CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG LÀ GÌ? CÁCH QUẢN LÝ CÔNG NỢ CHÍNH XÁC NHẤT

Cách quản lý công nợ khách hàng chính xác, hiệu quả

Có nhiều cách để quản lý công nợ hiệu quả, đó có thể là các giải pháp truyền thống hoặc ứng dụng công nghệ. Tuy nhiên, dù với cách quản lý nào thì chủ kinh doanh cũng cần nắm vững một số điều sau để quản lý công nợ chặt chẽ:

Xây dựng chính sách bán hàng rõ ràng

Chính sách bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đối với một số ngành hàng, chủ kinh doanh có thể yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận cũng như quy định về việc thanh toán bắt buộc thực hiện đúng hạn và quy định rõ mức phạt phải chịu thuế nếu khách thanh toán chậm.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu trữ mọi lịch sử giao dịch và thông tin liên hệ của khách hàng như email, số điện thoại, địa chỉ… để đưa ra các yêu cầu thanh toán và chuẩn bị cho các sự kiện tranh tụng sau này (nếu có).

Lưu trữ công nợ

Chủ kinh doanh cũng như kế toán công nợ phải lưu trữ đầy đủ từ chứng từ đến sổ ghi để đảm bảo khả năng thu hồi công nợ. Các loại chứng từ cần có đầy đủ thông tin chi tiết để làm cơ sở đối chiếu nợ cũng như liên hệ với khách hàng khi cần thiết.

Ngay khi phát sinh công nợ, kế toán cần lưu lại những thông tin cơ bản, loại hàng hóa bán ra, tổng tiền ghi nợ và thời gian cụ thể phát sinh hoặc cần thanh toán, chữ ký của khách hàng để đảm bảo khả năng thu hồi nhanh chóng.

Xây dựng chính sách chi trả công nợ

Để đảm bảo khả năng thu hồi và thanh toán công nợ đúng hạn, đúng số tiền thì chính sách chi trả công nợ cần phải rõ ràng. Một số tiêu chí mà chủ kinh doanh cần xác định rõ để tạo chính sách hiệu quả như: Thời gian cho phép khách hàng ghi nợ là bao lâu?; điều kiện để được chấp nhận công nợ là gì; đâu là biện pháp xử lý phù hợp khi khách hàng thanh toán chậm?...

Việc đưa ra những chính sách rõ ràng giúp khách hàng có thể nắm rõ và hạn chế tối đa các vấn đề như sai sót, xung đột hay tranh chấp.

Luôn đảm bảo các phương án dự phòng

Trong hoạt động kinh doanh, các phương án dự phòng thường được hiểu là nguồn vốn dự phòng. Trường hợp không thể thu hồi công nợ đúng hạn có thể xảy ra và nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xoay vòng vốn của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, trong bất kỳ trường hợp nào, chủ kinh doanh cũng cần chuẩn bị sẵn những phương án đối phó với các tình huống bất kỳ có thể xảy ra. Ngoài các khoản dự phòng, chủ kinh doanh cũng nên thương lượng để khách hàng thanh toán một phần hoặc từ chối mua trả sau nếu nhận thấy nguy cơ rủi ro tiềm tàng từ khách hàng này.

Đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công nợ

Trên thực tế, quy trình quản lý thu hồi công nợ cần được đánh giá dựa trên các chỉ số đo lường cụ thể. Từ đó, chủ kinh doanh có thể đánh giá chính xác và rõ ràng về hiệu quả của hoạt động quản lý công nợ. Có 3 chỉ số cơ bản cần đo lường để đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công nợ phải thu đó là:

+ Vòng quay các khoản phải thu;

+ Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu;

+ Tuổi nợ của các khoản phải thu.

Các khoản phải thu là tài sản của cửa hàng, doanh nghiệp, do đó cửa hàng cần có trách nhiệm thu hồi. Việc theo dõi và thu hồi công nợ chặt chẽ là yếu tố quyết định để dòng tiền của doanh nghiệp ổn định.

Quản lý công nợ và dòng tiền bằng phần mềm chuyên nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ khách hàng được xem là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp chủ kinh doanh lưu trữ toàn bộ đơn hàng, lịch sử mua hàng và dòng tiền của cửa hàng.

Toàn bộ công nợ khách hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật nhanh chóng, chính xác từ thông tin khách hàng chi tiết, số lượng sản phẩm cũng như thời gian giao dịch cụ thể mà không cần mất công tính toán hay theo dõi thủ công. Nhờ đó, giúp chủ kinh doanh hạn chế tối đa sai sót và tiết kiệm thời gian, công sức.
>>> Tìm hiểu thêm: Có nên dùng phần mềm quản lý công nợ miễn phí?

Quản lý công nợ dễ dàng với phần mềm Niềm Tin

Phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả. Chức năng Điều chỉnh hạn mức công nợ cho phép chủ cửa hàng có thể lựa chọn hạn mức nợ tối đa của khách hàng và điều chỉnh lại khi cần.

Theo đó, đối với những khách hàng có mức nợ vượt quá ngưỡng cho phép, khi bán cho khách hàng này hệ thống sẽ có cảnh báo tức thì để nhân viên bán hàng có thể lựa chọn bán hàng cho khách hàng này hay không. Nếu chọn có thì đơn hàng này sẽ chuyển sang danh sách đơn hàng chờ duyệt. Sau khi chủ cửa hàng duyệt bán thì đơn hàng này mới được xem là lên đơn bán hàng thành công.

Chức năng này có ý nghĩa rất lớn trong việc giúp cửa hàng kiểm soát được rủi ro vỡ nợ của khách hàng.

Hãy để phần mềm Niềm Tin giúp bạn kiểm soát và quản lý công nợ khách hàng chặt chẽ và chính xác. Đăng ký dùng thử MIỄN PHÍ ngay để trải nghiệm phần mềm.

Trên đây là những thông tin giải đáp về công nợ khách hàng là gì và giải pháp quản lý công nợ hiệu quả. Mọi thông tin quý khách cần được tư vấn về phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin, vui lòng liên hệ đến hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932 để được hỗ trợ chu đáo nhất.