Cách làm báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày

17/04/2023

Báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày là một trong những cách giúp doanh nghiệp quản lý kho, kiểm soát hàng hóa hiệu quả, chặt chẽ nhất hiện nay. Hãy cùng Niềm Tin tìm hiểu cách làm báo cáo nhập xuất tồn kho và giải pháp quản lý kho chính xác qua bài viết sau đây nhé.

Báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa là gì?

Báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa là báo cáo dùng để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn đầu kỳ và cuối kỳ của vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Theo dõi báo cáo này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và nắm được tình hình số lượng hàng hóa tồn và nhập mới ngay trong ngày.
>>> XEM THÊM: Báo cáo tồn kho là gì? Cách làm báo cáo tồn kho chi tiết nhất

Những thông tin cơ bản trong báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày

Báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các số liệu cơ bản như:

- Tên hàng hóa.

- Mã hàng hóa.

- Số lượng tồn kho đầu ngày: Số lượng hàng hóa tồn từ ngày hôm trước.

- Số lượng hàng hóa nhập kho trong ngày.

- Số lượng hàng hóa xuất kho trong ngày.

- Số lượng hàng hóa tồn kho cuối ngày: Số lượng hàng hóa tồn kho cuối ngày sẽ bằng tổng số lượng hàng tồn kho đầu kỳ và lượng hàng nhập kho trong ngày trừ đi số lượng hàng hóa đã xuất kho.

Trên đây là những thông tin cần có khi tạo báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa bằng Excel.
>>> Tải mẫu báo cáo tồn kho MIỄN PHÍ

Mẫu báo cáo xuất nhập tồn trên Excel

Dưới đây là mẫu báo cáo xuất nhập tồn trên Excel mà bạn có thể tham khảo:

>>> Tải mẫu báo cáo tồn kho miễn phí: TẠI ĐÂY!

Những rủi ro khi làm báo cáo xuất nhập tồn bằng Excel

Quản lý xuất nhập tồn kho hàng hóa bằng Excel là một phương pháp quản lý kho được khá nhiều chủ cửa hàng, doanh nghiệp ưa chuộng. Phương pháp này khá đơn giản và dễ sử dụng nhưng nó cũng tiềm ẩn nhiều hạn chế, khiến công việc quản lý kho trở nên bất tiện và khó khăn.

Nhập liệu thủ công, mất thời gian, công sức, dễ sai sót

Quản lý nhập xuất tồn hàng hóa bằng Excel, nhân viên kho sẽ phải nhập liệu thủ công toàn bộ số liệu trên file. Việc này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn, đặc biệt là khi doanh nghiệp có số lượng hàng hóa khổng lồ.

Một khi xảy ra sai sót có thể làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống, làm gián đoạn công việc của bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó, cách nhập liệu này cũng rất mất thời gian, gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp, làm giảm hiệu suất làm việc

Tính bảo mật kém

Khi quản lý bằng Excel, toàn bộ dữ liệu đều được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu một cách chặt chẽ. Hơn nữa, trong trường hợp máy tính gặp trục trặc (nhiễm virus, hỏng…) hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra.

Bên cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác, do đó chủ cửa hàng sẽ rất khó để tra cứu và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
Những rủi ro khi làm báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa

Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn

Quản lý kho bằng file Excel, thông tin sẽ không được lưu trữ thống nhất trên một file. Vì vậy, việc quản lý công nợ với nhà cung cấp cũng khó khăn hơn, rất dễ xảy ra nhầm lẫn. Tình trạng thiếu sót hay nhầm lẫn số liệu có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.

Số liệu không được cập nhật liên tục với các bộ phận khác

Tuy dùng file Excel quản lý kho khá đơn giản nhưng nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận liên quan khác. Khi hàng hóa trong kho có sự thay đổi, nhân viên kho sẽ phải thực hiện kiểm kho thì mới có thể xác định được số lượng chính xác để báo cáo cho các bộ phận khác. Do vậy, công việc bán hàng cũng sẽ ảnh hưởng vì không được cập nhật thông tin kịp thời.

Excel không có chức năng báo cáo kinh doanh

Sử dụng Excel quản lý xuất nhập tồn kho, người dùng chỉ có thể xem một số biểu đồ, bảng tính đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Chủ cửa hàng sẽ không theo dõi được tổng quan tình hình kinh doanh qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây cũng chính là một hạn chế lớn của Excel khi không thể giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện kho hàng hóa.
>>> XEM THÊM: Quy trình quản lý nhập kho là gì? Giải pháp quản lý kho thông minh

Quản lý kho toàn diện, hiệu quả bằng phần mềm quản lý kho Niềm Tin

Khác với Excel, phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin cung cấp rất nhiều tính năng hỗ trợ quản lý kho hữu ích. Công việc quản lý kho với Niềm Tin sẽ trở nên đơn giản và khắc phục được những rủi ro khi sử dụng Excel quản lý kho miễn phí.

Kiểm soát hàng tồn kho theo thời gian thực

Với phần mềm quản lý kho Niềm Tin, bạn chỉ cần nhập thông tin hàng hóa, sản phẩm một lần duy nhất. Sau đó, mỗi giao dịch phát sinh với hàng hóa, sản phẩm đó hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin ngay lập tức. Nhờ đó, bạn sẽ không cần mất thời gian, công sức cho việc nhập liệu nhiều lần, hạn chế tối đã những sai sót có thể xảy ra.

Đồng bộ dữ liệu các bộ phận trên cùng một hệ thống

Phần mềm quản lý bán hàng - sản xuất Niềm Tin hỗ trợ quản lý tổng thể cho doanh nghiệp. Không chỉ quản lý kho hiệu quả, phần mềm còn tích hợp các chức năng khác như: Quản lý bán hàng/Nhập hàng/Trả hàng; Quản lý khách hàng/Sản phẩm; Quản lý sản xuất; Quản lý nhân viên; Kế toán; Báo cáo.

Nhờ đó, khi có sự thay đổi về số lượng hàng hóa hệ thống sẽ tự động đồng bộ thông tin cho các bộ phận khác một cách chính xác và nhanh chóng. Giúp nâng cao hiệu suất bán hàng, sản xuất, khả năng dự đoán được lượng hàng hóa cần nhập chính xác, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng vốn cho doanh nghiệp.

Cung cấp hệ thống báo cáo đầy đủ, rõ ràng, trực quan

Dựa vào dữ liệu hàng hóa xuất nhập, phần mềm Niềm Tin sẽ tự động tổng kết cho nhà quản trị hệ thống báo cáo chính xác và dễ hiệu. Từ đó, người dùng sẽ không cần mất thời gian tính toán mà vẫn có được những báo cáo với đầy đủ thông tin, rõ ràng và trực quan nhất. Giúp việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa, cũng như công việc kinh doanh cũng trở nên suôn sẻ và thuận lợi hơn.

Truy cập quản lý mọi lúc mọi nơi

Phần mềm Niềm Tin giúp chủ kinh doanh có thể “chủ động” hơn trong việc theo dõi và kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Dù chủ cửa hàng thường xuyên phải vắng mặt tại công ty hay có nhiều chi nhánh cửa hàng, thì phần mềm Niềm Tin vẫn có thể giúp bạn dễ dàng quản lý.

Chỉ cần bạn có một chiếc máy tính, hoặc laptop, hoặc điện thoại, hoặc máy tính bảng… Là bạn đã có thể truy cập vào phần mềm và nắm được mọi thông tin của cửa hàng. Không cần mất công đến từng cửa hàng, kho để thu thập số liệu mỗi ngày, không cần phải chờ nhân viên làm báo cáo mới có thể biết. Phần mềm quản lý bán hàng - kho Niềm Tin sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả và tiện lợi nhất.

Với những tiện ích mà phần mềm Niềm Tin mang lại, có thể thấy đây chính là giải pháp hoàn hảo nhất cho doanh nghiệp. Giúp quản lý kho, bán hàng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Mọi thông tin cần tư vấn về phần mềm quản lý kho Niềm Tin, bạn hãy liên hệ đến số hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932. Đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm, am hiểu phần mềm sẽ hỗ trợ giải đáp cho bạn mọi thắc mắc liên quan một cách tận tình và chi tiết nhất.

Qua bài viết trên đây, chúng tôi đã chia sẻ cho bạn về báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày và giải pháp quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp. Hy vọng nội dung mà chúng tôi chia sẻ trong bài viết này sẽ hữu ích với bạn. Chúc doanh nghiệp bạn kinh doanh thành đạt!