07/08/2024

Quản lý tồn kho vật liệu xây dựng đòi hỏi sự chính xác, chặt chẽ, tránh thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu quy trình và giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả trong bài viết dưới đây. 

1. Tại sao phải quản lý tồn kho?

Hàng tồn kho có thể là hàng chưa bán được hoặc lượng hàng hóa dự trữ được tính toán trước, tránh làm gián đoạn quy trình sản xuất của doanh nghiệp. 

Đối với ngành vật liệu xây dựng, cụ thể là tôn sắt thép, hàng tồn kho có thể bao gồm các loại sau: 

• Nguyên liệu thô: ISO, POLY, giấy bạc...
• Nguồn vật tư: bao bì, nhiên liệu vận hành máy móc...
• Bán thành phẩm: tôn cuộn
• Thành phẩm: 11 sóng, 13 sóng, ống hộp...​

​
Quản lý tồn kho hiệu quả tránh làm gián đoạn quy trình sản xuất của doanh nghiệp (Ảnh: Internet)
Quản lý tồn kho mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh:

Giảm thiểu chi phí lưu kho

Các vật liệu để trong kho quá lâu có thể bị han gỉ, chất lượng không còn như ban đầu. Đặc biệt, hàng hóa có kích thước lớn sẽ phát sinh nhiều chi phí lưu kho như điện, nước, nhân công… Quản lý kho chặt chẽ giúp tối ưu chi phí tồn kho, tránh thất thoát ngân sách cho doanh nghiệp. 

Tránh thất thoát hàng hóa

Việc thất thoát hàng hóa trong kho có thể đến từ nhiều nguyên nhân như quá trình vận chuyển có sai sót, nhân viên gian lận… Quản lý tồn kho giúp chủ cửa hàng kiểm soát chặt chẽ về số lượng, chất lượng, thời gian nhập - xuất. Việc thất thoát hàng hóa là khó xảy ra. 

Giải pháp bán hàng hiệu quả 

Khi đã kiểm soát được số lượng hàng trong kho và hàng đã bán, chủ kinh doanh biết được mặt hàng nào đang bán chạy. Từ đó, có kế hoạch sản xuất, nhập thương mại hợp lý. 

Do đó, việc quản lý kho hàng tôn sắt thép là điều bắt buộc để tăng năng suất bán hàng, giảm thiểu các chi phí. 

2. Quy trình quản lý tồn kho vật liệu xây dựng

Quy trình quản lý kho vật liệu xây dựng bao gồm 3 đầu việc chính: Quản lý mã hàng; Quản lý nhập kho, Quản lý xuất kho.

Quản lý mã hàng

Mỗi sản phẩm đều được đặt mã hàng riêng, tùy vào cách đặt của mỗi cửa hàng. Cùng một sản phẩm tôn sóng, tùy vào độ dày, màu sắc khác nhau sẽ có mã hàng khác nhau. 

Quản lý tồn kho theo mã hàng tránh việc nhầm lẫn, thất thoát hàng hóa (Ảnh: Internet)

Để quản lý mã hàng, chủ kinh doanh cần làm như sau: 

• Kiểm tra lại tình trạng mặt hàng, sau đó đối chiếu với các mã hàng đã có
• Nếu các mặt hàng chưa có mã, phải thêm mới, cần xác định loại hàng để thêm mã hàng mới theo quy tắc đặt mã trước đó
• Nếu cần thay đổi, chỉnh sửa mã hàng cũ, cần đồng nhất các sản phẩm cùng loại

Quản lý nhập kho

Các doanh nghiệp kinh doanh tôn sắt thép có thể nhập nguyên vật liệu hoặc nhập kho thành phẩm. 

• Căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp để kiểm tra số lượng, chủng loại của các mặt hàng
• Phiếu xuất kho và hóa đơn này sẽ được chuyển cho kế toán của doanh nghiệp 
• Bộ phận quản lý chất lượng sẽ kiểm tra, đối chiếu số lượng thời điểm nhập kho và đơn đặt hàng
• Nếu các mặt hàng đã đảm bảo số lượng và chất lượng, thủ kho tiến hành nhập kho, ký phiếu bàn giao. Thủ kho cập nhật thông tin vào các thẻ kho, báo cáo hàng tồn kho.

Quản lý xuất kho 

• Kế toán khi nhận lệnh xuất kho sẽ kiểm tra tồn kho, nếu đủ hàng sẽ tiến hành làm phiếu xuất kho
• Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho thực hiện xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất

Tất cả các việc làm trên phải được thực hiện chính xác, tránh thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

3. Các giải pháp quản lý kho vật liệu xây dựng 

Cách quản lý kho vật liệu xây dựng cho thấy “sức mạnh” của doanh nghiệp, kế hoạch cung ứng hợp lý, kiểm soát dòng tiền hiệu quả. 

3.1 Kiểm tra kho thủ công bằng giấy bút hoặc Excel

Cách làm bằng giấy bút hay sử dụng Excel thông dụng với nhiều chủ kinh doanh. Với những cửa hàng nhỏ lẻ, chủ cửa hàng muốn sử dụng những cách làm nhanh nhất, dễ nhất. 

Tuy nhiên, kiểm tra kho thủ công dễ xảy ra sai sót, thất thoát hàng hóa. Dữ liệu tồn kho không được cập nhật, xuất - nhập hàng bị gián đoạn. Đặc biệt, tính bảo mật dữ liệu không cao gây nhiều rủi ro trong kinh doanh. 
Xem thêm: https://phanmemniemtin.com/blog/co-nen-quan-ly-cong-no-bang-excel

3.2 Sử dụng phần mềm quản lý kho 

Phần mềm Niềm Tin ra đời giúp quy trình quản lý tồn kho vật liệu xây dựng dễ dàng hơn bao giờ hết. 

Kiểm soát chặt chẽ hoạt động xuất - nhập kho

Phần mềm Niềm Tin giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chính xác từng đơn nhập xuất kho, trong đó có nhập xuất thẳng. Kiểm soát chặt chẽ chất lượng, số lượng sản phẩm đầu vào và đầu ra, hạn chế tối đa thất thoát cho doanh nghiệp.

Phần mềm tự động cập nhật tình hình tồn kho theo thời gian thực tế. Khi phát sinh bất kỳ hoạt động xuất nhập kho, hệ thống sẽ tự động cập nhật số liệu theo thực tế. Từ đó, chủ kinh doanh nắm được tình hình kho hàng một cách chính xác và nhanh chóng.

Cảnh báo tồn kho

Với chức năng Cảnh báo tồn kho, chủ doanh nghiệp có thể thiết lập một hạn mức tồn kho an toàn cho bất kỳ sản phẩm nào trong kho.

Khi số lượng của sản phẩm đó dưới hạn mức đã thiết lập, phần mềm sẽ có thông báo cảnh báo đến nhà quản lý ngay lập tức. Nhà quản lý sẽ nắm bắt được tình hình và có kế hoạch nhập hàng bổ sung. Hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn.

Hệ thống báo cáo kho đa chiều

Quản lý theo phương pháp thủ công khiến doanh nghiệp mất thời gian trong việc làm báo cáo. Chủ doanh nghiệp không thể nắm bắt được tình hình kho hàng kịp thời mà phải đợi nhân viên tổng hợp số liệu làm báo cáo mới biết được. Ngược lại, nhân viên bận rộn làm báo cáo, mất thời gian và không hiệu quả.

Hiểu được khó khăn này, phần mềm quản lý kho đơn giản Niềm Tin cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống báo cáo đa chiều, từ tổng hợp đến chi tiết. Chủ doanh nghiệp sẽ theo dõi và kiểm soát được tình hình kho hàng mọi lúc mọi nơi. Các báo cáo của phần mềm đều được tự động cập nhật theo dữ liệu thực tế, đảm bảo độ chính xác.

Với những tính năng ưu việt, phần mềm quản lý kho ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp muốn tìm kiếm phần mềm quản lý kho đơn giản và hiệu quả, có khả năng tích hợp với phần mềm khác, tạo thành một hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý kho Niềm Tin tối ưu quy trình quản lý tồn kho, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và hiệu quả cho doanh nghiệp.Mọi thắc mắc về phần mềm xin vui lòng liên hệ hotline: 024 6659 7982 - 032 8666 932.