QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHẬP KHO LÀ GÌ? GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO THÔNG MINH

22/10/2022

Quy trình quản lý nhập kho là gì? Không chỉ doanh nghiệp sản xuất mà các công ty thương mại cũng có công đoạn nhập kho. Đó có thể là hàng hóa nhập về để bán lại, hoặc là nguyên liệu, vật tư phục vụ sản xuất. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn những thông tin hữu ích về quy trình quản lý nhập kho.

Quy trình quản lý nhập kho là gì?

Quy trình quản lý nhập kho được hiểu một cách đơn giản là quy trình quản lý hoạt động đưa hàng hóa, nguyên liệu vào trong kho để chờ bán hoặc phục vụ cho quá trình sản xuất. Việc này sẽ được thực hiện ngay sau khi hàng hóa, nguyên vật liệu được mua, nhập về.

Quản lý nhập kho là công đoạn khá quan trọng và có thể ảnh hưởng đến cả quá trình kinh doanh của công ty. Quản lý công đoạn này tốt sẽ giúp người quản lý theo dõi và kiểm soát được hàng hóa mình đang sở hữu chặt chẽ hơn. Đồng thời còn giúp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn.

Trên đây chúng tôi đã giải đáp cho các bạn quy trình quản lý nhập kho là gì, để khám phá các bước trong quy trình quản lý nhập kho. Mời các bạn tiếp tục theo dõi phần tiếp theo của bài viết này nhé.
>>> XEM THÊM: Báo cáo tồn kho là gì? Cách làm báo cáo tồn kho chi tiết nhất

Các bước trong quy trình quản lý nhập kho là gì?

Bạn chưa biết các bước để thực hiện quy trình quản lý nhập kho là gì? Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn về quy trình quản lý nhập kho theo tiêu chuẩn ISO. Quy trình này sẽ gồm 3 bước cơ bản như sau:

Bước 1:  Gửi thông báo về kế hoạch nhập kho và xin lãnh đạo ký duyệt.

Khi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp hết hoặc đang trong tình trạng thiếu hụt thì các bộ phận liên quan phải làm phiếu để yêu cầu nhập mua thêm hàng hóa. Để đáp ứng hoạt động sản xuất, kinh doanh được diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ. Việc này sẽ cần được lãnh đạo phê duyệt và thực hiện theo đúng quy trình.

Bước 2:  Kiểm tra, đối chiếu số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho

Trước khi tiến hành nhập hàng về kho, quản lý kho cần kiểm tra hàng hóa thực tế có trùng khớp với số lượng, chủng loại, tình trạng và chất lượng yêu cầu không. Trường hợp phát hiện ra sai sót cần báo cáo ngay cho cấp trên để kịp thời xử lý.

Bước 3: Lập biên bản nhập kho và hoàn tất thủ tục nhập kho

Sau khi hoàn thành quá trình nhập kho quản lý kho cần có biên bản xác nhận có chữ ký của hai bên. Biên bản này sau khi được lập xong sẽ được chuyển giao cho bộ phận kế toán kiểm tra, hạch toán và lưu trữ.

Qua các thông tin bên trên, chắc hẳn các bạn đã nắm được các bước trong quy trình quản lý nhập kho là gì rồi đúng không? Ngoài ra, dưới đây chúng tôi còn muốn bật mí thêm cho các bạn một giải pháp quản lý nhập kho chặt chẽ, quản lý kho toàn diện. Mời các bạn theo dõi nhé!
>>> Tìm hiểu ngay: 4 Nguyên nhân gây rủi ro trong quản lý kho và cách khắc phục

Quản lý kho chặt chẽ, toàn diện cùng phần mềm Niềm Tin

Quản lý kho là công việc rất quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa tốt hơn.

Tuy nhiên, nếu quản lý theo phương pháp truyền thống sẽ tốn khá nhiều thời gian và công sức. Mặt khác, khi kiểm kho hàng theo cách truyền thống cũng sẽ rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn.

Phần mềm quản lý bán hàng - sản xuất Niềm Tin sẽ giúp các doanh nghiệp có được công cụ quản trị tồn kho tốt nhất. Phần mềm quản lý chặt chẽ tổng thể các khâu từ bán hàng, nhập hàng, quản lý kho, sản xuất, giao vận, thu chi, công nợ và báo cáo trên một hệ thống đồng bộ duy nhất.

Điều này giúp hạn chế việc nhầm lẫn, việc tổng hợp dữ liệu hàng hóa cũng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều, giúp tối ưu quy trình quản lý kho, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhà quản lý.

Riêng chức năng quản lý kho, phần mềm Niềm Tin hỗ trợ chủ kinh doanh theo dõi và kiểm soát mọi hoạt động liên quan tới kho như: xuất/nhập hàng, chuyển kho, kiểm kho, báo cáo tổng hợp… Nhờ đó, người quản lý sẽ nhanh chóng nắm được toàn bộ thông tin về số lượng hàng hóa, tình trạng hàng hóa một cách chính xác nhất.

Người quản lý có thể thêm dữ liệu nhập hàng từ nhiều nguồn khác nhau: Từ nhà cung cấp, từ quá trình chuyển kho, khi khách hàng trả hàng, hoặc từ thành phẩm của hoạt động sản xuất. Hệ thống phần mềm sẽ cập nhật và lưu trữ thông tin hàng hóa một cách khoa học và chi tiết.

Một tính năng vô cùng ưu việt trong chức năng quản lý kho là tính năng cảnh bảo tồn kho tức thì. Khi số lượng tồn kho nhỏ hơn định mức, phần mềm sẽ có cảnh báo ngay lập tức cho người quản lý. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nắm được tình hình và lên kế hoạch nhập hàng bổ sung để đảm bảo hoạt động kinh doanh và sản xuất không bị ngưng trệ.

Ngược lại tồn kho còn quá nhiều, doanh nghiệp cũng sẽ biết để đẩy bán sản phẩm đó tránh việc lưu trữ lâu gây ảnh hưởng chất lượng hoặc hàng hóa trở nên lỗi thời.

Các báo cáo kho được tự động khởi tạo từ những dữ liệu lưu trữ trên hệ thống, thống kê từ chi tiết đến tổng hợp các dữ liệu thông tin về hàng hóa.

Từ những ưu điểm kể trên, có thể nói phần mềm Niềm Tin là lựa chọn tối ưu giúp tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế thất thoát hàng hóa trong quá trình quản lý kho.

Hy vọng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trong bài viết này sẽ hữu ích cho các chủ kinh doanh, giúp các bạn hiểu được quy trình quản lý nhập kho là gì và các bước thực hiện ra sao. Mọi thắc mắc xin hãy để lại dưới phần bình luận của bài viết hoặc liên hệ ngay cho chúng tôi theo số: 032 8666 932 để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất nhé.