh gặp phải nhiều rắc rối về sự uy tín, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
>>> Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý vật liệu xây dựng tại đây:

Giải pháp quản lý vật liệu xây dựng thay thế Excel

Thay vì quản lý vật liệu xây dựng bằng Excel, hiện nay nhiều chủ kinh doanh đã lựa chọn đổi sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

Phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng Niềm Tin tự hào là phần mềm được nghiên cứu và phát triển chuyên dùng cho ngành vật liệu xây dựng. Đến nay đã có hơn 2000 doanh nghiệp lớn, nhỏ tại Việt Nam tin dùng và đánh giá cao.

Một số ưu điểm của phần mềm Niềm Tin như:

- Tiết kiệm 50% thời gian quản lý hàng hóa, nhập hàng, tính tiền, làm báo cáo. Chỉ cần nhập dữ liệu một lần hệ thống sẽ tự động cập nhật khi có giao dịch phát sinh, lưu trữ hàng hóa với nhiều đơn vị tính khác nhau, tính toán hóa đơn bán hàng nhanh chóng và chính xác.

- Kiểm kho, phát hiện chênh lệch dễ dàng, tính toán doanh thu và lợi nhuận theo ngày tại một chi nhánh hoặc trên cả toàn bộ hệ thống chi nhánh. Chủ kinh doanh có thể chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác vô cùng đơn giản theo từng nhu cầu của khách hàng vào các thời điểm khác nhau.

Đặc biệt, khi bất kỳ một vật liệu nào dưới định mức tồn kho, hệ thống sẽ thông báo tức thì đến chủ cửa hàng để kịp thời có phương án nhập hàng bổ sung.

- Chủ kinh doanh có thể phân quyền bán hàng cho từng nhân viên trong cửa hàng, theo dõi lịch sử giao dịch, doanh thu của từng nhân viên ở bất cứ đâu mà không cần có mặt tại cửa hàng.

- Quản lý công nợ rõ ràng, hiệu quả. Quản lý chặt chẽ công nợ của nhà cung cấp và khách hàng (kể cả khách lẻ). Theo dõi tuổi nợ của từng khách hàng giúp hạn chế tối đa tình trạng nợ dài ngày thành nợ xấu.

Ngoài ra còn rất nhiều tính năng thông minh khác được trang bị phục vụ chuyên dùng cho ngành vật liệu xây dựng. Hãy đăng ký trải nghiệm thử ngay hôm nay để khám phá những tiện ích mà phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng mang lại nhé.

Trên đây là những thông tin về những rủi ro khi quản lý vật liệu xây dựng bằng Excel và giải pháp. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với bạn, giúp bạn sớm tìm ra giải pháp quản lý tối ưu nhất cho cửa hàng của mình. Liên hệ ngay đến hotline: 032 8666 932 để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất nhé.