Có nên quản lý công nợ bằng Excel?

14/05/2024

Việc quản lý công nợ bằng Excel có nhiều ưu điểm như miễn phí, dễ thao tác, giao diện đơn giản và quen thuộc và phù hợp với mọi quy mô kinh doanh. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là liệu quản lý công nợ bằng Excel có thực sự hiệu quả và có nên quản lý công nợ bằng Excel?

Hiểu rõ hơn về quản lý công nợ bằng Excel

Quản lý công nợ bằng file Excel là phương pháp để theo dõi và kiểm soát tình trạng công nợ của khách hàng hoặc nhà cung cấp thông qua file dữ liệu Excel. Các chủ cửa hàng hoặc nhà sản xuất có thể nhập thông tin trực tiếp vào file Excel này để quản lý công nợ một cách chi tiết và nhanh chóng.

Quản lý công nợ bao gồm 2 loại chính: công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp. Trong đó:

Công nợ khách hàng: Là số tiền mà chủ cửa hàng/nhà sản xuất phải thu từ các giao dịch mua hàng. Ví dụ, khi một khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán, số tiền đó sẽ được ghi nhận là công nợ phải thu.

Công nợ nhà cung cấp: Là số tiền mà chủ cửa hàng/nhà sản xuất phải trả khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Nếu không thanh toán ngay, các khoản này sẽ được ghi nhận là công nợ phải trả.

Xem thêm: Quản lý công nợ là gì? Giải pháp quản lý công nợ hiệu quả

Lợi ích của việc quản lý công nợ bằng Excel

Như Niềm Tin đã đề cập ở trên, việc quản lý công nợ bằng Excel có nhiều ưu điểm và lợi ích:

Miễn phí: So với các phần mềm quản lý công nợ thì Excel có ưu điểm là hoàn toàn miễn phí và không đòi hỏi nhiều kỹ năng liên quan đến công nghệ. Đây cũng là lý do vì sao mà Excel được sử dụng rộng rãi trong quản lý công nợ cũng như quản lý khách hàng.

Dễ dàng phân loại dữ liệu: Bản chất Excel là dạng bảng tính nên người dùng có thể dễ dàng phân loại dữ liệu bằng cách chia thành các cột với các dữ liệu rõ ràng. Thậm chí có thể tùy chỉnh các mẫu dựa trên thông tin cần kiểm soát như tên khách hàng, công nợ, ngày/tháng và nhiều dữ liệu khác.

Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng: Mặt khác, việc tìm kiếm dữ liệu trên file Excel cũng đơn giản và dễ dàng hơn. Người dùng chỉ cần nhập dữ liệu truy xuất theo dữ liệu như ngày/tháng, tên khách hàng/nhà cung cấp,....

Có nên quản lý công nợ bằng Excel?

Với nhiều ưu điểm và lợi ích ở trên, nhưng liệu việc sử dụng Excel để quản lý công nợ liệu có cho hiệu quả thực sự và có nên quản lý công nợ bằng Excel?

Không thể phủ nhật tính linh hoạt, đơn giản và dễ sử dụng của bảng tính Excel. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm mà giải pháp này mang lại vẫn còn tiềm ẩn nhiều rủi ro và chi phí liên quan như:

- Dễ mắc sai sót, nhất là với các công thức tính phức tạp dẫn đến sai số trong quá trình tính toán.

- Rủi ro liên quan đến tính bảo mật, dữ liệu có thể bị xóa.

- Gần như khó tích hợp với các phần mềm khác.

- Dữ liệu không được cập nhật trong thời gian thực.

- Không thể xử lý khối lượng dữ liệu lớn.

Giải pháp quản lý công nợ tối ưu và toàn diện

Phần mềm Niềm Tin được thiết kế để giúp chủ cửa hàng/nhà sản xuất khắc phục những khó khăn trong việc quản lý công nợ. Phần mềm giúp giảm chi phí hoạt động và đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt hơn bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc và cho phép khách hàng điều chỉnh công nợ, báo cáo công nợ khách hàng hoặc báo cáo công nợ nhà sản xuất,...

Điểm đặc biệt là phần mềm Niềm Tin có thể được mở rộng chức năng cới các tính năng phục vụ của khách hàng. Phần mềm hoàn toàn có thể tùy chỉnh về chức năng và thiết kế cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của khách.

Với phần mềm quản lý bán hàng tôn sắt thép Niềm Tin, khách hàng có thể liên hệ với bạn 24/7, truy cập và quản lý tất cả các khoản nợ của họ, thực hiện thanh toán trực tuyến trên bảng điều khiển với giao diện thân thiện với người dùng.

Thay vì quản lý công nợ bằng Excel, phần mềm Niềm Tin sẽ giúp quy trình làm việc của bạn trôi chảy hơn và tiết kiệm chi phí hơn cũng như cải thiện dịch vụ khách hàng. Liên hệ với chúng tôi theo số Hotline: 032.8666.932 để được tư vấn thêm thông tin.