8 CÁCH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

10/05/2023

Quản lý hàng tồn kho là nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Biết cách quản lý hàng hóa tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí. Vậy làm sao để quản lý hàng tồn kho hiệu quả? Hãy cùng Niềm Tin tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết sau đây nhé!
​

Lợi ích khi có biết cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Khi doanh nghiệp biết cách quản lý hàng tồn kho sẽ mang lại những lợi ích như:

Tránh thất thoát hàng hóa

Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những thất thoát về tài sản, hàng hóa bị hỏng hóc mất giá trị khó thu hồi vốn.

Tiết kiệm chi phí

Quản lý tồn kho đúng cách sẽ giúp bạn tiết kiệm được những khoản chi phí như:

Chi phí nguyên vật liệu, vật tư

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày có nguy cơ bị hỏng hóc, hao mòn hoặc hết hạn sử dụng… dẫn đến tình trạng chất lượng hàng hóa không còn được đảm bảo, thậm chí phải tiêu hủy, vứt bỏ. Do đó, nếu quản lý hàng hóa chặt chẽ, cập nhật dữ liệu liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

Chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho thường không cố định mà sẽ phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa lưu kho. Số lượng hàng hóa tồn kho càng nhiều doanh nghiệp sẽ càng cần phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho và các chi phí phát sinh như điện, nước, nhân công… dẫn đến chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cần có biện pháp giải phóng và lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời.

>>> Tìm hiểu thêm: Chi phí tồn kho là gì? Giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả

Kiểm soát lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả

Biết cách quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định chi phí nhập hàng hợp lý hơn.

Tăng doanh thu bán hàng

Quản lý hàng hóa tồn kho đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp xác định được rõ tình trạng hàng hóa và nhu cầu đối với từng mặt hàng. Từ đó, có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng tồn kho lâu, số lượng nhiều để giải phóng kho, thu hồi vốn. Như vậy, sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được doanh thu và lợi nhuận hiệu quả.

Tăng hiệu quả vốn lưu động

Hàng hóa trong kho là một trong những yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giúp doanh nghiệp giảm được lượng vốn lưu động và rút ngắn thời gian quay vòng vốn.

Những cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả tốt nhất

Dưới đây là một số cách quản lý hàng tồn kho mà bạn có thể tham khảo:

Thiết lập mức tồn kho tối thiểu

Việc thiết lập các cấp tồn kho cho các mặt hàng trong kho sẽ giúp quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn. Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa tối thiểu phải có sẵn trong kho mọi lúc. Khi hàng tồn kho của doanh nghiệp giảm xuống dưới mức quy định chính là thời điểm cần nhập bổ sung hàng hóa.

Thiết lập định mức tồn kho tối thiểu sẽ giúp bạn hệ thống hóa quy trình đặt hàng, giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng, cho phép nhân viên của bạn đưa ra quyết định thay cho bạn.

Tuy nhiên, mức tồn kho tối thiểu sẽ thay đổi theo thời gian. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra lại và cân nhắc một vài lần trong năm để xác định mức tồn kho phù hợp với từng thời điểm.

Nhập trước xuất trước (FIFO)

Đây là một nguyên tắc quản lý kho quan trọng được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Quản lý theo nguyên tắc này nghĩa là hàng tồn kho cũ nhất của bạn (nhập trước) phải được bán trước (xuất trước), chứ không phải hàng hóa mới nhập về. Điều này giúp bạn tránh được những tổn thất không đáng có.

Để quản lý kho theo phương pháp này bạn sẽ cần một nhà kho có tổ chức. Bạn sẽ thêm các sản phẩm mới từ phía sau hay nói cách khác là bạn cần đảm bảo sản phẩm cũ được đẩy về phía trước.

Lên kế hoạch dự phòng

Quản lý hàng hóa tồn kho là công việc khá phức tạp, có rất nhiều vấn đề có thể xảy ra. Những vấn đề đó có thể làm tê liệt các doanh nghiệp chưa có kế hoạch dự bị. Một số trường hợp cụ thể như:

- Doanh số của doanh nghiệp tăng đột biến, doanh nghiệp bán quá mức hàng hóa trong kho.

- Doanh nghiệp rơi vào tình trạng thiếu dòng tiền và không thể thanh toán cho sản phẩm doanh nghiệp đang rất cần.

- Kho hàng không có đủ chỗ để tăng doanh số theo mùa của doanh nghiệp;

- Sai sót trong việc tính toán số lượng hàng hóa tồn kho, doanh nghiệp có ít sản phẩm hơn so với tính toán.

- Hàng hóa tồn lâu chiếm hết không gian lưu kho của doanh nghiệp.

- Nhà sản xuất hết sản phẩm mà doanh nghiệp đang cần, doanh nghiệp cần có đơn đặt hàng thế chỗ;

- Nhà sản xuất đã ngừng sản xuất sản phẩm mà doanh nghiệp đang bán mà không được ra cảnh báo trước.

Kiểm kho định kỳ

Việc kiểm kho định kỳ rất quan trọng. Doanh nghiệp sẽ dựa vào phần mềm và báo cáo kho để biết được tình hình hàng hóa trong kho. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải đảm đảm các số liệu kế toán và thực tế khớp với nhau.

Phương pháp Dropshipping

Dropshipping được biết đến là một phương thức thực hiện bán lẻ. Doanh nghiệp sẽ không giữ các sản phẩm mà họ bán trong kho. Khi một nhà bán lẻ dropshipping bán một sản phẩm, họ sẽ mua sản phẩm đó trực tiếp từ một bên thứ ba (nhà sản xuất, nhà bán buôn hoặc một nhà bán lẻ khác) giao sản phẩm đó trực tiếp cho khách hàng.

Với phương pháp quản lý tồn kho Dropshipping, bạn sẽ không phải tự giao hàng và chăm sóc khách hàng nữa, vì người khác sẽ làm thay bạn. Về cơ bản, bạn sẽ loại bỏ hoàn toàn nghĩa vụ quản lý hàng tồn kho khỏi doanh nghiệp của bạn.

Niềm Tin - Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho chặt chẽ

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin cho phép người dùng thiết lập hạn mức tồn kho tối thiểu cho từng mặt hàng trong kho. Khi có mặt hàng thấp hơn định mức tối thiểu, hệ thống sẽ có cảnh báo tức thời đến người dùng. Từ đó, bạn sẽ biết mặt hàng nào cần nhập thêm để tránh làm gián đoạn hoạt động sản xuất - bán hàng.

Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể theo dõi được ngày nhập của từng lô hàng hóa để biết được mặt hàng nào tồn kho lâu, có số lượng lớn. Nhờ đó kịp thời lên phương án xả hàng, chương trình ưu đãi để thu hồi vốn nhanh chóng. Tránh xảy ra tình trạng hàng hóa lỗi thời, mất giá trị làm doanh nghiệp tổn thất.

Với phần mềm Niềm Tin việc quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. Hãy liên hệ ngay đến hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932 để được tư vấn chi tiết hơn về giải pháp quản lý kho phù hợp cho doanh nghiệp của bạn nhé.

Qua bài viết về cách quản lý hàng tồn kho mà chúng tôi chia sẻ trên đây. Hy vọng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích giúp bạn có được phương pháp quản lý kho hiệu quả hơn. Trải nghiệm phần mềm quản lý kho Niềm Tin ngay để tối ưu công việc quản lý kho tốt nhất nhé.