LÀM SAO ĐỂ QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TỐT NHẤT?

24/09/2022

Khách hàng được xem là yếu tố quan trọng quyết định sự sống còn của một doanh nghiệp. Vậy làm sao để quản lý khách hàng tốt? Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này. Tìm hiểu ngay nhé!

Những khó khăn khi quản lý khách hàng

Làm sao để quản lý khách hàng tốt là vấn đề khiến nhiều chủ kinh doanh phải đau đầu tìm kiếm giải pháp. Khi quản lý khách hàng doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn như:

Dữ liệu khách hàng bị phân tán

Dữ liệu khách hàng bị phân tán là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải nhất. Bởi mỗi nhân viên kinh doanh sẽ được giao một tệp khách hàng riêng, và thường thì nhân viên sẽ quản lý khách hàng trên Excel, Word, Google Sheets...

Việc không quản lý khách hàng trên một hệ thống đồng nhất khiến hồ sơ khách hàng bị phân tán, không được cập nhật kịp thời, gây lãng phí tài nguyên và cơ hội kinh doanh. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng gặp khó khăn khi khai thác và tìm hiểu rõ hơn về đối tượng khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.

Mất nhiều thời gian xử lý theo phương pháp thủ công

Một trong những khó khăn để quản lý thông tin khách hàng chính là tốn quá nhiều thời gian xử lý do phương thức lưu trữ thủ công. Các báo cáo trong doanh nghiệp đều được yêu cầu phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời và nhanh chóng. Tuy nhiên, với phương thức lưu trữ thủ công khiến doanh nghiệp phải tập hợp và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. 

Vấn đề này sẽ càng khó khăn hơn khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cơ sở phụ thuộc vào báo cáo của công ty tổng. Điều đó khiến cho thời gian quản trị và đánh giá hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp không được tối ưu. Mặt khác, doanh nghiệp cũng sẽ gặp khó khăn khi đưa ra các kế hoạch hay quyết sách phù hợp với tình hình thực tế. 

Không khai thác triệt để data khách hàng tiềm năng

Thông tin khách hàng bị phân tán dẫn đến thiếu thông tin giao tiếp giữa các bộ phận cũng là khó khăn trong quản lý khách hàng của doanh nghiệp. Vấn đề này có thể gây ra tình trạng không nhận định hoặc không khai thác triệt để data khách hàng tiềm năng.

Điều đó sẽ khiến cho việc quản lý thông tin khách hàng trở nên yếu kém, mất đi cơ hội bán hàng tiềm năng. Hơn nữa, nó cũng khiến cho doanh nghiệp không đề ra những kế hoạch chăm sóc khách hàng tốt nhất, mất đi tính chuyên nghiệp và uy tín trên thị trường. 

Bỏ sót phản hồi của khách hàng

Nhiều trường hợp khách hàng đã phản hồi qua tin nhắn, email... về vấn đề hay nhu cầu của họ với sản phẩm nhưng không được xử lý kịp thời. Nguyên nhân là do doanh nghiệp không có công cụ ghi nhận, kiểm soát thông tin và trả lời tự động các phản hồi của khách hàng. Việc bỏ sót phản hồi của người mua sẽ gây trở ngại cho việc quản lý khách hàng của doanh nghiệp.

Gặp khó khăn trong việc theo dõi và quản lý nhân viên

Bên cạnh việc giải quyết vấn đề làm sao để quản lý khách hàng tốt, thì việc quản lý nhân viên cũng là một vấn đề cần được chủ kinh doanh quan tâm. Bởi tính chất công việc của nhân viên kinh doanh thường khá linh hoạt do phải làm việc với các đối tác, khách hàng khảo sát thị trường....

Với cách quản lý khách hàng truyền thống, nhà quản trị rất khó có thể theo dõi và quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên. Các quy trình đánh giá nhân viên vẫn còn mang tính thủ công, chưa được chuyên nghiệp hóa và thường được thực hiện trên các công cụ như email, excel.

Các báo cáo tổng hợp hàng ngày không lượng hóa được hiệu suất làm việc của nhân viên. Do đó, việc đánh giá nhân viên dễ mang quyết định cảm tính, không thực sự phản ánh đúng hiệu quả làm việc. 

Trên đây là những khó khăn thường gặp khi quản lý thông tin khách hàng. Vậy làm sao để quản lý khách hàng tốt?
>>> XEM THÊM: Tiết lộ cách quản lý sản phẩm hiệu quả, bỏ túi ngay!

Quản lý khách hàng tốt với phần mềm Niềm Tin

Xu hướng sử dụng phần mềm để quản lý khách hàng không còn mới lạ trên thế giới. Một số doanh nghiệp Việt Nam cũng đang bắt đầu ứng dụng phương pháp này và đã nhận thấy hiệu quả to lớn mà nó đem lại.

Phần mềm Niềm Tin tự tin là một trong những phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý khách hàng dễ dàng trên website và ứng dụng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực hiệu quả.

Sử dụng phần mềm Niềm Tin, các doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng việc thất lạc dữ liệu hay thông tin khách hàng không được cập nhật kịp thời. Bởi mọi thông tin khách hàng đều được thu thập và lưu trữ đồng bộ trên một hệ thống duy nhất, bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối.

Người quản lý có thể dễ dàng phân loại khách hàng thành các nhóm khách hàng. Điểm đặc biệt của tính năng này là người bán quản lý được nhóm khách hàng vượt hạn mức hoặc khó đòi nợ. Khi bán cho khách hàng thuộc nhóm khách này phần mềm sẽ có cảnh báo ngay lập tức. Người bán có thể cân nhắc việc bán hàng cho những khách hàng này.

Các báo cáo bán hàng hiển thị chi tiết từng giao dịch của khách hàng. Qua các báo cáo này nhà quản trị có thể nắm được những khách hàng nào là khách hàng tiềm năng, mặt hàng nào bán chạy… Để điều chỉnh nhập-xả hàng, cũng như lên kế hoạch xây dựng chính sách ưu đãi chăm sóc khách hàng.

Mặt khác, với sự tiện lợi của một phần mềm quản lý bán hàng trực tuyến, nhà quản trị có thể theo dõi và nắm bắt tình hình của cửa hàng dù đang ở bất cứ đâu.

Có thể nói, lựa chọn phần mềm Niềm Tin doanh nghiệp sẽ gạt bỏ nỗi lo về việc làm sao để quản lý khách hàng tốt nhất.

Tạm kết

Qua nội dung bài viết trên, chúng tôi đã giải đáp vấn đề làm sao để quản lý khách hàng tốt nhất. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ hữu ích với bạn, giúp doanh nghiệp của bạn quản lý thông tin khách hàng hiệu quả hơn.