5 KHÓ KHĂN THƯỜNG GẶP KHI QUẢN LÝ GIAO HÀNG

22/03/2025

Trong kinh doanh, quản lý giao hàng thường gặp nhiều khó khăn như theo dõi đơn hàng, chậm trễ giao hàng, kiểm soát chi phí… Tìm hiểu ngay 5 vấn đề phổ biến và giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn!

1. Vì sao cần quản lý giao hàng chặt chẽ trong kinh doanh 

Quản lý quy trình giao hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo uy tín và doanh thu của doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do vì sao doanh nghiệp cần quản lý giao hàng chặt chẽ: 

• Đảm bảo đơn hàng được giao đúng hẹn: Khách hàng luôn mong muốn nhận hàng đúng thời gian cam kết. Nếu đơn hàng bị chậm trễ, họ có thể mất kiên nhẫn và tìm đến đối thủ cạnh tranh.
• Hạn chế thất lạc, nhầm lẫn đơn hàng: Giao nhầm hoặc thất lạc đơn hàng không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khách hàng ngày càng quan tâm đến dịch vụ vận chuyển, không chỉ về tốc độ mà còn về sự minh bạch trong quá trình giao nhận.
• Kiểm soát chi phí giao hàng hiệu quả: Nếu không quản lý tốt, chi phí vận chuyển có thể tăng cao do việc phân công tài xế không hợp lý, lộ trình không tối ưu hoặc hao hụt nhiên liệu.
• Hỗ trợ xử lý đơn hàng hoàn trả nhanh chóng: Trong kinh doanh, việc đổi trả hàng là điều khó tránh khỏi. Nếu không có quy trình rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xử lý hoàn hàng, dẫn đến khách hàng không hài lòng.

​
Quản lý giao hàng không chặt chẽ sẽ ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu

Quản lý giao hàng không chỉ đơn thuần là giao sản phẩm đến khách mà còn là yếu tố quyết định sự hài lòng và lòng trung thành của họ. Quản lý quy trình giao hàng chặt chẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, tiết kiệm chi phí và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường. 

2. 5 khó khăn thường gặp khi quản lý giao hàng

Khi chưa tìm được giải pháp quản lý giao vận hiệu quả, các doanh nghiệp thường gặp những khó khăn sau: 

Khó khăn trong theo dõi đơn hàng

Việc theo dõi đơn hàng theo cách thủ công có thể thất lạc hoặc sai sót trong cập nhật trạng thái đơn hàng. Khách hàng không nhận được thông tin chính xác về tình trạng giao hàng, dẫn đến sự hoang mang và không hài lòng.

Chậm trễ trong giao hàng

Nguyên nhân có thể đến từ tắc đường, điều phối nhân sự không hợp lý, tài xế quá tải hoặc thời gian xử lý đơn hàng lâu. Giao hàng không đúng hẹn ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu và có thể khiến khách hàng từ bỏ đơn hàng đó. 

Quản lý tài xế và phương tiện chưa hiệu quả

Nếu không có hệ thống quản lý, doanh nghiệp khó kiểm soát được lịch trình, hiệu suất làm việc của tài xế cũng như tình trạng phương tiện. Phân công không hợp lý có thể dẫn đến tình trạng một số tài xế quá tải trong khi những người khác lại ít đơn, gây lãng phí nguồn lực.

Kiểm soát chi phí vận hành

Các khoản chi phí như xăng dầu, lương tài xế, phí bảo trì xe… nếu không được kiểm soát chặt chẽ có thể gây lãng phí và ảnh hưởng đến lợi nhuận. Việc không tối ưu hóa lộ trình cũng khiến chi phí vận chuyển đội lên cao.

Xử lý đơn hàng hoàn trả và khiếu nại khách hàng

Quy trình quản lý giao vận không chặt chẽ sẽ khiến doanh nghiệp gặp nhiều rắc rối

Khách hàng có thể yêu cầu đổi trả hàng do sản phẩm lỗi, giao nhầm hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Nếu doanh nghiệp không có quy trình xử lý rõ ràng, việc hoàn trả có thể kéo dài và gây bất tiện cho khách hàng. Khi khiếu nại không được xử lý nhanh chóng, khách hàng có thể mất niềm tin vào dịch vụ. Quy trình quản lý đơn hàng trả lại cần được chú trọng hơn.

3. Quản lý giao hàng bằng phần mềm chuyên nghiệp 

Thay thế việc quản lý giao vận thủ công, ngày này, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm quản lý. Trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng - sản xuất tích hợp tính năng quản lý giao vận. Tuy nhiên, nếu hệ thống quản lý không chặt chẽ, sai sót vẫn xảy ra, doanh nghiệp không đạt được mục đích cuối cùng. Lựa chọn phần mềm chuyên nghiệp, quản lý sát sao từng bước giúp đơn vị kinh doanh vừa tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao uy tín. 

Lợi ích khi quản lý giao vận bằng phần mềm: 

• Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, tối ưu lộ trình để giao hàng nhanh hơn

• Khi có hệ thống theo dõi đơn hàng rõ ràng, khách có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái đơn hàng, tạo cảm giác yên tâm và hài lòng hơn

• Giúp doanh nghiệp tối ưu quãng đường, giảm chi phí vận hành và nâng cao lợi nhuận

• Theo dõi quy trình đổi trả hàng dễ dàng, đảm bảo việc hoàn trả diễn ra nhanh chóng và minh bạch

Hơn 20 năm trên thị trường, nhắc đến phần mềm quản lý bán hàng - sản xuất nói chung, quản lý giao vận nói riêng, Phần mềm Niềm Tin luôn có “chỗ đứng” trong lòng nhiều khách hàng. 

Phần mềm Niềm Tin giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng trạng thái hàng hóa trước khi tiến hành giao nhận, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. 

• Đủ hàng: Tiến hành giao nhận 

• Không đủ hàng: Không thực hiện giao nhận

• Tách đơn và giao nhận: Tách sản phẩm đã chọn thành 1 đơn hàng mới và thực hiện giao nhận đơn hàng

Nếu kho xác nhận hàng hóa đầy đủ, đơn hàng sẽ được chuyển vào danh sách giao nhận. Khi kiểm tra và phát hiện sản phẩm không đủ số lượng hoặc bị thiếu hàng, phần mềm sẽ tự động ngăn giao nhận để tránh sai sót. Hệ thống thông báo cho bộ phận liên quan để xử lý, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc bổ sung hàng hóa hoặc thông báo cho khách hàng.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần tách đơn hàng để đáp ứng nhu cầu giao hàng nhanh hơn. Ví dụ, khách hàng đặt vật liệu để xây dựng nhà nhưng muốn nhận hàng theo từng đợt, không nhận cùng lúc. Phần mềm Niềm Tin hỗ trợ tách sản phẩm đã có sẵn thành một đơn hàng mới. Nếu đơn hàng có nhiều sản phẩm nhưng một số mặt hàng đã sẵn sàng để giao, hệ thống sẽ tự động tạo một đơn hàng mới với các sản phẩm có thể giao ngay. Sau khi tách đơn, phần mềm Niềm Tin tự động xử lý giao nhận theo đơn hàng mới. Nhân viên vận chuyển có thể theo dõi trạng thái đơn tách riêng biệt, tránh nhầm lẫn và đảm bảo khách hàng nhận hàng đúng sản phẩm, đúng thời gian cam kết.

Như vậy, quản lý giao hàng bằng phần mềm Niềm Tin giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tối ưu thời gian giao hàng. Với các tính năng linh hoạt, Niềm Tin là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất và trải nghiệm khách hàng.

Niềm Tin sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc, hỗ trợ khách hàng 24/7. Quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932. 
>>> Xem thêm: https://phanmemniemtin.com/blog/phan-mem-quan-ly-ton-kho-ton-sat-thep-hieu-qua