CÓ NÊN QUẢN LÝ NHẬP KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ KHÔNG?

30/03/2024

Quản lý nhập kho bằng Excel miễn phí có thực sự hiệu quả? So với phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp thì sử dụng Excel có những ưu và nhược điểm như nào? Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời qua bài viết sau đây nhé.

So sánh quản lý nhập kho bằng Excel miễn phí và phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp

Quản lý nhập kho là hoạt động rất quan trọng trong doanh nghiệp. Nếu không có phương pháp quản lý hàng hóa nhập kho đúng cách và hiệu quả thì nguy cơ xảy ra thất lạc hàng hóa, chênh lệch số liệu là rất lớn.

Excel hay phần mềm quản lý kho đều có vai trò quan trọng trong công tác quản lý hàng hóa, tuy nhiên mỗi phần mềm sẽ có điểm mạnh và điểm yếu riêng.

Lựa chọn sử dụng Excel hay phần mềm quản lý kho phụ thuộc vào quy mô và mục tiêu của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp lớn và phức tạp, phần mềm quản lý kho là giải pháp tối ưu để quản lý hàng hóa chuyên nghiệp và hiệu quả. Còn đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì Excel có thể đáp ứng những nhu cầu quản lý cơ bản.

Dưới đây là một số phân tích về hai phần mềm này, doanh nghiệp có thể tham khảo:

So sánh về chi phí

Khi xét về mặt chi phí, có sự khác biệt đáng kể giữa việc sử dụng Excel và phần mềm quản lý kho. Dưới đây là một sự so sánh chi tiết:

Để sử dụng Excel, doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản chi phí để mua bản quyền của Microsoft Office, có giá khoảng 11.499.000đ. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ phải đóng thêm chi phí duy trì để chi trả phí cập nhật phiên bản mới hoặc mua các tính năng bổ sung.

Nếu không dùng bản quyền, việc quản lý bằng Excel miễn phí đem lại rủi ro rất cao, một số tính năng quan trọng có thể bị khóa.

Đối với phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, bạn cần bỏ ra một khoản tiền để mua phần mềm phù hợp và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Trên thị trường hiện nay cung cấp đa dạng nhiều loại phần mềm bạn có thể lựa chọn theo mục đích và nhu cầu sử dụng.

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin cung cấp nhiều gói phần mềm đáp ứng linh hoạt nhiều mô hình kinh doanh. Chủ doanh nghiệp có thể tham khảo để lựa chọn gói phần mềm phù hợp với nhu cầu và mục tiêu quản lý của doanh nghiệp mình.

Chi phí đầu tư cho một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp với những tính năng chuyên dùng cho ngành hàng của doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc tốt hơn so với việc mua bản quyền Excel với các tính năng chưa chắc đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

So sánh về tính bảo mật

Quản lý nhập kho bằng Excel miễn phí, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi quản lý số lượng hàng hóa lớn. Vì để quản lý hàng hóa, doanh nghiệp cần phải tách nhỏ dữ liệu ra thành từng file riêng biệt. Điều này sẽ khiến việc tra cứu trở nên khó khăn, đồng thời cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố.

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin giúp doanh nghiệp khắc phục hoàn toàn những nhược điểm của Excel. Phần mềm ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, bảo mật dữ liệu tuyệt đối. Giúp người dùng quản lý tồn kho từ xa mà không cần phải đến trực tiếp kho hàng.

Không chỉ vậy, người dùng cũng không phải lo lắng gặp phải tình trạng mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố vì phần mềm backup dữ liệu hàng ngày.

So sánh mức độ tinh gọn

Khi quản lý nhập kho bằng Excel miễn phí, người dùng phải nhập dữ liệu bằng tay. Điều này có nguy cơ về sai sót và nhầm lẫn rất cao. Đặc biệt là khi doanh nghiệp quản lý nhiều mặt hàng hoặc lượng hàng hóa lớn.

Trong khi đó, sử dụng phần mềm quản lý kho Niềm Tin sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho khâu nhập dữ liệu. Chỉ cần nhập dữ liệu một lần, mọi thông tin về sản phẩm sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống. Các bộ phận liên quan sẽ tiếp nhận được thông tin. Giao diện phần mềm được thiết kế đơn giản và trực quan giúp người dùng dễ dàng thao tác và hạn chế tối đa tình trạng sai sót.

So sánh báo cáo

Quản lý nhập kho bằng Excel miễn phí tạo ra thách thức lớn cho người quản lý khi họ phải dành nhiều thời gian và công sức để thực hiện thủ công các thao tác thống kê và cập nhật dữ liệu hàng ngày.

Sử dụng phần mềm quản lý kho Niềm Tin giúp người quản lý tiết kiệm thời gian và công sức. Người dùng có thể truy cập vào phần mềm xem báo cáo mọi lúc mọi nơi.

Các số liệu được tổng hợp và thống kê chi tiết, nhà quản lý sẽ nắm được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp một cách trực quan. Nắm được nhu cầu thực tế của khách hàng, biết được sản phẩm nào bán chạy nhất và mặt hàng nào nên đầu tư để tối ưu hóa lợi nhuận.
>>> Tìm hiểu thêm: Tại sao không nên quản lý tồn kho bằng Excel?

Giải pháp thay thế Excel quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả, theo dõi dữ liệu tập trung, xuyên suốt các phòng ban liên quan

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin là một phần mềm quản lý kho toàn diện, cung cấp các giải pháp kiểm soát hàng hóa xuất nhập tồn vô cùng hiệu quả. Với những tính năng thông minh và khả năng tích hợp đa chức năng trong một phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công việc quản lý, kiểm soát số lượng hàng hóa dễ dàng.

Sử dụng phần mềm còn giúp các doanh nghiệp có thể tối ưu được nguồn nhân lực, chi phí, đồng thời góp phần tăng tính hiệu quả của các hoạt động cung ứng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang quan tâm đến công cụ hỗ trợ quản lý kho thay thế Excel thì hãy liên hệ ngay hotline: 032 8666 932 để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình nhé.

Quản lý nhập kho bằng Excel miễn phí không đảm bảo hiệu quả cho công việc của doanh nghiệp, đặc biệt là với doanh nghiệp lớn có số lượng hàng hóa khổng lồ. Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu nhất hiện nay. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 7 ngày phần mềm quản lý kho Niềm Tin ngay hôm nay.