CÁCH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG BẰNG EXCEL VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỐT NHẤT

24/03/2023

Nhiều chủ kinh doanh sử dụng Excel để quản lý hàng hóa, công nợ… cho cửa hàng. Thế nhưng, cách quản lý đơn hàng bằng Excel làm sao cho chính xác và hiệu quả thì không phải ai cũng biết. Trong bài viết sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn các mẫu file quản lý đơn hàng bằng Excel đơn giản và chi tiết nhất. Hãy cùng chúng tôi khám phá ngay nhé!

Cách quản lý đơn hàng bằng Excel

Việc tạo một file Excel quản lý đơn hàng khá đơn giản, chỉ cần bạn làm đúng theo những hướng dẫn về cách quản lý đơn hàng bằng Excel trong bài viết này. Dưới đây là những mẫu file quản lý đơn hàng chi tiết nhất được nhiều chủ cửa hàng sử dụng:

Mẫu file Excel quản lý trạng thái của đơn hàng

Để theo dõi được trạng thái đơn hàng xem khách hàng đã nhận được hàng hay chưa, đã thanh toán chưa thì đầu tiên bạn cần phải thành thạo trong việc quản lý đơn đặt hàng bằng Excel này. Thông thường ở file Excel quản lý trạng thái đơn hàng sẽ chứa những cột thông tin sau:

- Tên hàng hóa.

- Mã hàng hóa.

- Đơn vị tính.

- Trạng thái đơn hàng.

- Tên nhân viên giao hàng (nếu có).

- Tên khách hàng hoặc số điện thoại.

Khi nắm được những thông tin trên bạn có thể dễ dàng quản lý được đơn hàng xuất kho của mình. Đồng thời bạn cũng có thể giải đáp kịp thời được những thắc mắc của khách hàng về trạng thái đơn hàng như đã giao chưa, nó đang ở đâu. Giúp bạn không phải mất nhiều thời gian cho việc quản lý, cũng như dễ dàng giải đáp các thắc mắc của khách hàng.
>>> Xem Thêm: Quản lý giao vận bán hàng là gì? Những khó khăn trong quản lý giao vận

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng phát sinh

Ngoài file Excel liệt kê những thông tin quan trọng về trạng thái đơn hàng, bạn cần phải có thêm file quản lý khi phát sinh đơn hàng. File quản lý này sẽ cần dùng tới khi có nhiều đơn hàng phát sinh trong ngày. Dưới đây là những thông tin quan trọng bạn cần nhập và file Excel quản lý đơn hàng phát sinh:

- Ngày tháng phát sinh đơn hàng.

- Trạng thái của đơn hàng.

- Thông tin khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ).

- Số lượng hàng hóa.

- Số tiền.

- Thông tin đơn vị vận chuyển.

Tùy vào nhu cầu thực tế của cửa hàng bạn, bạn có thể thêm hoặc bớt các thuộc tính không cần thiết.

Mẫu file Excel báo cáo đơn hàng

Đây là mẫu file quan trọng nhất để quản lý đơn hàng hiệu quả. File báo cáo đơn hàng này sẽ giúp bạn cập nhật đầy đủ về thông tin đơn hàng, doanh số mà mình đã có được trong một khoảng thời gian nhất định. Những thông tin cần có trong file Excel báo cáo đơn hàng bao gồm:

- Ngày tháng.

- Doanh số bán hàng.

- Số lượng đơn hàng.

- Nhân viên phụ trách đơn hàng.

Việc thống kê báo cáo bằng file Excel sẽ mang lại sự thuận tiện và hiệu quả hơn rất nhiều so với quản lý bằng sổ sách. Bởi từ các số liệu đã có, nhà quản lý có thể thực hiện các hàm để tính toán, phân tích tình hình kinh doanh của cả doanh nghiệp.

Những khó khăn khi quản lý đơn hàng bằng Excel

Quản lý bán hàng bằng Excel mặc dù mang lại nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với cách quản lý bằng sổ sách thông thường. Tuy nhiên, công cụ này vẫn tồn tại rất nhiều hạn chế như:

- Chỉ phù hợp cho những cửa hàng nhỏ lẻ, mới bắt đầu kinh doanh.

- Không thể quản lý được số lượng thông tin lớn.

- Quản lý trên nhiều file riêng lẻ.

- Người quản lý cần phải có kiến thức về Excel mới có thể sử dụng được các hàm tính của nó.

- Không thể lưu trữ online được, tính bảo mật dữ liệu kém. Bạn sẽ bị mất trắng dữ liệu khi máy tính lưu trữ các file quản lý đơn hàng bị hư.

- Không thể quản lý online được. Khi bạn phải đi công tác xa, bạn sẽ không thể biết tình hình hoạt động của cửa hàng mình như thế nào.

Với những hạn chế lớn kể trên, Excel hiện nay đã không thể đáp ứng được nhu cầu của các cửa hàng, doanh nghiệp nữa. Đặc biệt khi xu hướng số hóa ngày càng mạnh mẽ, nhiều cửa hàng, doanh nghiệp đã đưa công nghệ vào quản lý.
>>> Có thể bạn quan tâm: Quy trình nhập hàng hóa đổi trả chính xác

Quản lý đơn hàng chặt chẽ với phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin

Phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin giúp bạn quản lý đơn hàng chặt chẽ và chính xác với các tính năng thông minh vượt trội như:

Tạo mới đơn hàng nhanh chóng

Phần mềm Niềm Tin tạo sẵn các trường thông tin cần thiết, bạn chỉ cần nhập thông tin tương ứng vào là đã có thể nhanh chóng tạo đơn hàng thành công.

Lưu trữ thông tin không giới hạn

Phần mềm bán hàng Niềm Tin cho phép bạn lưu trữ thông tin và không giới hạn số lượng dữ liệu giao dịch. Việc tìm kiếm thông tin trên hệ thống chỉ mất vài giây. Với Niềm Tin, bạn sẽ không cần phải thực hiện các phép tính với máy tính hoặc các công thức Excel phức tạp nữa.

Phần mềm quản lý đơn hàng Niềm Tin được thiết kế phù hợp với nhiều ngành hàng kinh doanh, giúp khách hàng dễ dàng trong việc sử dụng.

Theo dõi đơn hàng nhanh chóng

Toàn bộ dữ liệu từ các sản phẩm trong cửa hàng sẽ được phần mềm xử lý và lưu trữ trên hệ thống. Điều này giúp bạn tiện lợi hơn khi cần theo dõi dữ liệu đơn hàng. Bạn có thể theo dõi các đơn hàng cụ thể bằng cách lọc qua các trường tìm kiếm trên bộ lọc thông minh như tên, mã đơn hàng, khách hàng, nhóm khách hàng, loại khách hàng, trạng thái trừ kho, thời gian.

Giảm thiểu sai sót tối đa

Quản lý thủ công bằng sổ sách, bạn hay nhân viên của bạn sẽ phải ghi nhớ và kiểm soát được tất cả các mặt hàng trong kho. Điều này sẽ không tránh được việc xảy ra sai sót. 

Phần mềm quản lý đơn hàng của Niềm Tin giúp bạn quản lý xuất nhập tồn kho, quản lý nhân viên, công nợ, thu chi, giao vận, sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác tuyệt đối. Tránh được nhiều tình trạng nhầm lẫn, sai sót ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu của cửa hàng.

Đặc biệt, các báo cáo trên phần mềm còn được tạo tự động, đầy đủ những thông tin quan trọng. Bạn sẽ không cần mất nhiều thời gian để dùng Excel tạo báo cáo như trước nữa.

Quản lý đơn hàng chờ duyệt

Đây là một tính năng được nhiều chủ cửa hàng đánh giá cao. Với tính năng này, chủ cửa hàng có thể kiểm soát đơn hàng cần phải xét duyệt. Những đơn hàng của khách hàng có công nợ vượt quá hạn mức sẽ được đưa vào đây để chủ cửa hàng cân nhắc xem có bán hàng cho khách đó không.

Quản lý đơn hàng mọi lúc mọi nơi

Chỉ với một chiếc laptop có kết nối internet bạn có thể quản lý đơn hàng của mình dù ở bất cứ nơi nào. Không phải kém linh hoạt như cách quản lý đơn hàng bằng Excel nữa. 

Theo dõi quá trình vận chuyển đơn hàng

Sau khi tạo đơn hàng, doanh nghiệp cần theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa sao cho hàng hóa đến tay khách hàng đúng sản phẩm, đúng hạn, tránh thất lạc hàng hóa. Trong quá trình vận chuyển đơn hàng, người bán bán có thể theo dõi trạng thái đơn hàng được cập nhật liên tục trên hệ thống.

Những ưu điểm kể trên của phần mềm quản lý đơn hàng Niềm Tin thật tuyệt vời phải không nào, hãy nhanh chóng trải nghiệm phần mềm ngay để cảm nhận được sự khác biệt bạn nhé.