QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG CƠ BẢN

08/07/2023

Quản lý hóa đơn đóng vai trò khá quan trọng trong hoạt động kinh doanh nói chung. Một quy trình chuẩn sẽ giúp việc quản lý trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Vậy quy trình quản lý hóa đơn bao gồm những bước nào? Hãy cùng chúng tôi theo dõi bài viết sau đây để tìm hiểu nhé.

Vai trò của việc quản lý hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng được xem là một chứng từ thương mại. Bên cạnh đó, nó cũng là chứng từ kế toán hoặc chứng từ thuế. Chính vì vậy, hóa đơn bán hàng đóng vai trò rất quan trọng cả về phương diện quản lý tài chính, lẫn phương diện quản lý kế toán thuế của tổ chức, doanh nghiệp.

Khi quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như:

- Tiết kiệm nguồn lực (thời gian, chi phí và nhân lực) cho doanh nghiệp.

- Giúp quá trình tra cứu và đối soát hóa đơn, dữ liệu được diễn ra nhanh chóng, dễ dàng.

- Đảm bảo tính minh bạch cho doanh nghiệp.

- Dự trù được các rủi ro về mặt pháp lý liên quan đến giao dịch tài chính của doanh nghiệp.

>>> Tìm hiểu thêm: Có nên quản lý hóa đơn bằng Excel không?

Quy trình quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả

Để quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả, cửa hàng cần có một quy trình quản lý đảm bảo tính chính xác trong từng công đoạn, cũng như cần có sự phối hợp giữa các vị trí với nhau. Dưới đây là một quy trình quản lý hóa đơn mà các cửa hàng có thể tham khảo:

- Khởi tạo hóa đơn: Ngay khi hoạt động bán hàng diễn ra, hóa đơn cũng sẽ được khởi tạo với các thông tin cần thiết về khách hàng cũng như đơn hàng.

- Điều chỉnh thông tin và xuất hóa đơn: Sau khi tạo hóa đơn, nhân viên bán hàng cần thực hiện chỉnh sửa một số thông tin trên hóa đơn để khớp với hợp đồng hoặc theo yêu cầu của khách hàng; Tiếp đó, in hóa đơn xuất cho khách hàng.

- Lưu trữ hóa đơn: Sau khi lên đơn bán thành công, thông tin hóa đơn sẽ được lưu trữ lại nhằm theo dõi tình hình bán hàng của cửa hàng. Đây cũng là cơ sở để chủ cửa hàng nắm được tình hình hoạt động kinh doanh một cách chính xác và hiệu quả.

- Lập báo cáo hóa đơn: Để đánh giá được hoạt động kinh doanh của cửa hàng, cũng như kịp thời xử lý các vấn đề khi có sự cố phát sinh (chênh lệch trong thu, chi, tranh chấp hợp đồng mua bán…), chủ cửa hàng cần lập báo cáo hóa đơn định kỳ (theo tuần, tháng, năm).

Trên đây là quy trình quản lý hóa đơn bán hàng cơ bản mà các chủ kinh doanh có thể tham khảo và áp dụng cho cửa hàng của mình. Ngoài ra, dưới đây chúng tôi sẽ bật mí cho bạn một giải pháp quản lý hóa đơn vô cùng hiệu quả, tiện lợi và nhanh chóng. Tìm hiểu ngay nhé!

Quản lý hóa đơn bán hàng chính xác, nhanh chóng cùng phần mềm bán hàng Niềm Tin

Nếu bạn cảm thấy quy trình quản lý hóa đơn bán hàng phía trên phức tạp và mất thời gian. Và bạn cũng mệt mỏi khi phải quản lý hàng tá giấy tờ, sổ sách hàng thì đây cũng là lúc bạn cần có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý.

Phần mềm quản lý bán hàng Niềm Tin sẽ là giải pháp tuyệt vời, tiện ích nhất cho bạn.

Phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng sản xuất theo một quy trình khép kín. Tích hợp các phân hệ quản lý như: quản lý bán hàng; quản lý nhập hàng; quản lý kho; quản lý khách hàng; quản lý giao nhận; quản lý trả hàng; quản lý sản xuất; kế toán… trên cùng một hệ thống. Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm soát hoạt động kinh doanh.

Riêng phân hệ quản lý bán hàng, hệ thống quản lý danh sách các đơn hàng bán cùng hóa đơn bán hàng; danh sách báo giá; danh sách đơn hàng đã xóa và cung cấp hệ thống báo cáo bán hàng đầy đủ như: báo cáo bán hàng hàng ngày, báo cáo bán hàng theo kiểu gia công.

Hóa đơn bán hàng của Niềm Tin sẽ hiển thị các thông tin bao gồm: thông tin khách hàng; thông tin sản phẩm; thời gian tạo đơn; mã đơn hàng; tổng giá trị đơn hàng; nợ cũ; số tiền khách đã thanh toán; số tiền khách còn nợ; người nhận hàng; người giao hàng; thủ kho; kế toán bán hàng.

Khi người dùng muốn thêm mới mẫu hóa đơn bán hàng, bạn cũng có thể thực hiện một cách dễ dàng.

Bên cạnh đó, tính năng quản lý đơn hàng đã xóa giúp bạn truy vết những đơn hàng đã xóa. Hạn chế tình trạng xóa nhầm hoặc nhân viên gian lận, tránh thất thoát.

Với phần mềm Niềm Tin việc quản lý bán hàng sẽ trở nên chuyên nghiệp và trơn tru hơn rất nhiều. Phần mềm cũng giúp bạn quản lý hóa đơn bán hàng chặt chẽ, hạn chế sai sót, tránh thất thoát. Hãy đăng ký dùng thử phần mềm ngay hôm nay để quản lý kinh doanh tốt hơn.

Để được tư vấn chi tiết về giải pháp quản lý bán hàng, cũng như quản lý hóa đơn bán hàng chặt chẽ. Quý khách vui lòng liên hệ cho chúng tôi theo số hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932. Đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm sẽ giải đáp mọi thắc mắc liên quan một cách chu đáo và nhiệt tình nhất.