QUẢN LÝ KHO HÀNG VÀ NHỮNG LƯU Ý CẦN TRÁNH

29/03/2023

Quản lý kho hàng luôn là vấn đề khiến các nhà quản trị đau đầu. Bởi, hoạt động xuất nhập hàng thường xuyên phát sinh nên nếu doanh nghiệp không có cách quản lý khoa học sẽ làm tổn hại đến kết quả kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn một số lưu ý cần tránh khi quản lý kho, cũng như giải pháp quản lý kho hiệu quả nhất.

Tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng hiệu quả

Quản lý kho hàng là công việc vô cùng quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất. Bởi hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Thường sẽ chiếm khoảng 40% - 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.

Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp cân bằng cung và cầu; hỗ trợ chuyên môn hóa sản xuất; đối phó với sự biến động về nhu cầu, chu trình đặt hàng và hơn hết là nó đóng vai trò như “hàng đệm” giữa những mắt xích trong chuỗi cung ứng…

Chính vì thế, việc quản lý kho, kiểm soát hàng hóa tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết trong doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM: 6 Phương pháp quản lý kho hiệu quả nhất

Những điều cần tránh khi quản lý kho hàng

Để quản lý kho hàng hiệu quả thì doanh cần lưu ý tránh những điều sau đây:

Hàng tồn kho bị dư thừa quá mức

Việc đầu tiên doanh nghiệp cần phải lưu ý để quản lý kho hàng hiệu quả chính là phải đảm bảo lượng hàng hóa tồn trong kho thấp nhất có thể. Bởi, nếu lượng hàng tồn trong kho quá lớn sẽ gây chiếm diện tích, kho không có chỗ chứa.

Ngoài ra, việc quản lý hàng hóa tồn kho còn ảnh hưởng đến quy trình: bốc dỡ hàng hóa, quy trình kiểm toán hàng hóa tồn kho.

Đào tạo nhân viên không tốt

Đối với bất kỳ công việc nào thì việc đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn vẫn luôn là điều vô cùng quan trọng. Quản lý kho hàng cũng không ngoại lệ. Khi doanh nghiệp chú trọng đến việc đào tạo nhân viên, kết quả nhận được sẽ là hiệu quả và năng suất công việc trở nên tốt hơn. Nhờ đó, doanh thu cũng tăng lên.

Chưa tối ưu về không gian và cấu trúc kho hàng

Việc tối ưu kho hàng giúp cải thiện năng suất và hiệu quả, giúp giảm thiểu tối đa thời gian xuất nhập hàng hóa.

Không lên kế hoạch rõ ràng

Muốn quản lý kho hàng hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch quản lý cụ thể. Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn có được cái nhìn bao quát và dễ dàng trong việc sử dụng hàng tồn kho mà không bị ứ đọng quá nhiều.

Không đảm bảo an toàn trong quản lý kho

Một môi trường làm việc an toàn sẽ giúp tăng tinh thần làm việc của nhân viên, từ đó họ làm việc sẽ tích cực và hiệu quả hơn. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải trang bị đầy đủ các trang thiết bị phòng cháy chữa cháy trong kho. Đồng thời, tổ chức các buổi đào tạo, tập huấn kỹ thuật phòng cháy chữa cháy, cách sử dụng các trang thiết bị…

Không chú trọng đến vấn đề vệ sinh nhà kho

Vệ sinh kho hàng cũng là một trong những yếu tố giúp quản lý kho hiệu quả. Khi kho hàng không được sắp xếp gọn gàng sẽ khiến việc tìm kiếm, kiểm kê hàng hóa trở nên khó khăn hơn và khiến không gian chứa hàng bị thu hẹp lại.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không thực hiện vệ sinh kho hàng tốt. Sẽ khiến hàng hóa trong kho dễ bị hư hỏng, đặc biệt là đối với các kho hàng chứa thực phẩm, hàng nông sản…

Lỗi tự động hóa

Việc doanh nghiệp đầu tư vào việc mua phần cứng và phần mềm tự động, sẽ giúp giảm thiểu chi phí hơn so với với sửa chữa các lỗi của hệ thống vận hành. Bên cạnh đó, đầu tư vào các giải pháp thu thập dữ liệu và ghi nhãn hiện đại cũng sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả và độ chính xác hơn.

Không đo lường hiệu quả công việc

Nếu doanh nghiệp không thực hiện tốt việc đo lường hiệu quả làm việc thì năng suất cũng sẽ không được cải thiện.

Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp cần phải đưa ra những yếu tố được quan tâm và cần chú trọng nhất khi làm việc. Cuối cùng, đánh giá chúng qua KPIs, việc này sẽ góp phần cải thiện năng suất hơn.

Nhãn mác, nguồn gốc hàng hóa không đảm bảo

Thông thường, các hàng hóa trước khi được xuất, nhập vào kho đều phải có C/O (giấy chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc). Tuy nhiên, cũng có một số doanh nghiệp không thực sự chú trọng vào việc phân loại nguồn gốc và nhãn mác hàng hóa.

Phân loại và dán nhãn mác rõ ràng sẽ giúp tăng tốc độ xếp hàng hóa. Giúp quy trình cung ứng hàng hóa trở nên chuyên nghiệp và bài bản hơn.

Mặc dù các hàng hóa trước khi được xuất, nhập vào kho đều phải có C/O (giấy chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc). Tuy nhiên, một số doanh nghiệp không thực sự chú trọng vào việc phân loại về nguồn gốc và nhãn mác hàng hóa. Tốc độ bốc xếp hàng hóa sẽ tăng cao nếu tất cả hàng hóa được phân loại, dán nhãn mác rõ ràng.
>>> Có thể bạn quan tâm: Ứng dụng công nghệ quản lý kho hàng thông minh, hiệu quả

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng Niềm Tin

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin tự hào là một trong những phần mềm quản lý tổng thể, hiệu quả nhất cho các doanh nghiệp. Giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho trở nên chuyên nghiệp và chặt chẽ.

Dễ dàng biết được hàng trong kho còn hay hết

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin phân loại, quản lý hàng hóa theo nhóm, kiểu gia công… Khách mua hàng sẽ không phải chờ lâu vì bạn có thể nhanh chóng biết được sản phẩm họ cần còn hay đã hết.

Quản lý đa kho khác nhau

Phần mềm Niềm Tin cho phép người dùng thêm mới kho hàng và quản lý các kho đó một cách dễ dàng ngay trên cùng một hệ thống. Từ đó giúp chủ kinh doanh tiết kiệm thời gian và quản lý kho hiệu quả hơn.

Tự động trừ kho ngay khi có giao dịch phát sinh

Số lượng hàng hóa luôn được kiểm soát theo thời gian thực trên phần mềm quản lý xuất nhập kho Niềm Tin. Số liệu về hàng hóa sẽ được hệ thống tự động điều chỉnh tăng, giảm tức thì khi phát sinh hoạt động nhập hay bán hàng.

Cảnh báo tồn kho

Nhà quản lý có thể thiết lập định mức về số lượng hàng hóa tồn thiểu trong kho trên hệ thống. Và khi phát hiện hàng hóa nào có số lượng tồn kho thấp hơn định mức, hệ thống sẽ có cảnh báo ngay lập tức để người quản lý kịp thời nhập thêm hàng.

Quản lý công nợ nhà cung cấp

Phần mềm quản lý hàng tồn kho hỗ trợ chủ kinh doanh quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp chi tiết theo mã đơn hàng, thời điểm phát sinh, tiền hàng, tiền thanh toán, tiền phát sinh, tiền lãi quá hạn và tiền nợ... Giúp chủ kinh doanh có kế hoạch thanh toán hợp lý.

Hệ thống báo cáo kho chi tiết

Thay vì phải ghi chép, tính toán hay rà soát đống sổ sách thì phần mềm Niềm Tin sẽ giúp bạn có thể theo dõi tình hình kinh kho hàng, hàng hóa một cách dễ dàng và chủ động hơn.

Chủ kinh doanh sẽ không cần phải chờ nhân viên làm báo cáo nữa. Phần mềm sẽ tự động khởi tạo báo cáo chi tiết với đầy đủ số liệu được tổng hợp từ các dữ liệu lưu trữ trên hệ thống. Nhờ đó, dù đang ở bất cứ đâu, bạn vẫn có thể xem báo cáo, xử lý sự cố phát sinh nhanh gọn.

Với phần mềm quản lý bán hàng - kho Niềm Tin việc quản lý kho sẽ trở nên đơn giản và chính xác hơn.

Trên đây là những thông tin mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn về những lưu ý cần tránh để quản lý kho hàng hiệu quả. Để quản lý kho hiệu quả thì việc sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý kho là điều rất cần thiết.

Hãy liên hệ ngay đến hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý tồn kho, cũng như tư vấn cho bạn giải pháp phù hợp, tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình nhé.