HƯỚNG DẪN LÀM BÁO CÁO XUẤT NHẬP TỒN HÀNG NGÀY

07/04/2026

Hướng dẫn làm báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày

Hiện nay, nhiều đại lý vẫn gặp khó khăn trong việc theo dõi số lượng hàng hóa mỗi ngày, đặc biệt khi số lượng nhập - xuất liên tục và đa dạng sản phẩm. Báo cáo xuất nhập tồn trở thành công cụ không thể thiếu giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ tình hình kho hàng một cách chính xác và kịp thời. Vậy báo cáo xuất nhập tồn là gì, gồm những gì và làm thế nào để thực hiện nhanh chóng, hiệu quả mỗi ngày? Tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Nội dung bài viết

1. Báo cáo xuất nhập tồn là gì?

2. Báo cáo xuất nhập tồn gồm những gì?

3. Ưu nhược điểm khi làm báo cáo xuất nhập tồn bằng Excel

4. Phần mềm Niềm Tin - Báo cáo xuất nhập tồn tự động

1. Báo cáo xuất nhập tồn là gì?

Báo cáo xuất nhập tồn là một báo cáo quan trọng trong quản lý kho, dùng để theo dõi toàn bộ tình hình biến động hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định (theo ngày, tuần, tháng).

Cụ thể, báo cáo này phản ánh đầy đủ 3 hoạt động chính:

Nhập kho: Số lượng hàng hóa được nhập vào từ nhà cung cấp hoặc các nguồn khác
Xuất kho: Số lượng hàng hóa được bán ra, chuyển kho hoặc sử dụng
Tồn kho: Số lượng hàng còn lại trong kho tại từng thời điểm

Thông qua đó, người quản lý có thể dễ dàng nắm được:

Hiện tại kho còn bao nhiêu hàng
Hàng nào đang bán chạy, hàng nào tồn lâu
Có xảy ra chênh lệch hay thất thoát hay không

Đặc biệt, với báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày, doanh nghiệp có thể kiểm soát số liệu một cách sát sao theo từng ngày, thay vì chờ đến cuối tháng mới tổng hợp. Từ đó, doanh nghiệp phát hiện sai sót sớm và đưa ra quyết định kịp thời, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Như vậy, báo cáo xuất nhập tồn chính là “bức tranh tổng thể” về dòng chảy hàng hóa trong kho, giúp bạn biết hàng đang đi đâu, còn lại bao nhiêu và có cần nhập thêm hay không.

2. Báo cáo xuất nhập tồn gồm những gì?

Một báo cáo xuất nhập tồn đầy đủ sẽ bao gồm các thông tin quan trọng giúp người quản lý nắm rõ tình hình hàng hóa trong kho. Dưới đây là những thành phần cơ bản không thể thiếu:

2.1. Tên sản phẩm, mã sản phẩm

Đây là thông tin giúp nhận diện từng mặt hàng trong kho:

Tên sản phẩm: Dễ dàng phân biệt giữa các loại hàng hóa
Mã sản phẩm: Hỗ trợ tìm kiếm nhanh, tránh nhầm lẫn khi quản lý số lượng lớn

Với các kho có hàng trăm, hàng nghìn mã hàng, việc quản lý theo mã là cực kỳ cần thiết.

2.2. Tồn đầu kỳ

Là số lượng hàng hóa còn lại tại thời điểm bắt đầu báo cáo (đầu ngày, đầu tháng…). Đây là cơ sở để tính toán các biến động tiếp theo. Nếu tồn đầu kỳ sai, toàn bộ báo cáo sẽ bị sai lệch.

2.3. Số lượng nhập trong kỳ

Bao gồm tất cả hàng hóa được nhập vào kho trong thời gian báo cáo:

Nhập từ nhà cung cấp
Hàng trả lại
Nhập điều chuyển

Chỉ số này giúp bạn biết lượng hàng bổ sung trong ngày là bao nhiêu.

2.4. Số lượng xuất trong kỳ

Thể hiện số lượng hàng đã rời khỏi kho:

Bán hàng cho khách
Xuất chuyển kho
Hao hụt, hư hỏng

Đây là dữ liệu quan trọng để đánh giá sức bán và kiểm soát thất thoát.

2.5. Tồn cuối kỳ

Là số lượng hàng còn lại sau khi đã tính toán nhập và xuất

Công thức tính:

Tồn cuối = Tồn đầu + Nhập - Xuất

Đây là con số phản ánh chính xác lượng hàng thực tế còn trong kho tại thời điểm hiện tại

2.6. Ngày nhập gần nhất (hoặc thông tin bổ sung)

Ngoài các chỉ số chính, nhiều báo cáo còn hiển thị thêm:

Ngày nhập hàng gần nhất
Thông tin kho
Nhóm sản phẩm
Trạng thái tồn kho

Những thông tin này giúp người quản lý biết hàng nào tồn lâu để ưu tiên bán hoặc xả hàng tồn.

2.7. Bộ lọc và sắp xếp dữ liệu

Trong các hệ thống hiện đại, báo cáo xuất nhập tồn còn có thêm:

Lọc theo thời gian (hôm nay, hôm qua…)
Lọc theo kho, nhóm hàng
Sắp xếp theo tên, số lượng tồn

Giúp người dùng nhanh chóng tìm đúng thông tin cần xem mà không mất thời gian dò thủ công.

Tóm lại:

Một báo cáo xuất nhập tồn không chỉ đơn giản là bảng số liệu mà là công cụ giúp bạn theo dõi, kiểm soát và ra quyết định nhập hàng chính xác hơn mỗi ngày.

3. Ưu nhược điểm khi làm báo cáo xuất nhập tồn bằng Excel

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp và cửa hàng vẫn lựa chọn sử dụng Excel để làm báo cáo xuất nhập tồn nhờ tính linh hoạt và dễ tiếp cận. Tuy nhiên, phương pháp này cũng tồn tại không ít hạn chế khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng.

3.1. Ưu điểm khi làm báo cáo xuất nhập tồn bằng Excel

Dễ sử dụng, quen thuộc: Hầu hết nhân viên đều đã từng sử dụng Excel nên không mất nhiều thời gian làm quen
Chi phí thấp: Không cần đầu tư phần mềm chuyên dụng, phù hợp với cửa hàng nhỏ hoặc mới kinh doanh
Tùy chỉnh linh hoạt: Có thể tự thiết kế file theo nhu cầu quản lý riêng của từng doanh nghiệp

3.2. Nhược điểm khi làm báo cáo xuất nhập tồn bằng Excel

Dễ sai sót số liệu: Việc nhập liệu thủ công và dùng công thức dễ dẫn đến sai lệch nếu có nhầm lẫn nhỏ
Mất nhiều thời gian tổng hợp: Cuối ngày hoặc cuối tháng phải kiểm tra, đối chiếu lại dữ liệu rất mất công
Khó quản lý khi số lượng hàng hóa lớn: Khi có nhiều mã sản phẩm, file Excel trở nên phức tạp, khó kiểm soát
Không cập nhật theo thời gian thực: Số liệu không tự động thay đổi ngay khi phát sinh giao dịch, dễ bị chậm trễ thông tin
Khó kiểm soát nhiều kho hoặc nhiều người dùng: Dễ xảy ra tình trạng ghi đè dữ liệu, thiếu đồng bộ giữa các bộ phận

3.3. Khi nào Excel không còn phù hợp?

Excel có thể đáp ứng tốt trong giai đoạn đầu, nhưng sẽ trở nên hạn chế khi:

Doanh nghiệp có nhiều mặt hàng
Tần suất xuất nhập diễn ra liên tục mỗi ngày
Cần theo dõi tồn kho chính xác theo thời gian thực
Có nhiều nhân sự cùng tham gia quản lý

Đây cũng là lúc nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm đến các giải pháp phần mềm để tối ưu việc quản lý kho. Excel là công cụ khởi đầu tốt, nhưng về lâu dài, để quản lý hiệu quả và chính xác, doanh nghiệp cần một giải pháp tự động hóa chuyên sâu hơn cho báo cáo xuất nhập tồn.

4. Phần mềm Niềm Tin - Báo cáo xuất nhập tồn tự động

Khi việc quản lý bằng Excel bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế, các doanh nghiệp ngày càng ưu tiên sử dụng phần mềm để tối ưu quy trình. Trong đó, Phần mềm Niềm Tin nổi bật với tính năng báo cáo xuất nhập tồn tự động, giúp chủ cửa hàng kiểm soát kho dễ dàng và chính xác hơn bao giờ hết.

4.1. Tự động cập nhật số liệu theo thời gian thực

Mọi hoạt động phát sinh như nhập hàng, bán hàng, chuyển kho đều được hệ thống tự động ghi nhận ngay lập tức vào báo cáo xuất nhập tồn.

Điều này giúp:

Không cần nhập liệu lại nhiều lần
Không lo sai sót do tính toán thủ công
Luôn nắm được số liệu tồn kho chính xác tại thời điểm hiện tại

4.2. Giao diện báo cáo rõ ràng, dễ theo dõi

Báo cáo xuất nhập tồn trên Phần mềm Niềm Tin được thiết kế trực quan với đầy đủ thông tin:

Tên sản phẩm, mã sản phẩm
Tồn đầu kỳ
Số lượng nhập - xuất
Tồn hiện tại
Ngày nhập gần nhất

Tất cả được hiển thị trên một màn hình duy nhất, giúp người dùng xem nhanh tình trạng kho, phát hiện ngay sản phẩm bất thường, không cần tổng hợp thủ công như Excel.

4.3. Bộ lọc thông minh - Xem báo cáo theo nhu cầu

Người dùng có thể dễ dàng lọc dữ liệu theo:

Thời gian (hôm nay, hôm qua, tùy chỉnh)
Kho hàng
Nhóm sản phẩm

Chỉ với vài thao tác, bạn có thể xem chính xác báo cáo mình cần mà không phải lọc thủ công từng dòng như Excel.

4.4. Cảnh báo hàng dưới định mức tồn kho

Phần mềm hiển thị màu đỏ số lượng sản phẩm đang dưới định mức tồn kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể:

Chủ động nhập hàng kịp thời
Tránh tình trạng hết hàng làm gián đoạn kinh doanh

4.5. Tìm kiếm và tra cứu nhanh chóng

Tìm sản phẩm theo tên hoặc mã chỉ trong vài giây
Dễ dàng kiểm tra lịch sử nhập hàng gần nhất

Đặc biệt hữu ích với các kho có nhiều mặt hàng như tôn thép, vật liệu xây dựng, nhựa…

4.6. In và xuất báo cáo dễ dàng

Người dùng dễ dàng in báo cáo, phục vụ kiểm kê, đối soát hoặc làm việc với kế toán.

Với khả năng tự động hóa, Phần mềm Niềm Tin không chỉ giúp bạn lập báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày nhanh chóng mà còn nâng cao độ chính xác, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý.

Có thể thấy, báo cáo xuất nhập tồn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru. Việc làm báo cáo thủ công bằng Excel có thể phù hợp trong giai đoạn đầu, nhưng sẽ dần bộc lộ nhiều hạn chế khi quy mô phát triển.

Thay vì mất thời gian tổng hợp và lo lắng sai sót số liệu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn giải pháp tự động hóa bằng phần mềm. Với Phần mềm Niềm Tin, việc theo dõi xuất nhập tồn trở nên đơn giản, nhanh chóng và chính xác theo từng ngày.

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ giúp quản lý kho hiệu quả hơn, đừng ngần ngại trải nghiệm Phần mềm Niềm Tin để tối ưu vận hành và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Liên hệ hotline 032 8666 932 để được tư vấn và demo miễn phí!
>>> Tham khảo thêm: cach-tao-ma-quan-ly-san-pham-nhanh-chong-hieu-qua