08/08/2024

Quản lý tồn kho là việc làm bắt buộc giúp kinh doanh vật liệu xây dựng hiệu quả hơn. Đặc biệt, với các cửa hàng tôn sắt thép, phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả chắc chắn là giải pháp “cứu cánh” cho ngành hàng đặc thù này.

Vì sao cần quản lý tồn kho tôn sắt thép?

Tôn sắt thép là ngành hàng đặc thù với mẫu mã đa dạng, số lượng hàng hóa lớn. Quản lý kho đúng cách giúp quá trình nhập - xuất hàng hóa diễn ra trơn tru và không bị gián đoạn:

Giảm thiểu chi phí lưu kho

Các vật liệu để trong kho quá lâu có thể bị han gỉ, chất lượng không còn như ban đầu. Đặc biệt, hàng hóa có kích thước lớn sẽ phát sinh nhiều chi phí lưu kho như điện, nước, nhân công… Quản lý kho chặt chẽ giúp tối ưu chi phí tồn kho, tránh thất thoát ngân sách cho doanh nghiệp.

Tránh thất thoát hàng hóa

Quản lý tồn kho giúp giảm chi phí lưu kho, tránh thất thoát hàng hóa

Quản lý tồn kho giúp giảm chi phí lưu kho, tránh thất thoát hàng hóa

Việc thất thoát hàng hóa trong kho có thể đến từ nhiều nguyên nhân như quá trình vận chuyển có sai sót, nhân viên gian lận… Quản lý tồn kho giúp chủ cửa hàng kiểm soát chặt chẽ về số lượng, chất lượng, thời gian nhập - xuất. Việc thất thoát hàng hóa là khó xảy ra.

Giải pháp bán hàng hiệu quả

Khi đã kiểm soát được số lượng hàng trong kho và hàng đã bán, chủ kinh doanh biết được mặt hàng nào đang bán chạy. Từ đó, có kế hoạch sản xuất, nhập thương mại hợp lý.

Do đó, việc quản lý kho hàng tôn sắt thép là điều bắt buộc để tăng năng suất bán hàng, giảm thiểu các chi phí.

Hạn chế khi quản lý tồn kho bằng excel

Quản lý tồn kho bằng sổ bút truyền thống hay quản lý bằng excel có ưu điểm thông dụng với người dùng, dễ sử dụng. Tuy nhiên, cách làm này có thể xảy ra nhiều sai sót, ảnh hưởng lớn đến kinh doanh.

Khó kiểm soát hàng hóa

Với các cửa hàng lớn, sở hữu nhiều kho, nhiều nhân viên đồng nghĩa số lượng hàng hóa không hề nhỏ. Việc các nhân viên kho cùng quản lý trên file Excel khó đảm bảo tính nhất quán. Trên cùng một bảng tính, nhiều người cùng thay đổi số liệu có thể dẫn đến sai lệch.

Thiếu dữ liệu trong thời gian thực

Trong cùng một thời điểm, cửa hàng có thể ghi nhận rất nhiều thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: nhà cung cấp, khách hàng, hệ thống sản xuất. Việc cập nhật dữ liệu thủ công sẽ bị chậm trễ và thiếu chính xác.

Dữ liệu tồn kho không được cập nhật, xuất - nhập hàng bị gián đoạn. Vấn đề thiếu hàng, thất thoát hàng hóa có thể xảy ra.
Xem thêm: Hạn chế khi quản lý tồn kho bằng excel

Có thể xảy ra lỗi

Quản lý tồn kho tôn sắt thép bằng Excel có thể xảy ra lỗi như sai công thức tính, không khôi phục được dữ liệu đã xóa… Điều này dẫn đến sai lệch số liệu, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chuỗi cung ứng.

Thiếu khả năng phân tích nâng cao

Excel chỉ đơn giản giúp bạn thống kê số liệu mà không có khả năng phân tích nâng cao, lập mô hình, kế hoạch cung ứng. Đó cũng chính là lý do các phần mềm quản lý tồn kho ra đời.

Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu

Bảo mật dữ liệu là vô cùng cần thiết trong kinh doanh. Việc nhiều người cùng sửa đổi trên một bảng tính sẽ khó kiểm soát dữ liệu, gây ra nhiều rủi ro.

Chính vì thế, phần mềm quản lý tồn kho tôn sắt thép ra đời giúp giải quyết những hạn chế của cách làm truyền thống, mang đến giải pháp quản lý kho hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Phần mềm quản lý tồn kho tôn sắt thép Niềm Tin có điểm gì vượt trội?

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng, trong đó có kho tôn sắt thép. Tuy nhiên, quản lý chi tiết, chặt chẽ các sản phẩm đặc thù này thì hiện tại, chỉ có phần mềm Niềm Tin làm được.

Quản lý chặt chẽ từng cuộn tôn cho các đơn vị sản xuất và thương mại

Ở các nhà sản xuất, tôn được nhập theo cuộn, đa dạng kích thước, màu sắc. Các đơn vị này có thể bán buôn cuộn tôn hoặc gia công thành các thành phẩm khác như tôn 3 lớp cách nhiệt 5 sóng, 11 sóng, 13 sóng… Với phần mềm Niềm Tin, hệ thống sẽ theo dõi chi tiết từng cuộn tôn từ khi nhập kho đến khi xuất bán. Bao gồm thông tin về nhà cung cấp, ngày nhập kho, chiều dài, độ dày, màu sắc.

Đối với các nhà thương mại, sản phẩm tôn có nhiều kiểu gia công khác nhau. Ví dụ: Tôn Hòa Phát 0.45 xanh rêu 11 sóng sẽ khác Tôn Hòa Phát 0.45 xanh rêu 6 sóng. Phần mềm quản lý kho cung cấp tính năng quản lý theo kiểu gia công, chi tiết và chính xác.

Khi có sự thay đổi về số lượng hoặc tình trạng hàng hóa, phần mềm sẽ tự động cập nhật và lưu lại lịch sử các thay đổi này. Phần mềm cũng cung cấp thông tin chi tiết về các đơn hàng đã bán, doanh nghiệp xác định rõ cuộn tôn nào đã được bán cho khách hàng nào, với số lượng và thời điểm cụ thể. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hóa đơn và theo dõi công nợ, hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính và phân tích doanh thu.

Các cuộn tôn nhập về muốn biết được chất lượng phải dựa theo tỉ lệ. Các đơn vị bán buôn cần quản lý chất lượng mA, mB, mC. Chức năng Tồn kho theo mã cuộn của phần mềm sẽ giúp bạn quản lý chặt chẽ vấn đề đó.

Quản lý nhiều đơn vị tính cho các sản phẩm tôn sắt thép

Mặt hàng tôn có thể được nhập xuất theo tấm, mét, kg. Tương tự, sản phẩm sắt hộp có thể quản lý theo tỷ trọng, cây, mét dài. Phần mềm Niềm Tin hỗ trợ nhà quản lý thêm mới và linh hoạt quy đổi nhiều đơn vị tính của sản phẩm khi khách hàng yêu cầu.

Bên cạnh đó, phần mềm cung cấp các mẫu báo cáo kho từ tổng hợp đến chi tiết giúp nhân kho tiết kiệm thời gian và công sức cho việc làm báo cáo. Mặt khác việc này cũng giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo kho, giúp các nhà lãnh đạo có thể linh động xem báo cáo nắm tình hình kho hàng ở mọi lúc mọi nơi.

Hơn 20 năm qua, Phần mềm bán hàng tôn sắt thép Niềm Tin đã mang đến giải pháp quản lý kho hiệu quả cho hàng ngàn doanh nghiệp lớn nhỏ. Quản lý tồn kho tôn sắt thép giờ đây không còn là nỗi lo. Tất cả các tính năng phần mềm được đội ngũ Niềm Tin hướng dẫn chi tiết cho khách hàng. Hầu hết các khách hàng của chúng tôi đều thực hành trơn tru sau một thời gian rất ngắn. Quý khách hoàn toàn có thể đăng ký dùng thử phần mềm ngay tại đây: