NHẬP KHO LÀ GÌ? QUY TRÌNH NHẬP KHO CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP

3. Quy trình nhập kho chuẩn gồm những bước nào?

Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình nhập kho khác nhau tùy theo lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, một quy trình nhập kho chuẩn thường bao gồm các bước sau:

Bước 1. Tiếp nhận hàng hóa và kiểm tra chứng từ

Khi hàng được giao đến kho, nhân viên cần tiếp nhận và đối chiếu với các chứng từ như đơn đặt hàng, phiếu giao hàng hoặc hóa đơn. Việc này giúp đảm bảo đúng chủng loại, số lượng và nhà cung cấp.

Ví dụ: Một doanh nghiệp kinh doanh tôn sắt thép nhập 50 cuộn tôn mạ màu từ nhà cung cấp. Thủ kho sẽ đối chiếu số lượng, quy cách (độ dày, khổ tôn, màu sắc...) với đơn đặt hàng trước khi nhận hàng.

Bước 2. Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa

Sau khi đối chiếu chứng từ, doanh nghiệp cần kiểm tra thực tế hàng hóa nhằm phát hiện các trường hợp thiếu hàng, hư hỏng, sai quy cách hoặc không đạt tiêu chuẩn.
 

Đối với ngành tôn sắt thép, ngoài số lượng cuộn hoặc cây thép, doanh nghiệp thường kiểm tra thêm:

• Độ dày thực tế

• Khổ rộng và chiều dài

• Trọng lượng

• Màu sắc hoặc bề mặt sản phẩm

• Tình trạng móp méo, trầy xước trong quá trình vận chuyển

Nếu phát hiện sai lệch, doanh nghiệp cần lập biên bản và làm việc ngay với nhà cung cấp để xử lý.

Bước 3. Lập phiếu nhập kho

Sau khi xác nhận hàng hóa đạt yêu cầu, thủ kho hoặc kế toán sẽ lập phiếu nhập kho để ghi nhận thông tin như:

• Mã hàng, tên hàng

• Số lượng nhập

• Đơn vị tính

• Đơn giá (nếu có)

• Nhà cung cấp

• Ngày nhập kho

• Người giao, người nhận và người lập phiếu

Đây là chứng từ quan trọng để cập nhật tồn kho và phục vụ công tác kế toán.

Bước 4. Sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí

Hàng hóa sau khi nhập cần được bố trí vào đúng khu vực lưu trữ theo từng nhóm hoặc từng vị trí trong kho để thuận tiện cho việc tìm kiếm và xuất hàng sau này.

Ví dụ: Kho tôn sắt thép có thể phân chia theo từng khu vực như tôn lạnh, tôn mạ màu, thép hộp, thép hình hoặc theo từng thương hiệu, độ dày và kích thước. Việc sắp xếp khoa học giúp giảm thời gian bốc xếp và hạn chế nhầm lẫn khi xuất kho.

Bước 5. Cập nhật dữ liệu tồn kho

Cuối cùng, toàn bộ thông tin nhập kho cần được cập nhật vào phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống ERP để số liệu tồn kho luôn chính xác.

Thực hiện đầy đủ các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng hóa ngay từ đầu vào, giảm thất thoát và tạo nền tảng cho quy trình quản lý kho hiệu quả. Đặc biệt với các doanh nghiệp kinh doanh tôn sắt thép có số lượng mặt hàng lớn và nhiều quy cách khác nhau, việc áp dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp quá trình nhập kho nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành.
>>> Tham khảo thêm: https://phanmemniemtin.com/tinh-nang/kho/quan-ly-ton-kho