Có nên quản lý hóa đơn bằng Excel?

30/06/2023

Quản lý hóa đơn bằng Excel là phương án được nhiều chủ cửa hàng lựa chọn, bởi sự chính xác và tiết kiệm chi phí đầu tư. Tuy nhiên, phương pháp này cũng tồn tại nhiều hạn chế, dẫn đến nhiều sự bất tiện cho người dùng. Hãy cùng Niềm Tin tìm hiểu lý do vì sao không nên quản lý hóa đơn bán hàng bằng Excel qua bài viết dưới đây nhé.

Lý do không nên quản lý hóa đơn bằng Excel

Quản lý hóa đơn bằng Excel giúp việc kiểm soát hóa đơn của cửa hàng diễn ra hiệu quả hơn. Tuy nhiên, phương pháp này cũng ẩn chứa nhiều hạn chế gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng như:

Excel không đảm bảo tính linh hoạt

Excel được xây dựng nhằm hỗ trợ cho hoạt động kế toán hay lập các báo cáo doanh thu, chứ không được thiết kế đặc biệt cho việc quản lý hóa đơn. Do đó, bạn phải tự xây dựng các công thức, mẫu và công cụ để thực hiện các chức năng cần thiết. Điều này có thể làm tăng khối lượng công việc và đòi hỏi người dùng phải có kiến thức sâu về Excel.

Dễ xảy ra lỗi

Khi cần phải quản lý một số lượng lớn hóa đơn, việc nhập liệu và tính toán trên Excel rất dễ xảy ra sai sót. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra sự mất mát tài chính hoặc làm mất một hóa đơn quan trọng.

Không có tính bảo mật

Quản lý hóa đơn bằng Excel tức là bạn sẽ phải nhập liệu và lưu trữ trên máy tính chung của cửa hàng. Việc này có thể phát sinh một số rủi ro như việc mất dữ liệu, truy cập trái phép hoặc không kiểm soát được nhân viên nhập liệu.

Chỉ phù hợp với cửa hàng quy mô nhỏ

Việc phải quản lý hàng nghìn hoặc hàng trăm hóa đơn trong Excel sẽ rất tốn thời gian, công sức, cũng như không đảm bảo tính chính xác. Vì dùng Excel người dùng cần phải thao tác thủ công để nhập và cập nhật dữ liệu.

Để quản lý hóa đơn hiệu quả, cửa hàng cần có một giải pháp quản lý hóa đơn tự động hóa quá trình nhập liệu và tính toán.

Quản lý hóa đơn nhanh chóng, chính xác bằng phần mềm bán hàng

Một trong những giải pháp hoàn hảo có thể thay thế cho file Excel chính là phần mềm quản lý bán hàng. Những tính năng thông minh của phần mềm này không chỉ giúp việc quản lý hóa đơn nhanh chóng, chính xác hơn mà còn hỗ trợ cho chủ cửa hàng thuận tiện trong nhiều hoạt động khác.

Trong đó, phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin là một phần mềm quản lý bán hàng sở hữu nhiều tính năng nổi bật được nhiều chủ kinh doanh lựa chọn sử dụng.

Kiểm tra hóa đơn dễ dàng

Ngay khi đơn bán được khởi tạo thành công, hóa đơn cũng được lưu trữ trên hệ thống. Hóa đơn sẽ được sắp xếp trong danh sách đơn hàng. Muốn biết thông tin hóa đơn của đơn hàng nào người dùng chỉ cần sử dụng bộ lọc tìm kiếm. Sau đó click vào mã đơn bán là hóa đơn sẽ được hiển thị ngay lập tức.

Xuất in hóa đơn nhanh chóng

Phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin hỗ trợ người dùng xuất hóa đơn theo định dạng file Word và Excel. Khi cần người dùng có thể xuất in hóa đơn bất cứ lúc nào.

Quản lý hóa đơn không giới hạn

Vì phần mềm bán hàng Niềm Tin ứng dụng công nghệ điện toán đám mây nên người dùng có thể lưu trữ hóa đơn mà không lo bị giới hạn dung lượng.

Một số tính năng khác của Niềm Tin

Ngoài các tính năng trên, phần mềm Niềm Tin còn cung cấp các tính năng khác như:

Quản lý hàng hóa

Niềm Tin hỗ trợ người dùng có thể cập nhật thông tin hàng hóa một cách dễ dàng, cũng như điều chỉnh mức giá bán cho các mặt hàng. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ khâu kiểm kho nhanh chóng, giảm thiểu tỷ lệ rủi ro thất thoát cho cửa hàng.

Quản lý thông tin khách hàng/nhà cung cấp

Phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin hỗ trợ chủ cửa hàng lưu trữ và quản lý được thông tin của khách hàng/nhà cung cấp. Chủ cửa hàng sẽ biết được ai là khách tiềm năng, khách lâu lăm, công nợ hiện tại, loại khách và khu vực… Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ có được kế hoạch kinh doanh và có được những chương trình ưu đãi phù hợp với từng nhóm.

Quản lý chi tiết các giao dịch

Mọi hoạt động đặt hàng, bán hàng, trả hàng… đều sẽ được hệ thống tự động ghi lại một cách chi tiết trên hệ thống của phần mềm. Những thông tin này sẽ giúp cửa hàng giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót trong hoạt động kinh doanh.

Quản lý thu chi

Người dùng có thể dễ dàng lập phiếu thu/chi ứng với từng giao dịch phát sinh. Việc này sẽ giúp chủ cửa hàng sẽ chủ động hơn trong việc kiểm soát dòng tiền, đồng thời hạn chế tình trạng vượt mức thu chi.

Quản lý hóa đơn bằng Excel, bên cạnh những ưu điểm thì phương pháp này cũng tồn tại với nhiều hạn chế khiến chủ cửa hàng gặp bất tiện trong quá trình quản lý. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ là một giải pháp tuyệt vời dành cho công việc quản lý hóa đơn tại cửa hàng. Hãy liên hệ ngay đến hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932 để được tư vấn cụ thể hơn về phần mềm nhé.