Lợi ích và rủi ro khi quản lý kho bằng Excel

10/05/2024

Quản lý kho hàng hiệu quả là điều cần thiết giúp chủ cửa hàng và đơn vị sản xuất chủ động trong việc tối ưu chuỗi cung ứng và phân phối. Điều này đặc biệt đúng trong lĩnh vực tôn sắt thép. Hiện nay rất nhiều chủ cửa hàng sử dụng Excel để quản lý kho, nhưng liệu việc sử dụng bảng tính có đủ để quản lý cửa hàng và doanh nghiệp một cách hiệu quả?

Để xem xét và đánh giá những lợi ích và rủi ro khi quản lý kho bằng Excel, bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây của Niềm Tin.

Lợi ích của việc quản lý kho bằng Excel

Nhờ giao diện đơn giản và quen thuộc mà Excel trở thành lựa chọn hàng đầu cho nhiều chủ cửa hàng và các đơn vị sản xuất tôn sắt thép để quản lý kho hàng và các hoạt động kinh doanh của mình. Trong quản lý kho hàng, Excel có thể được sử dụng để quản lý hàng tồn kho, xuất nhập hàng,....

Phân loại các sản phẩm: Bao gồm tham chiếu SKU, tên sản phẩm, mô tả, giá mỗi đơn vị và các dữ liệu khác như nhà cung cấp,....

Theo dõi hàng tồn kho: Nhập và cập nhật thủ công các mặt hàng nhập và xuất.

Cơ sở dữ liệu khách hàng: Với tên đầy đủ, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ thanh toán và giao hàng.

=>>>Xem thêm: Có nên quản lý nhập kho bằng Excel miễn phí không?

Rủi ro và hạn chế khi quản lý kho bằng Excel

Mặc dù việc quản lý kho bằng Excel có nhiều ưu điểm như đơn giản, dễ sử dụng, và đặc biệt là không đòi hỏi chuyên sâu về mặt công nghệ. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có nhiều rủi ro liên quan khi sử dụng Excel để quản lý kho.

Khó khăn trong việc xử lý lượng lớn dữ liệu

Một trong những hạn chế lớn nhất khi quản lý kho bằng Excel là khó khăn trong việc xử lý các tập dữ liệu lớn và tính toán bằng các công thức tính phức tạp. Nhất là khi chuỗi cung ứng ngày càng lớn và phức tạp, việc xử lý và quản lý kho bằng Excel có thể dễ xảy ra những sai sót.

Thiếu dữ liệu trong thời gian thực

Khi quản lý kho bằng Excel đồng nghĩa với việc các chủ cửa hàng và bộ phận kho của doanh nghiệp sẽ phải cập nhật dữ liệu theo cách thủ công. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ và thiếu chính xác trong việc thu thập thông tin trong thời gian thực từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như nhà cung cấp, khách hàng hoặc hệ thống sản xuất. Trong lĩnh vực quản lý bán hàng tôn sắt thép, các dữ liệu không được cập nhật kịp thời có thể dẫn đến một loạt các vấn đề như thiếu hàng, thất thoát hàng hóa,....

Khó kiểm soát hàng hóa

Với các doanh nghiệp hoặc các cơ sở sản xuất có nhiều nhân viên kho tham gia quản lý kho hàng trên file Excel, việc duy trì kiểm soát số lượng hàng hóa và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu có thể là một thách thức. Hơn nữa việc chia sẻ và cộng tác trên cùng một bảng tính khiến người quản lý sẽ khó theo dõi các thay đổi.

Dễ xảy ra lỗi

Một nhược điểm khác khi sử dụng Excel quản lý kho hàng là dễ xảy ra lỗi (có thể là sai công thức tính hoặc vô tình xóa mất dữ liệu,...). Dù chỉ một lỗi trong bảng tính cũng có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng liên quan đến toàn bộ chuỗi cung ứng, dẫn đến chênh lệch hàng tồn kho, trì hoãn sản xuất hoặc dự báo nhu cầu không chính xác.

Thiếu khả năng phân tích nâng cao

Excel bị hạn chế về mặt phân tích thống kê nâng cao, lập mô hình dự đoán và các thuật toán tối ưu hóa quan trọng để lập kế hoạch chuỗi cung ứng hiệu quả. Các công cụ và phần mềm quản lý kho hàng như phần mềm Niềm Tin được phát triển giúp hỗ trợ tối ưu mức tồn kho, lịch trình sản xuất và nhiều tác vụ khác.

Bảo mật và toàn vẹn dữ liệu

Các file Excel dễ dàng bị sao chép, sửa đổi hoặc chia sẻ và khó kiểm soát dữ liệu, điều này có thể gây ra những rủi ro liên quan đến độ bảo mật và tính toàn vẹn dữ liệu. Dữ liệu chuỗi cung ứng, chẳng hạn như giá bán, thông tin khách hàng hoặc tồn kho, cần được bảo vệ để ngăn chặn truy cập trái phép hoặc vi phạm dữ liệu.

Quản lý kho hàng chuyên nghiệp và toàn diện với phần mềm Niềm Tin

Để giảm thiểu những hạn chế và rủi ro khi quản lý kho hàng bằng Excel, các chủ cửa hàng và đơn vị sản xuất có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tôn sắt thép Niềm Tin chuyên dụng. Phần mềm của Niềm Tin cung cấp khả năng tích hợp dữ liệu theo thời gian thực, khả năng cộng tác, phân tích nâng cao và khả năng mở rộng để xử lý các yêu cầu lập kế hoạch và quản lý kho phức tạp một cách hiệu quả.

Với phần mềm Niềm Tin, các chủ cửa hàng và doanh nghiệp có thể duy trì số lượng hàng tồn kho một cách chính xác và quản lý mọi hoạt động của kho. Các tính năng chính của phần mềm bao gồm: chuyển kho linh hoạt, báo cáo xuất nhập tồn, báo cáo sản xuất, tồn kho theo cuộn/mã cuộn, định mức tồn kho và nhiều chức năng khác.

Ngoài ra chức năng cảnh báo giúp chủ cửa hàng và doanh nghiệp có thể biết được chính xác tồn kho hoặc các sản phẩm dưới mức tồn kho để kịp thời nhập thêm sản phẩm. Chủ động bổ sung hàng tồn kho sẽ giúp tránh xảy ra tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức.

Bên cạnh đó tính linh hoạt của phần mềm quản lý bán hàng tôn sắt thép Niềm Tin đảm bảo khách hàng có thể điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của mình khi mở rộng hoặc phát triển doanh nghiệp.

Thay vì sử dụng Excel để quản lý kho hàng vừa mất nhiều thời gian và xảy ra nhiều rủi ro. Mở rộng quy mô kinh doanh, quản lý kho hiệu quả và chuyên nghiệp hơn với phần mềm Niềm Tin ngay hôm nay. Liên hệ với chúng tôi theo số Hotline: 032.8666.932 để được tư vấn thêm thông tin.