Phần mềm quản lý công nợ khách hàng chính xác nhất

07/01/2025

1. Hạn chế khi quản lý công nợ bằng Excel

Quản lý công nợ bằng Excel từng là phương pháp phổ biến nhờ tính đơn giản và chi phí thấp. Tuy nhiên, cách quản lý này còn nhiều hạn chế, gây ảnh hưởng đến hiệu quả và tính chính xác trong công việc.
Một trong những hạn chế lớn nhất là dễ xảy ra sai sót dữ liệu. Excel phụ thuộc nhiều vào thao tác nhập liệu thủ công, chỉ cần một lỗi nhỏ cũng có thể dẫn đến sai lệch nghiêm trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ báo cáo công nợ. 
Excel thiếu tính năng tự động hóa và không được thiết kế chuyên biệt cho quản lý công nợ. Việc tìm kiếm, tổng hợp thông tin hay lập báo cáo yêu cầu nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu ngày càng lớn. Hơn nữa, các chức năng của Excel không đủ mạnh để theo dõi lịch sử giao dịch chi tiết của từng khách hàng, khiến việc quản lý trở nên phức tạp.
Về mặt bảo mật, Excel không đảm bảo an toàn dữ liệu. Các file Excel dễ bị thất lạc, sao chép trái phép hoặc bị tấn công bởi virus. Điều này tiềm ẩn rủi ro lớn đối với các thông tin nhạy cảm như công nợ khách hàng.

Quản lý công nợ bằng Excel ảnh hưởng đến tính chính xác và hiệu quả công việc

Không chỉ vậy, Excel không hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Khi nhiều người cùng chỉnh sửa file, khả năng xảy ra xung đột dữ liệu hoặc mất thông tin là rất cao. Điều này làm giảm hiệu suất làm việc và tăng nguy cơ sai sót.
Chính vì thế, trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng, Excel không còn là giải pháp quản lý công nợ hiệu quả. Các doanh nghiệp dần tìm đến phần mềm quản lý công nợ để khắc phục những hạn chế trên. 
>>> Xem thêm: https://phanmemniemtin.com/blog/co-nen-quan-ly-cong-no-bang-excel

2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công nợ

Lựa chọn phần mềm phù hợp là yếu tố tiên quyết, quyết định quá trình vận hành, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm bán hàng, phần mềm theo dõi công nợ được lập ra với những thiết kế khác nhau. Dưới đây là những tiêu chí cần xem xét trước khi lựa chọn phần mềm quản lý công nợ:

​

Độ chính xác cao

• Phần mềm cần đảm bảo dữ liệu công nợ được cập nhật và xử lý chính xác theo thời gian thực
• Giảm thiểu tối đa sai sót khi nhập liệu hoặc tính toán tự động
• Cung cấp báo cáo tài chính chi tiết, rõ ràng, giúp dễ dàng theo dõi và kiểm soát công nợ

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

• Một giao diện trực quan, dễ hiểu sẽ giúp người dùng nhanh chóng làm quen và thao tác
• Phần mềm phù hợp với cả những người không rành công nghệ, tránh mất nhiều thời gian làm quen & thực hành

Tích hợp nhiều tính năng tiện ích

Phần mềm quản lý công nợ không đơn thuần theo dõi nợ mà còn cần đáp ứng các chức năng khác. 

Phần mềm quản lý công nợ được tích hợp nhiều tính năng khác phục vụ kinh doanh

• Quản lý công nợ chi tiết: Theo dõi công nợ của từng khách hàng, nhóm khách hàng, quản lý từng giao dịch cụ thể
• Nhắc nhở thanh toán tự động: Gửi thông báo qua email, SMS hoặc ứng dụng để khách hàng không bỏ lỡ thời hạn thanh toán
• Báo cáo đa dạng: Tạo các báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết về tình hình công nợ, giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng
• Tích hợp kế toán: Đồng bộ dữ liệu với hệ thống kế toán để quản lý tài chính toàn diện

Bảo mật dữ liệu

Bảo mật cũng là yếu tố quan trọng mà các chủ kinh doanh rất quan tâm. 

• Dữ liệu khách hàng là thông tin nhạy cảm. Nếu bị rò rỉ, không chỉ ảnh hưởng đến uy tín mà còn có thể gây thiệt hại pháp lý

• Khách hàng và đối tác sẽ không muốn hợp tác với một doanh nghiệp không đảm bảo an toàn thông tin

• Các chiến lược kinh doanh, báo cáo tài chính, dữ liệu sản phẩm nếu bị đánh cắp sẽ khiến doanh nghiệp gặp bất lợi cạnh tranh

• Một cuộc tấn công mạng cũng có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, dẫn đến tổn thất doanh thu

• Bảo mật dữ liệu cũng là tuân thủ quy định pháp luật về Luật An toàn Thông tin

• Phần mềm quản lý công nợ phải có tính năng phân quyền người dùng, sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh mất mát

Hỗ trợ đa nền tảng

• Phần mềm cần có khả năng hoạt động mượt mà trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, máy tính bảng…

• Tính năng này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi làm việc, dễ dàng kiểm tra, xử lý công việc từ xa

Hỗ trợ khách hàng và nâng cấp

• Nhà cung cấp phần mềm cần có dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng

• ​Thường xuyên cập nhật tính năng mới để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp

Chi phí hợp lý

• Chi phí phần mềm cần phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, không phát sinh nhiều khoản phụ phí
• Đánh giá chi phí dựa trên giá trị mà phần mềm mang lại, như tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro tài chính…

Đánh giá từ người dùng

• Tìm hiểu ý kiến và đánh giá từ các doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm để hiểu rõ hơn về tính hiệu quả và độ tin cậy
• Ưu tiên những phần mềm hoạt động lâu năm, được đánh giá cao trong ngành hoặc từ những khách hàng tương tự

Như vậy, việc lựa chọn phần mềm quản lý công nợ khách hàng không chỉ dựa vào tính năng, mà còn phải cân nhắc các yếu tố liên quan khác. Lựa chọn phần mềm phù hợp là chìa khoá giúp tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh, mở ra cơ hội vượt qua mục tiêu doanh thu. 

>>> Xem thêm: https://phanmemniemtin.com/blog/kinh-nghiem-kinh-doanh-sau-tet-thanh-cong

3. Phần mềm quản lý công nợ Niềm Tin - chính xác, hiệu quả

Hình thành năm 2014, hơn 20 năm qua, phần mềm quản lý công nợ Niềm Tin đã mang đến giải pháp tuyệt vời các doanh nghiệp lớn nhỏ. Nhờ có công nghệ hiện đại, việc quản lý công nợ trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Phần mềm được thiết kế dựa trên những nhu cầu thực tế của các đơn vị kinh doanh. Các tính năng bám sát công việc hàng ngày giúp con người tiết kiệm phần lớn thời gian, công sức. 
 

Phần mềm Niềm Tin - quản lý công nợ chính xác, hiệu quả

Cập nhật chính xác công nợ theo từng giao dịch

Mỗi giao dịch mới được thực hiện sẽ cập nhật chính xác trên hệ thống. Khi khách hàng thanh toán nhiều lần trên một hoá đơn, lịch sử giao dịch sẽ hiển thị đầy đủ. Với tính năng tự động hóa, phần mềm loại bỏ rủi ro nhập liệu sai, đảm bảo dữ liệu chính xác tuyệt đối.

Cảnh báo công nợ, giảm rủi ro nợ xấu

Hệ thống sẽ hiện cảnh báo với những khách hàng vượt quá công nợ cho phép. Phần mềm tự động gửi thông báo nhắc nhở qua email hoặc SMS đến khách hàng. 

Nhờ các chỉ số về tình trạng công nợ, doanh nghiệp dễ dàng nhận biết rủi ro. Từ đó, chủ kinh doanh kịp thời điều chỉnh chính sách bán hàng hoặc thu hồi công nợ.

Báo cáo chi tiết giúp xoay vòng vốn nhanh

Phần mềm quản lý công nợ Niềm Tin lập báo cáo tự động, chi tiết về tình trạng công nợ của toàn bộ khách hàng, chi nhánh. Phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro (nợ đúng hạn, nợ quá hạn, nợ xấu). Các số liệu được cung cấp chính xác, kịp thời giúp doanh nghiệp tối ưu hoá dòng tiền, xoay vòng vốn nhanh. 

Bên cạnh những tính năng “sát sườn” với công việc kinh doanh của nhiều ngành nghề, phần mềm Niềm Tin còn nhận được nhiều đánh giá tích cực từ người dùng bởi nhiều ưu điểm khác. Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng; chi phí hợp lý; đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình 24/7. Phần mềm được cập nhật hàng tuần nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của từng khách hàng. Chính vì thế, từ khi sử dụng Phần mềm Niềm Tin, nhiều doanh nghiệp chia sẻ đã giảm tải được phần lớn thời gian, chi phí nhân viên, tăng gấp đôi lợi nhuận. 

Phần mềm Niềm Tin tự hào là phần mềm quản lý công nợ không thể tuyệt vời hơn cho các doanh nghiệp. Hãy để chúng tôi được đồng hành cùng bạn trên hành trình phát triển bền vững.

Mọi thắc mắc về phần mềm xin vui lòng liên hệ hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932. 
>>> Xem thêm: https://phanmemniemtin.com/blog/bao-mat-gia-von-kiem-soat-loi-nhuan-tren-phan-mem-niem-tin