3 CÁCH QUẢN LÝ XUẤT NHẬP TỒN CHÍNH XÁC, HIỆU QUẢ NHẤT

02/03/2023

Khi biết cách quản lý xuất nhập tồn chính xác, nhà quản lý sẽ dễ dàng theo dõi và kiểm soát được thông tin, trạng thái của từng mặt hàng mình đang kinh doanh. Nếu bạn bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý xuất nhập tồn thì hãy đừng bỏ qua bài viết sau đây nhé. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về chủ đề này.

Tại sao cần quản lý xuất nhập tồn kho?

Quản lý hàng tồn kho là công việc quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chú trọng. Bởi hàng tồn kho được xem là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Thông thường, giá trị hàng tồn kho sẽ chiếm khoảng 40 - 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Vậy sẽ ra sao nếu doanh nghiệp của bạn không biết cách quản lý tồn kho chặt chẽ và hiệu quả?

Thất thoát hàng hóa

Sự quản lý lỏng lẻo trong nghiệp vụ quản lý chính là nguyên nhân dẫn đến thất thoát và thiệt hại về hàng hóa, tiền bạc.

Quay vốn lưu động chậm

Doanh nghiệp cần bỏ ra một số vốn nhất định để nhập hàng về. Do vậy, nếu hàng hóa tồn kho quá lâu, không tiêu thụ được sẽ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không thể thu hồi vốn, khó khăn trong việc quay vòng vốn để duy trì hoạt động kinh doanh.

Trên đây là những lý do chủ kinh doanh cần nắm được cách quản lý xuất nhập tồn hàng hóa hiệu quả. Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ một số cách quản lý mời bạn tham khảo nhé.

>>> XEM THÊM: 4 Nguyên nhân gây rủi ro trong quản lý kho và cách khắc phục

3 Cách quản lý xuất nhập tồn hiệu quả

Một số cách quản lý xuất nhập tồn như:

Quản lý xuất nhập tồn theo phương pháp FIFO, LIFO

Phương pháp FIFO và LIFO là 2 phương pháp được ứng dụng khá phổ biến để quản lý tồn kho. Dưới đây là một số thông tin về hai phương pháp này.

Phương pháp FIFO

FIFO có tên đầy đủ là First In First Out, có nghĩa là nhập trước, xuất trước. Hiểu đơn giản là hàng hóa lưu kho trước sẽ được ưu tiên vận chuyển ra trước.

Phương pháp này thường được ứng dụng cho các loại hàng hóa dễ hư hỏng như thực phẩm hay các sản phẩm có vòng đời thấp như thời trang, hoặc các sản phẩm có nguy cơ trở nên lỗi thời như công nghệ.

Phương pháp LIFO

Ngược lại với FIFO, phương pháp LIFO (Last In First Out) có nghĩa là nhập sau xuất trước. Theo đó, mặt hàng nào mới nhập về sau sẽ là những hàng hóa được xuất đi đầu tiên. Điều này có nghĩa là, doanh nghiệp sẽ nhập hàng hóa vào các kho gần nhất. Khi có phiếu yêu cầu nhập kho, những mặt hàng mới nhập sẽ được xuất kho đầu tiên thay vì ưu tiên sử dụng những hàng hóa cũ.

Dùng Excel quản lý xuất nhập tồn

Ưu điểm lớn nhất khi sử dụng Excel quản lý tồn kho là nó hoàn toàn miễn phí. Bạn sẽ không cần phải trả bất kỳ chi phí nào để tạo một file Excel quản lý kho, bán hàng. Bạn có thể dùng Excel để lập nhiều loại báo cáo, chỉ tiêu phục vụ cho mục đích quản lý của bạn.

Tuy nhiên, sử dụng Excel để quản lý cũng có một số hạn chế như:

Không có tính bảo mật

Do Excel là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Nên khi gặp một số trường hợp không may có thể thể xảy ra như máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu mà bạn lưu trong máy có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.

Các hàm tính phức tạp

Nếu bạn không phải là người am hiểu về các hàm trong Excel sẽ rất khó khăn khi sử dụng. Đây cũng là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.

Nhập liệu thủ công, tốn nhiều thời gian, nguy cơ sai sót cao

Quản lý nhập xuất tồn bằng Excel, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công. Việc này sẽ tốn rất nhiều thời gian, nguy cơ sai sót cao, đặc biệt là khi quản lý số lượng hàng hóa lớn.

Không cập nhật dữ liệu liên tục

Excel không hỗ trợ cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Do đó khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải tiến hành kiểm kho mới biết được số lượng chính xác để báo cho các bộ phận khác.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Sử dụng phần mềm quản lý kho là cách được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Đây là cách quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả nhất ở thời điểm hiện tại. Giúp giảm thiểu tối đa các sai sót, nhầm lẫn và mất mát có thể xảy ra.

>>> Có thể bạn quan tâm: Các bước thực hiện quy trình quản lý kho hiệu quả

Phần mềm Niềm Tin - Giải pháp quản lý tồn kho chặt chẽ

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin là một sản phẩm của công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Niềm Tin, công ty chuyên cung cấp những giải pháp công nghệ tối ưu nhất cho các doanh nghiệp.

Hiểu được các vấn đề mà các doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình quản lý kho. Niềm Tin tự tin mang đến cho doanh nghiệp của bạn giải pháp quản lý kho hiệu quả, toàn diện nhất. Hãy cùng xem Niềm Tin sẽ mang đến những lợi thế nào cho quản trị kho hàng nhé!

Tiết kiệm chi phí vận hành và công sức cho nhân viên

Các tính năng thông minh của Niềm Tin sẽ giúp tối ưu quy trình quản lý kho hiệu quả và nhanh gọn. Doanh nghiệp không cần phải tốn nhiều chi phí để thuê nhân sự quản lý. Mặt khác, phần mềm cũng giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc tốt hơn, không phải tốn nhiều thời gian và công sức như quản lý bằng sổ sách hay Excel.

Phần mềm cung cấp tính năng Cảnh báo tồn kho, người dùng có thể thiết lập định mức tồn kho tối thiểu cho từng mặt hàng trong kho. Khi phát hiện mặt hàng nào trong kho có số lượng tồn tối thiểu thấp hơn định mức hệ thống sẽ có cảnh báo tức thì để người quản lý có kế hoạch nhập hàng về kịp thời, tránh gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hay thất thoát hàng hóa.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng hiển thị chi tiết ngày nhập hàng và tình trạng của từng mặt hàng tồn trong kho. Từ đó, nhà quản lý sẽ nắm được mặt hàng nào tồn nhiều, tồn lâu cần có kế hoạch đẩy tiêu thụ để thu hồi vốn nhanh, tránh thất thoát.

Báo cáo chi tiết về quản lý kho, dễ theo dõi

Phần mềm Niềm Tin cung cấp hệ thống báo cáo tồn kho từ chi tiết đến tổng hợp. Người quản lý sẽ nắm được chi tiết thông tin, tình trạng tồn kho của từng mặt hàng theo từng lô hàng để quản lý hàng hóa chặt chẽ.

Quản lý đa kho hàng, ở nhiều địa điểm khác nhau 

Niềm Tin hỗ trợ chủ kinh doanh có thể quản lý đa chi nhánh, nhiều kho lớn nhỏ khác nhau. Chỉ cần một cú click chuột để chọn chi nhánh, kho cần xem, giao diện phần mềm sẽ thống kê chi tiết về các mặt hàng trong từng kho, chi nhánh. Do đó, bạn sẽ không cần lo lắng phải đến tận nơi mới có thể nắm được tình hình của các chi nhánh, kho. Từ đó, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng, tiện lợi hơn rất nhiều.

Bảo mật dữ liệu tuyệt đối

Nếu quản lý theo phương pháp thủ công sổ sách khiến bạn lo lắng thất lạc giấy tờ quan trọng, hay quản lý bằng file Excel dữ liệu rời rạc và nguy cơ bị mất dữ liệu. Thì sử dụng phần mềm Niềm Tin sẽ giúp bạn yên tâm quản lý bán hàng. Vì phần mềm ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, backup dữ liệu hàng ngày, có khả năng quản lý được khối lượng dữ liệu lớn.

Với những ưu thế mà Niềm Tin mang lại sẽ giúp chủ doanh nghiệp có được giải pháp quản lý kho tối ưu và hiệu quả nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm phương pháp quản lý kho hàng cho doanh nghiệp của mình thì phần mềm Niềm Tin xứng đáng là lựa chọn hoàn hảo.

Liên hệ ngay đến hotline: (024) 6659 7982 - 032 8666 932 để được đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm hỗ trợ đưa ra giải pháp quản lý phù hợp và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn nhé.

Mong rằng những thông tin trong bài viết về “3 Cách quản lý xuất nhập tồn chính xác, hiệu quả nhất” sẽ hữu ích với bạn. Đừng quên đăng ký TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ phần mềm Niềm Tin nhé!